'Grote stappen in informatievoorziening bij de overheid’

De Nederlandse overheid heeft ambitieuze doelstellingen op het gebied van digitalisering. De afgelopen jaren zijn belangrijke stappen gezet op weg naar een goede informatievoorziening, maar we zijn er nog niet. Executive-People sprak met Dirk-Jan de Bruijn over de kansen die deze ontwikkeling biedt.

Dirk-Jan de Bruijn werkt bij de Rijksoverheid vanuit I-Interim Rijk, waar hij wordt ingezet bij het realiseren van taaie verandertrajecten. Zijn meest recente opdracht is een project bij de combinatie van Agentschap.nl en Dienst Regelingen, waar hij betrokken is bij de samenvoeging van deze twee uitvoeringsorganisaties gericht op ‘maximaal digitaal’. Voorheen was hij onder meer actief bij IBM, Deloitte en Rijkswaterstaat.

In de landelijke politiek lijkt door alle aandacht voor de crisis wat minder aandacht voor ICT-toepassingen, maar op de achtergrond wordt hard gewerkt aan het digitaliseren van de overheid. De Bruijn: “In het recente regeerakkoord staat niet zo veel over ICT, dat is jammer. Dat zou je juist moeten omarmen wanneer je als land sterker uit de crisis wilt komen. Dat neemt niet weg dat er wel degelijk een paar belangrijke zaken instaan. Een ervan is de ambitie dat burgers en bedrijven in 2017 digitaal zaken moeten kunnen doen met de overheid. Dat is al over vier jaar, en daar is een enorme slag te maken.”

Klant centraal
Dit heeft grote gevolgen voor de manier van werken van de overheid. “Tachtig procent van alle ambtenaren zit in de uitvoering, en ik merk dat het karakter van de overheid fundamenteel verandert als gevolg van de digitalisering. Daarbij hoort onder meer de overgang van taakgericht naar zaakgericht, waar de technische component een onderdeel van is. We gaan van ‘dossiers centraal’ naar ‘de klant centraal’. Waarmee het primaire proces dus informatievoorziening is.”

“Een van de meest fundamentele veranderingen is dus dat we gaan denken vanuit de customer journey, dus van buiten naar binnen. Traditioneel heeft de overheid de neiging om aanbodgericht te denken. Denken vanuit de gebruiker betekent processen in een organisatie, èn daarbuiten, end to end organiseert. Soms gaan we te snel in de operaties zitten, terwijl het loont om eerst goed te kijken naar de kerntaken.”

“Te vaak wordt nog tegen de ICT afdeling gezegd ‘regelen jullie het maar’. De CIO, lid van het hoogste management, moet juist een regierol hebben waarbij hij de business en de informatievoorziening met elkaar verbindt. Je merkt soms nog steeds dat de business te weinig verstand heeft van IT, en dat graag zo wil houden. Er zijn bestuurders die zich onvoldoende realiseren wat de kansen zijn die je hebt met de juiste inzet van technologie.”

Enorm tempo
Die beweging is onomkeerbaar, en gaat alleen maar sneller. “De digitalisering in de maatschappij gaat in een enorm tempo, daar moet de overheid in mee gaan willen we een regierol vervullen. Het is een rijdende trein, wereldwijd. Daarom moet de overheid slagen maken om dit vraagstuk, het verbeteren van de informatievoorziening, op te pakken. Daar is overigens al veel gebeurd, we zijn al aanzienlijk verder dan enkele jaren geleden. Maar we komen van verre. Daar heeft de Rijks-CIO een belangrijke bijdrage aan geleverd. De vraag is nu of het tempo dat we maken groot genoeg is ten opzichte van de ontwikkelingen in de samenleving.”

De noodzaak is er. We hebben te maken met schaarste, de budgetten staan fors onder druk, en er zijn stevige krimpdoelstellingen. Tegelijkertijd gaat de arbeidsmarkt de komende jaren vergrijzen. Het is dus belangrijk om werkzaamheden te digitaliseren. We komen uit een tijd waarin iedereen kon zeggen dat hij anders was, maar dat is ondertussen omgedraaid. Nu is het ´standaard-tenzij´.”

Volgens De Bruijn is een belangrijke slag te maken door op de juiste wijze met business cases te werken. “We hebben daarin een relatief slechte historie, omdat business case en finance case vaak door elkaar worden gehaald. Een finance case is echter bedoeld voor eenmalige financiering, terwijl je bij een business case breder kijkt naar de uitvoering van een project, en stuurt op de te verzilveren voordelen.”

Inspirerend
“We blijven in praktijk echter vaak hangen in benefits als minder fte’s en lagere beheerslasten. Dat is niet erg inspirerend. Je gaat niet digitaliseren omdat je goedkoper wilt zijn, maar omdat je kwalitatieve doelstellingen wilt realiseren. Als overheid zouden we een slag kunnen maken door dat soort kwalitatieve doelstellingen te kwantificeren, zodat je beter kunt sturen.”

Daarin is de CIO essentieel. “Veel CIO’s zitten nog sterk in de CTO-rol, in plaats van die van de CIO. Ik heb ook situaties meegemaakt waarin het hoofd ICT de rol van de CIO vervulde. Maar in mijn optiek is het belangrijk dat de CIO lid is van het hoogste management-gremium. De afkorting CIO bevat niet voor niets de C van Chief, naast de I van informatie. Het karakter van de onderwerpen op de managementtafel verandert, daar zul je de regie over moeten voeren omdat het alle facetten van de organisatie raakt.”

“Daar hoort een brede blik bij. Bij de IND bijvoorbeeld hebben ze in dat kader eerst het primaire proces onder de loep genomen, door te kijken hoeveel regels er eigenlijk waren. Dat aantal is fors teruggebracht, van meer dan 10.000 tot zo’n 1.500. Hiermee is het primaire proces enorm vereenvoudigd, waardoor vervolgens digitalisering veel makkelijker wordt. De grootste winst zit in het harmoniseren van processen. Dat moet integraal gebeuren, en daar hoort soms ook wetgeving bij. Alles hangt met elkaar samen, het is nooit alleen een ICT-project. Het gaat om de organisatie van de informatievoorziening. In de jaren tachtig werd al gezegd: ‘eerst organiseren, dan automatiseren’. En die waarheid geldt vandaag de dag nog steeds. Oude wijn in nieuwe zakken dus.”