Gemeente Haarlem verbetert sturing met QlikView
08-04-2014
Deel dit artikel:

Gemeente Haarlem verbetert sturing met QlikView

 

De Gemeente Haarlem telt ruim 150.000 inwoners, heeft meer dan 1.200 medewerkers in dienst en is de hoofdstad van de provincie Noord-Holland. In Nederland neemt de Gemeente Haarlem een top 10 positie in als aanbieder van kostenefficiënte publieke diensten gefaciliteerd door ICT. In het huidige klimaat, waarin van de publieke sector constante bezuinigingen worden verwacht, staat de Gemeente Haarlem onder hoge druk om kosten te verlagen en haar prestaties te verbeteren. Daarnaast oefenen burgers en overheid grote druk uit op de gemeente om nieuwe, efficiënte manieren van serviceverlening te introduceren.

Shared services-aanpak leidt tot testen van Qlikview

Als antwoord op deze uitdagingen heeft de gemeente gekozen voor een managementstrategie met veel aandacht voor prestatiemanagement. Sinds 2008 werkt de gemeente bovendien aan de ontwikkeling van een shared services strategie voor stafdiensten. Tot die tijd maakte bijna elk primair proces gebruikt van separate databronnen. De management informatie over de bronnen was bovendien veelal gescheiden.

Eén kosteneffectieve en gebruikersvriendelijke BI-oplossing bleek van vitaal belang te zijn om op lange termijn de gewenste veranderingen succesvol door te voeren. Jeroen Hoexum, informatiemanager bij Gemeente Haarlem vertelt: “Binnen de gemeente gebruikten we Cognos, Crystal Reports, Excel spreadsheets en Microsoft Access databases. Een compleet overzicht van de beschikbare (en belangrijke) rapportages ontbrak, terwijl we ook niet beschikten over een eenduidige rapportagestructuur. Het bleek een enorme uitdaging om de gekozen Shared Services benadering te realiseren. We onderkenden de behoefte aan één managementoplossing voor BI en prestatiemonitoring. De afdeling personeelszaken bleek een goed startpunt om QlikView te testen als oplossing voor het monitoren van personeels- en salarisgegevens.”

Seeing is believing demonstratie overtuigt belanghebbenden

In navolging van het succes van QlikView met de eerste rapporten voor personeelszaken en later ook met financiële rapportages wilde het management in 2009 het gebruik van QlikView uitbreiden naar de publieke kerndiensten van de gemeente. Dit met als doel het verbeteren van de sturing en het realiseren van efficiencybesparingen en het ontlasten van de functioneel beheerders van de bronsystemen.

Daarvoor was draagvlak nodig van verschillende belanghebbenden verantwoordelijk voor bijvoorbeeld sociale zekerheid, parkeerbeheer, paspoortuitgifte, meldingen openbare ruimte en diverse helpdesks. Zo wordt de QlikView applicatie Meldingen Openbare Ruimte bijvoorbeeld gebruikt voor het analyseren van de responstijd, waarbij afwijkingen van de normtijden onmiddellijk worden gesignaleerd.

Om dit draagvlak te creëren heeft de gemeente QlikTech Elite Partner The Implementation Group uitgenodigd voor een Seeing is Believing demonstratie voor het rapporteren en analyseren van de primaire processen, gebaseerd op de verschillende databronnen van de gemeente. Ernest-Jan Horn, directeur van The Implementation Group vertelt: “Managers binnen de publieke sector staan vaak sceptisch tegenover nieuwe software. Zij zijn hierin zeer stellig: eerst zien, dan geloven. Wij geven ze hierin groot gelijk. De Seeing is Believing demonstratie heeft bewezen dat QlikView écht werkt en zorgde ervoor dat managers die niet geloofden in de toegevoegde waarde van QlikView, omdat de gemeente al met Cognos werkte, gelijk overtuigd waren.”

Qlikview applicatie parkeerbeheer integreert met google mapping-technologie

In 2010 heeft de gemeente, met hulp van The Implementation Group op het gebied van systeemintegratie en coaching on the job van ontwikkelaars, een upgrade gerealiseerd naar QlikView. Met de technische ondersteuning, advies en consultancy van The Implementation Group, gespecialiseerd in de publieke sector, verliepen de ontwikkelingen met QlikView gedurende de eerste 12 maanden razendsnel. De gemeente beschikt nu over bijna 30 QlikView applicaties, waarvan de meeste door The Implementation Group zijn ontwikkeld of samen met eigen ontwikkelaars.

