Dennis Montanje: ‘Software Asset Management loont’

Onafhankelijk ICT-advies is goud waard. Maar vaak hebben adviseurs belangen bij de adviezen die zij geven. Dat speelt onder andere op het gebied van softwarebeheer. De meeste partijen die adviseren over licenties en het beheer van software-eigendommen verdienen zelf direct of indirect aan het verkopen van licenties en het afsluiten van contracten. Softline Solutions, een relatief nieuw bedrijf op de Nederlandse markt, positioneert zich als onafhankelijk adviseur.

De wortels van Softline Solutions liggen in Duitsland, waar Softline vanaf 1983 aanvankelijk zelf reseller was. Maar naarmate de softwaremarkt veranderde, onder meer omdat steeds meer vendoren rechtstreeks aan de eindgebruiker verkopen, heeft het bedrijf de strategische keuze gemaakt zelf geen software meer te verkopen, maar zich volledig te richten op IT-dienstverlening.

Dennis Montanje, Managing Director Softline Solutions Nederland: “We hebben gekozen voor een duidelijke specialisatie, en in Nederland is dat Software Asset Management en Monitoring. We geven ongekleurd advies rekeninghoudend met best-practises op het gebied van people, process en technology. Deze drie componenten moeten te allen tijde in balans zijn voor een effectief en efficiënt proces.”

Er is volgens Montanje nog veel winst te behalen bij een beter beheer van software: “Iedere organisatie die met computers werkt heeft te maken met software. En wanneer je met software werkt heb je te maken met gebruiksrechten en de auteurswet. Je moet als een goed huisvader zorgen voor de software, die je eigenlijk gewoon in bruikleen hebt. Licenties die een organisatie bijvoorbeeld wel in huis heeft, maar niet gebruikt, zijn zonde van het geld en zouden een mooie kostenbesparing opleveren. Wij richten ons vooral op grotere organisaties, vanaf ongeveer vijfhonderd werkplekken. Dan is het absoluut lonend om de hulp van een specialist in te schakelen.”

De vragen waar Softline Solutions mee te maken krijgt zijn divers, en vaak afhankelijk van de volwassenheid van de IT-organisatie. In veel gevallen zijn het basale problemen zoals het in kaart brengen van bepaalde software vanwege contractuele verplichtingen. Handmatig inventariseren kost veel tijd. Aan de andere kant zijn er organisaties die al wel zijn gestart met het implementeren van tooling om de software geautomatiseerd in kaart te brengen, maar zij lopen vaak vast in de borging van de processen in de organisatie.

Business case
Montanje: “Over het algemeen is er te weinig aandacht voor Software Asset Management. Daar komt weliswaar langzaam, verandering in, maar het blijft lastig om het onderwerp op de kaart te krijgen. Toch is het niet iets dat je kunt verwaarlozen. Beursgenoteerde bedrijven zijn bijvoorbeeld verplicht om hun software assets op de balans te zetten. Maar in de meeste gevallen gebeurt dat op onderbuikgevoel, en niet op basis van een gedegen analyse die door juist ingerichte Software Asset Management processen slechts een druk op de knop verwijderd is.

Het is echter zaak dat grote organisaties hun Software Asset Management processen op orde hebben. De kans bestaat dat wanneer zij geconfronteerd worden met audits van Software leveranciers, voor vervelende verrassingen komen te staan. ”Dergelijke tegenvallers houden bedrijven graag binnenshuis, want vaak gaat het om grote bedragen en zouden er vervelende neveneffecten kunnen ontstaan als imagoschade. Een organisatie die aangeeft dat zij ongeveer tweeduizend werkplekken hebben, kan het daarbij hebben over 1.800 werkplekken, maar ook over 2.200. Dit lijkt een triviaal verschil, maar is in de praktijk een foutmarge van tien procent naar boven of tien procent naar beneden. Het financiële risico wat zo´n organisatie loopt kan  enkele honderdduizenden of soms wel miljoenen euro´s bedragen.
 
“Door je Software Asset Management processen goed in te richten kun je IT-kosten vooraf goed bepalen, en dat is waar organisaties naar op zoek zijn. Je wilt niet dat er grote onverwachte uitgaven te voorschijn komen. Een audit van een vendor wordt niet van tevoren aangekondigd. Het beste wat je dan kunt doen is zorgen dat je met één druk op de knop de juiste gegevens te voorschijn haalt. Want ook de vendors staan onder druk om inkomsten te genereren, dus zijn ze geneigd strenger te kijken of de contracten worden nageleefd.”

Virtualisatie
Sinds enkele jaren bestaat er zelfs een ISO-standaard voor Software Asset Management, die een goede leidraad vormt om SAM processen in te richten bij organisaties. “Samen met de klant bepaal je vooraf aan welk volwassenheidsniveau de klant zou willen voldoen, waarna we de klant helpen bij het inrichten en borgen van deze processen. Met de virtualisatie van hardware is het nog complexer geworden, de server is nu ook software geworden die met één druk op de knop actief wordt.”

Gesprekken over dit onderwerp vinden op dit moment vooral plaats op het niveau van contractbeheer en IT-management. “Dat zou eigenlijk een stap hoger moeten zijn, dus op het niveau van CIO en CFO. Software Asset Management is namelijk niet alleen een IT-onderwerp. Het is een organisatiebreed onderwerp, de business hoort er ook bij betrokken te worden. Zonder mandaat op managementniveau komt Software Asset Management in de praktijk niet van de grond, en blijft het bij de installatie van een  tooltje. Maar waar je echter naartoe wilt is dat het proces volledig geborgd is om zo de risico’s af te dekken. Het is nu overal belangrijk, maar nergens echt urgent.”