‘Bespaar op persoonsgebonden kosten’

Een grondige opruimactie bij de persoonsgebonden kosten kan al snel meer dan tien procent besparingen opleveren in die categorie. Door de manier waarop bedrijven met hun personeel omgaan verdwijnt in de loop der tijd vaak het overzicht over zaken als telefoons, computers en licenties. Cost Control Online wil dat overzicht terugbrengen, en claimt daarmee forse besparingen te realiseren.

Ondernemer Jeroen van der Toorn, winnaar van de Spingwrq-awards 2012, is directeur van Cost Control Online. Vanuit een consultancy-opdracht bij KPN heeft hij een bedrijf opgezet waarmee organisaties verborgen kosten in kaart kunnen brengen. Cost Control Online heeft een methodiek ontwikkeld, ondersteund door zelf ontwikkelde software, om persoonsgebonden kosten te reduceren en te beheren.

Daarbij gaat het om kosten op het gebied van zaken als hardware, software en telefonie. De besparing ontstaat door de manier waarop de meeste bedrijven hun personeel van de benodigde hulpmiddelen voorzien. Van der Toorn: “Bij veel bedrijven staat de voordeur wijd open. Wanneer mensen in dienst komen krijgen ze van alles, van telefoon en mobiele telefoon tot computers en software. Maar als mensen uit dienst gaan, de afdeling reorganiseert of iemand een andere functie krijgt wordt naar dat aspect niet meer zo goed gekeken.”

Het eerste onderdeel van de methodiek is volgens Van der Toorn letterlijk een opruimactie. De tweede stap is het beheer. “Die opruimactie zorgt voor het opschonen, je zou het ook rationaliseren kunnen noemen. Wij kijken heel kritisch maar alle hardware, software en telefonie in een organisatie die aan medewerkers ter beschikking is gesteld. Is dat daadwerkelijk wat die personen moeten hebben volgens hun functie, en zijn de kosten daarbij in lijn met anderen die het ook hebben?”

Besparen
Dat gaat verder dan alleen besparen op inkoop. “Veel mensen die zich bezighouden met inkoop kijken naar zaken als kortingen en betere voorwaarden. Wij nemen heel praktische zaken onder de loep. Want als er honderd telefonie-aansluitingen zijn in een organisatie, zijn die dan ook allemaal nodig? Of zijn er maar negentig nodig? Veel organisaties blijken teveel aansluitingen te hebben, bijvoorbeeld doordat mensen uit dienst zijn, ziek thuis zitten, hun telefoon kwijt zijn of elders gedetacheerd zijn.”

“Het komt bijvoorbeeld voor dat mensen twee notebooks op hun naam hebben staan. Dit betekent dat je bij uitbesteden van het beheer twee keer een user moet betalen. In een organisatie met vijfduizend medewerkers en zesduizend users betaal je er duizend teveel. Misschien heb je in praktijk zelfs maar 4.500 users. Een ander praktisch voorbeeld: als iemand projectleider wordt krijgt bij Microsoft Projects. Maar als het project afloopt blijft de licentie vaak wel doorlopen. Dat is helemaal niet nodig.”

“Wij brengen dat in beeld, en stellen de vraag of het nodig is. We halen de informatie uit bestaande systemen. Die blijven volledig intact en blijven gewoon doorwerken. Het overzicht van het personeelsbestand en het organigram zetten we naast de kosten en de randvoorwaarden. Zo gaan we systematisch het bedrijf door. De rapportage is heel overzichtelijk, met kleuren die aangeven hoeveel aandacht bepaalde zaken nodig hebben. Zo is snel te zien waar de besparingen zitten.”

Veel organisaties denken dat ze dit in de hand hebben, maar dat blijkt in praktijk vaak niet het geval. “Ze maken bijvoorbeeld één keer per jaar een overzicht. Maar dat betekent dat ze de rest van het jaar geen controle hebben. Aan het begin is alles goed geregeld, maar bij veranderingen is het minder goed geregeld. Als iemand weggaat wordt er nog wel enigszins op gelet, al wordt dat vaak niet heel goed gedaan. Maar bij interne veranderingen wordt er veel over het hoofd gezien. We komen ook regelmatig in actie bij overnames en fusies, of bij uitbestedingscontracten. Mensen worden steeds mobieler, en dan verdwijnt het overzicht over bijvoorbeeld de plaats van schermen.”

Hindernis
Wat hierin ook een belangrijke rol speelt is de trend naar Bring Your Own Device. “Als een organisatie daar een keuze in maakt, moet je dat beheren. En wil je de kosten echt beheren dan moet je niet alleen kijken naar een goede prijs of voorwaarden, maar ook naar wat je precies nodig hebt. Daar zijn niet alle organisaties even sterk in. Naast de opruiming hebben we daarom ook een beheerstool. Het is in ieder geval zaak dat je bewust een beslissing neemt.”

In praktijk blijkt dat dit alles tussen de zeven en veertien procent aan besparingen kan opleveren. “Dat is gewoon in aantallen zichtbaar te maken. De grootste besparingspost is veruit telefonie, met name mobiele telefonie. Daarin zie je ook de meeste dynamiek. Maar ook het in kaart brengen van software levert ongeveer tien procent besparing op. Hardware kan vaak zeven tot acht procent naar beneden.”

“De grootste hindernis voor ons is de commitment van de organisatie. Wij moeten als externe partij informatie krijgen, dus het is nodig dat de CIO of CFO achter het traject staat. Dan krijgen we die informatie wel. Maar lager in de organisatie zeggen de verantwoordelijken meestal wel dat ze het in de hand hebben, ze zullen zelf zelden toegeven dat ze het niet precies weten. Persoonsgebonden kosten blijven een ondergeschoven kindje.”