Vandaag de dag ontwikkelt de gemeente de meeste nieuwe applicaties binnenshuis. Iedere applicatie is ontwikkeld volgens het QlikView Dashboard, Analyse en Rapportage (DAR) principe, met een volwaardig framework voor beveiliging. Deze beveiliging is eenvoudig te realiseren binnen QlikView en van groot belang voor de gemeente omdat lokale overheden aan hoge veiligheidsstandaarden moeten voldoen.

Daarnaast is Google Mapping-technologie binnen een aantal applicaties geïntegreerd, bijvoorbeeld om het parkeerbeheer mogelijk te maken de belangrijke handhaaflocaties te analyseren. Horn voegt toe: “Tenslotte zijn de QlikView applicaties onlangs geschikt gemaakt voor gebruikers die regelmatig onderweg zijn. Zij kunnen hun eigen QlikView dashboards eenvoudig bekijken – en gebruiken – via hun iPad, hun smart telefoon of vanuit huis.”

Qlikview belangrijke factor in veranderproces richting prestatiemanagement

Het besluit om QlikView te implementeren binnen de gemeente Haarlem werd voornamelijk gedreven door de business in plaats van de IT-afdeling. Het gebruik van QlikView heeft de al sterke reputatie van de gemeente op het gebied van innovatieve dienstverlening versterkt. “Binnen veel gemeenten ontbreekt het aan heldere doelstellingen, terwijl er aan de andere kant weinig consensus is over de wijze waarop prestaties gemeten worden,”zegt Hoexum.

“We zijn nu heel goed in staat om de prestaties van onze kernprocessen en de meest essentiële ondersteunende processen te monitoren. Er is nog een verbetering te realiseren in het handelen op basis van gevoel naar het handelen op basis van echte, SMART gedefinieerde Key Performance Indicators. Echter, door de sterke verbetering van de databetrouwbaarheid en de toename van het gebruik van QlikView, ook binnen formele rapportagestructuren, begrijpen meer en meer managers de enorme toegevoegde waarde, namelijk dat zij met QlikView, in één enkele omgeving, toegang hebben tot een schat aan informatie.

Binnen de Gemeente Haarlem is QlikView, voor kosteneffectieve en efficiënte BI-monitoring, cruciaal onderdeel van het veranderproces richting een echte prestatiemanagement-cultuur. We besteden minder tijd aan discussies over de juistheid van rapporten over onze prestaties en meer aan het bedenken en uitvoeren van corrigerende acties.”

Besparing op softwarelicenties en focus op procesverbetering in plaats van datamanipulatie

In vergelijking met voorheen (voornamelijk handmatige proces voor prestatiemanagementrapportages) bespaart de gemeente door het gebruik QlikView tijd en geld. “In het verleden kende ieder bronsysteem een eigen rapportageoplossing,” vertelt Hoexum. Met QlikView besparen we licentiekosten, aangezien we in het verleden slechts een beperkt gedeelte van de verschillende rapportagetools gebruikten. De QlikView licenties worden nu ten volle gebruikt.

Zo gebruikt een manager nu dezelfde licentie voor het analyseren van zowel het primaire proces als de ondersteunende processen. Bovendien hebben we veel geld bespaard door procesverbeteringen ten gevolge van sterk verbeterd inzicht, waarbij ik verwacht dat we in de toekomst nog veel meer voordeel kunnen halen. Een andere gemeente, qua grootte vergelijkbaar met Haarlem, gaf aan alleen al rondom de financiële rapportages ongeveer 5 fte te hebben bespaard met de uitrol van QlikView.”

Kijkend naar de toekomst beseft de gemeente zich dat er nog veel te verbeteren is op het gebied van datakwaliteit, willen ze de voordelen van QlikView ten volle benutten. Maar de ontwikkelingen met QlikView gaan gewoon door. De gemeente blijft bezig om zelfstandig nieuwe applicaties te ontwikkelen en zijn nu in mindere mate afhankelijk van haar QlikTech partner, waarmee zij een waardevolle zakelijke relatie hebben opgebouwd.

Daarnaast richt Hoexum ook op het verbeteren van de koppeling tussen bestaande QlikView applicaties met additionele databronnen. Hij concludeert: “Wij beschikken over een goede, kostenefficiënte QlikView licentiestructuur die bijdraagt aan het continue verbeteren van onze operatie en het realiseren van bezuinigingen. Wij moedigen interactie met QlikView aan en willen onze Key Performance Indicators nog smarter maken, om zo de gewenste cultuurverandering binnen de gemeente te realiseren.”

Terug naar nieuws overzicht