Woningcorporatie voltooit ‘behoorlijk ambitieuze’ migratie

Havensteder, ontstaan uit een fusie tussen twee woningcorporaties, heeft in 79 dagen de volledige ICT-systemen van de moederbedrijven samengevoegd. De samenvoeging is begeleid door Cegeka, en in een intensieve samenwerking tussen klant en leverancier is de ambitieuze deadline precies gehaald. Basis van het succes was onder meer het betrekken van de business bij deze ICT-operatie.

Havensteder is ontstaan uit een fusie van de woningcorporaties Com•wonen en PWS Rotterdam. Com•wonen was op zijn beurt al eerder ontstaan als fusie-organisatie, waardoor de IT al voor de fusie grondig onder handen was genomen. Daarvoor werd een casus neergelegd bij negen leveranciers. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een shortlist van twee partijen, waaronder Cegeka. Met uitgebreide business cases in combinatie met referentiebezoeken is uiteindelijk gekozen voor het pakket Omega van Cegeka. Dat is in 2008 geïmplementeerd, en in 2009 in gebruik genomen.

Ondertussen speelde in de roerige woningmarkt echter al weer de volgende fusie, met PWS. Rinus Kroon, directeur Financiën en Middelen van Havensteder, die het volledige traject meegemaakt heeft: "We zijn daarom in een vroeg stadium over het samenvoegen van de ICT-systemen gaan praten. PWS werkte nog met een ouder pakket, dat net verdwenen was bij Com•wonen, dus de keuze om met Omega verder te gaan was snel gemaakt. Bij de fusie tot Havensteder hebben we onze huurders beloofd dat zij geen hinder zouden ondervinden van de fusie. Om dat waar te maken moesten we zo snel mogelijk tot één automatiseringssysteem komen. Dat betekende een zeer strakke deadline en een behoorlijk ambitieuze migratie!”

Best practices

De woningcorporaties besloten om niet een-op-een het systeem van Com•Wonen te kopiëren. Bij PWS bestonden namelijk al veel “best practices” die toegevoegde waarde zouden hebben voor het gezamenlijke systeem en de werkprocessen. Die beslissing heeft echter in de eerste fase wel voor een aantal complicaties gezorgd. Kroon: "Wanneer je de deur openzet voor best practices en aanpassingen aan het systeem krijg je een enorme hoeveelheid zaken die mensen mee willen nemen. Als we daar allemaal op in zouden gaan werd het moeilijk om de deadline van 1 januari te halen. We hebben de keuze gemaakt eerst alleen de belangrijkste zaken mee te nemen en de rest later door te voeren."

"We zijn daarvoor met de proceseigenaren in gesprek gegaan. Zo zijn we samen met de gebruikers tot ideeën gekomen waarmee het systeem beter zou kunnen worden, en hebben we de keuzes gemaakt waarmee we de deadline konden halen. We hebben die keuzes vervolgens goed uitgelegd aan de medewerkers. In de laatste fase zijn zij weer betrokken bij de inrichting en bij het testen."

De conversie van de ICT-infrastructuur gebeurde in de tweede helft van 2011, na een kick off die precies 79 dagen voor de deadline op 1 januari plaatsvond. Deze deadline is gehaald.

“In die 79 dagen hebben we als gebruiker en leverancier goed samengewerkt om dat doel te bereiken,” zegt Kroon. “In een gebouw van ons in Rotterdam hadden we gelukkig een leeg kantoor beschikbaar, waar we alle zeventig leden van het projectteam konden onderbrengen. We hoefden daar alleen maar bureaus neer te zetten en een draadloos netwerk op te zetten. Zo konden we snel aan de slag.”

Dat team heeft hard gewerkt, en het voor elkaar gekregen om de twee oude systemen samen te voegen tot één systeem. Dat proces liep parallel aan het veranderen van de organisatie, het aanpassen van de processen en het inspelen op de veranderende informatiebehoefte.

Hero de Klaver, directeur Wonen van Cegeka: “Normaal gesproken zou je eerst de nieuwe organisatie tot stand brengen, om vervolgens de IT daarop toe te snijden. Gezien de zeer strakke deadline was dat nu niet mogelijk. We hebben daarom eerst een grondige inventarisatie uitgevoerd. Vervolgens was de insteek om met zo weinig mogelijk risico naar één IT-systeem te migreren.”

Meerwaarde

Volgens Kroon speelde het ook een rol dat een deel van de medewerkers het systeem al kende. “Waar mensen uit twee organisaties samenkwamen op één afdeling konden de bestaande gebruikers de nieuwe gebruikers helpen met het systeem. Dat was belangrijk voor de continuïteit. We hebben dus gekozen voor een pragmatische aanpak van de cultuurintegratie. Achteraf gezien hadden we eerder tot het concrete plan willen komen, zodat we meer dan die 79 dagen zouden hebben.”

De Klaver: “Het was voor ons ook een leermoment. De IT en de business zijn door fusie direct bij elkaar gekomen en dat heeft prima bijgedragen tot de benodigde snelheid en succesvolle implementatie. Al was het nemen van beslissingen niet altijd eenvoudig, vanwege de fusie was het bijvoorbeeld niet altijd even duidelijk wie welke rol kreeg binnen de nieuwe organisatie. Dankzij de goede projectorganisatie is er continu afstemming geweest en op alle niveaus. Die 79 dagen hebben gezorgd voor het ‘comprimeren’ van het project. Dat heeft ertoe geleid dat we op een intensieve manier zijn gaan samenwerken, wat duidelijk voor meerwaarde heeft gezorgd.”

Cruciale processen.

Het ICT-systeem van de corporatie ondersteunt alle cruciale processen, zoals het incasseren van huur, onderhoud van woningen, nieuwbouw, het volledige verhuurproces, het Klant Contact Center, facturering en archivering. Havensteder werkt met gekoppelde mobiele toepassingen, PDA’s en tablets, waarmee bijvoorbeeld de urenregistratie en andere invoer van mobiele medewerkers digitaal en op afstand kan worden ingevoerd en waarmee dossiers beschikbaar zijn.

Inmiddels staat de volgende fase op stapel: de migratie naar Dynamics Wonen, de opvolger van Omega. Kroon: “Woningcorporaties staat nu voor belangrijke veranderingen, zoals nieuwe wet- en regelgeving en een splitsing in sociale activiteiten en commerciële activiteiten. Het streven is om nog dit jaar alles op het juiste niveau te krijgen om over te gaan naar Dynamics Wonen, waarmee we deze veranderingen kunnen ondersteunen. Hoewel het hele project nog niet is afgerond, zijn er een paar voordelen van het systeem duidelijk naar voren gekomen: we zijn beter in staat om klanten te helpen, we zijn voor huurders toegankelijker en werken efficiënter.”