Ymere leidt professionalisering van ICT bij corporaties, interview met Arjan van Dijk, manager informatisering bij Ymere

De Nederlandse woningcorporaties zijn bezig met een ingrijpende modernisering van hun ICT. Een radicaal veranderende markt vraagt om meer samenwerking en interactie met verschillende partners. Daarvoor is standaardisatie nodig, en moeten oude leveranciersgebonden oplossingen plaatsmaken voor een open omgeving. Ymere heeft het voortouw genomen bij het opstellen van een referentie-architectuur.

Ymere is met 83.000 ‘verhuurbare eenheden’ de grootste woningcorporatie van Nederland. De organisatie is actief in Amsterdam en omgeving, tot aan Almere en Leiden toe. Ymere is een fusie-organisatie die in de loop der jaren is gevormd uit diverse traditionele woningbouwverenigingen. Ondertussen is het een bedrijf met 1.100 medewerkers waar ICT als ondersteuning een bedrijfskritisch element is geworden.

Deze trend is ook te zien bij de andere woningcorporaties in Nederland, waarvan er ruim vierhonderd actief zijn. Tot voor kort hebben vijf pakketleveranciers deze markt als monopolisten kunnen bedienen, maar de proprietary architectuur die zij hebben neergezet in deze markt neergezet voldoet niet meer de eisen die aan de technische ondersteuning worden gesteld. Daarom hebben de corporaties andere sectoren als voorbeeld genomen.

“Zaken als architectuurdenken, denken in drie lagen, en gescheiden datasystemen zijn in de jaren negentig al ingevoerd bij grootgebruikers als financiële instellingen. Bij de traditionele, meer ambtelijke organisaties als woningcorporaties is de ICT achtergebleven. Die professionaliseringsslag is nu aan de gang”, aldus Arjan van Dijk, manager informatisering bij Ymere.

Verschillen slechten

“Door de schaalgrootte die is ontstaat door fusies moet alles goed geregeld worden, met name de bedrijfskritische administratie van vastgoed en verhuur. Ook de omgeving verandert. Een aantal jaren geleden hadden we alleen te maken met de lokale overheid. Nu is er echter ook vanuit de Rijksoverheid veel aandacht voor de woningcorporaties. Dat vraagt om centrale sturing. En vanaf 1 januari dit jaar houdt ook Brussel zich met verhuur bezig. Voor al die partijen is eenduidige verslaglegging nodig door de vierhonderd corporaties.”

De corporaties zijn hard bezig de bestaande verschillen te slechten. Het initiatief daarvoor is afkomstig van Ymere, en het doel is uiteindelijk te komen tot een Woningcorporatie Referentie Architectuur, de CORA. Uniformering en standaardisatie van werkprocessen en gegevensdefinities staan daarin centraal. Ymere is na het interne proces met elf corporaties gaan samenwerken, wat tot een eerste rapportage heeft geleid. Na de zomer zal naar verwachting we de tweede versie worden gepubliceerd. Deze samenwerking, waardoor corporaties op een eenduidige manier hun werk kunnen doen, wordt zowel door de markt als de overheid gesteund.

Van Dijk: “We zijn begonnen met de zeven vestigingen van Ymere. Die werkten aanvankelijk allemaal op hun eigen manier, en rapporteerden dus ook allemaal op hun eigen wijze. Daar wilden we verandering in brengen door te standaardiseren. Daar was een volwassen ICT-platform voor nodig, wat uiteindelijk SAP is geworden. Toen die gestandaardiseerde bedrijfsprocessen er eenmaal waren, bleek het ook interessant te zijn voor andere corporaties. Zij herkenden het probleem, en van daaruit zijn we gaan werken aan een referentiestandaard voor corporaties en toezichthouders.”

Uniformering en standaardisatie

In dat referentiemodel wordt overigens geen voorkeur uitgesproken voor een bepaalde leverancier. Beschreven worden de processen en informatiedomeinen, er zijn eenduidige definities opgesteld en er is aandacht besteed aan informatiebeveiliging. Pas in het stadium van de daadwerkelijke invulling komt de techniek aan bod. Hoewel Ymere werkt met SAP, kan de invulling ook gedaan worden met een pakket van een andere leveranciers. De enige voorwaarde is dat de pakketten aansluiten bij de architectuur.

Ymere heeft met die standaardisatie dus al veel ervaring opgedaan. Van Dijk: “De belangrijkste stap is dat je af moet van de gedachte dat je als organisatie heel bijzonder bent. Afzonderlijke afdelingen hebben meestal grote overeenkomsten. Je moet daarbij goed kijken naar de zaken die belangrijk zijn, en hoe de relaties liggen. Bij ons gaat het bijvoorbeeld om de relatie tussen verhuurbare objecten en huurders. Van beide grootheden hebben we heel veel gegevens nodig, en die gaan we combineren. Het is dus belangrijk om met dezelfde definities te werken, en eenduidige rapportages. Daar zijn uniformering en standaardisatie voor nodig.”

Het keuzeproces bij Ymere is breed opgezet. “We zijn begonnen met een RFI op basis van de informatie-architectur. Daarmee hebben we tien pakketleveranciers aangeschreven. Acht daarvan hebben gereageerd, en uiteindelijk bleven er twee over die aan al onze eisen voldeden. Ik heb vervolgens niet zelf de uiteindelijke keuze gemaakt, dat hebben vijftig key users uit de organisatie gedaan. We hebben de twee leveranciers gevraagd om aan die key users een presentatie gegeven. Met zeventig procent van de stemmen is daar vervolgens SAP uitgekomen.”

Hij is tevreden over het resultaat. “We zijn van een verassingenadministratie overgegaan naar en verplichtingenadministratie. Vroeger waren binnenkomende facturen vaak een verrassing, nu is alles goed geregistreerd. Het heeft wel wat voeten in de aarde gehad, omdat vooral de klantvriendelijkheid van het systeem wat te wensen over liet. Maar nu we een half jaar onderweg zijn is iedereen blij met de snelheid en efficiëntie. De managementrapportages zijn bijvoorbeeld veel sneller klaar. Dat is een kwestie van één druk op de knop. Het is een enorme verandering geweest, waarmee we een grote professionaliseringsslag hebben gemaakt. Het voorwerk is daarbij essentieel geweest, die architectuur is de basis van het succes.”