Gemeente Beesel besteedt back-office op effectieve wijze uit

Klantvraag  
De gemeente Beesel wil een robuuste regiegemeente zijn, die een intensief contact heeft met de burgers over zaken als Werk, Inkomen en Zorg. Ze wil zelf snel en flexibel wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen uitvoeren en hierin onafhankelijk kunnen handelen.

De gemeente Beesel wil niet zelf de administratie uitvoeren, omdat de schaalgrootte te klein is en men daarmee te kwetsbaar wordt.

Oplossing
PinkRoccade Local Government biedt met haar Administratie Services een innovatieve maatwerkoplossing aan. Naast de integrale geautomatiseerde ondersteuning van het volledige werkproces wordt de gehele administratie van de afdeling Inwoners op afstand uitgevoerd door PinkRoccade Local Government.

De software waarmee de gemeente haar front-office realiseert, is gebaseerd op het standaard softwarepakket CiVision Samenlevingszaken, de integrale oplossing voor Jeugd & Onderwijs, Werk & Inkomen en Zorg & Welzijn. Deze transparante oplossing is geheel naar wens van de klant ingericht en biedt een helder inzicht in de kosten per medewerker.

Resultaat
De gehele implementatie is in enkele maanden voltooid en de overschakeling op het nieuwe systeem verliep probleemloos. De klanten van de gemeente hebben helemaal niets van een verandering gemerkt. De medewerkers waren in korte tijd gewend aan het werken met de nieuwe software en hebben geen omkijken meer naar de bijbehorende administratie. Zij kunnen zich daardoor optimaal richten op de dienstverlening aan de burger en het persoonlijke contact met hun klanten. De gemeente Beesel is dan ook buitengewoon tevreden over de oplossing als geheel, maar ook over de snelle implementatie en de probleemloze uitvoering van het project.

Administratie uitbesteden
Kleine en middelgrote gemeenten zoeken steeds vaker samenwerkingspartners voor hun administratie, omdat ze daarmee schaalvoordelen kunnen behalen en kosten kunnen besparen. De gemeente Beesel (14.000 inwoners) liet in het verleden de administratie van Werk en Inkomen door een grotere buurgemeente uitvoeren. Paul Bremmers, hoofd van de afdeling Inwoners van de Limburgse gemeente Beesel, meende echter al vrij snel dat die werkwijze leidt tot kwetsbaarheid en met name een een gebrek aan flexibiliteit en efficiency. De gemeente wilde weer zelf grip op de situ­atie hebben en ging op zoek naar een oplos­sing. Men kwam uit bij PinkRoc­cade Local Govern­ment. Kenmer­kend was, dat deze soft­wa­re­le­ve­ran­cier eerst de vraag aan de orde stelde wat nu het werke­lijke probleem was, anders dan dat men op zoek was naar een geschikt pakket. Men vond naast een leve­ran­cier van soft­ware, vooral een samenwerkingspartner met een andere invals­hoek en andere oplos­sings­rich­ting. In goed onder­ling overleg werden de condi­ties van de dienst­ver­le­ning opge­steld en vast­ge­legd in een over­een­komst waarmee de partijen aan de slag zijn gegaan.

Administratie Services
PinkRoccade Local Government heeft in 2010 bewust gekozen voor het uitwerken van een langetermijnvisie waarin een aanvullende vorm van dienstverlening op de traditionele rol van softwareleverancier centraal staat. Uitgangspunt daarbij is, gemeentelijke organisaties te helpen om hun rol als regiegemeente te realiseren en een optimale dienstverlening aan de inwoners te bieden. Sinds 1 januari 2012 wordt de hele administratie van de gemeente Beesel op afstand uitgevoerd door PinkRoccade Local Government. Hiermee is de kwetsbaarheid opgeheven en zijn kwaliteit, continuïteit en tijdigheid gewaarborgd. "Door de expertise en kennis die PinkRoccade Local Government in huis heeft, is de gemeente in staat zich volledig te concentreren op haar kerntaken", zegt Fred Doeleman, Programmadirecteur van PinkRoccade Local Government.

De situatie waarin gemeenten opereren, verandert snel. Het pakket van taken is enorm uitgebreid, maar er komt relatief steeds minder geld voor beschikbaar. Dat stimuleert gemeenten zoals de gemeente Beesel om naar de inrichting van de bedrijfsvoering te kijken. Gemeenten trekken zich in toenemende mate terug op hun kerntaken en besteden vaker werkzaamheden uit aan specialisten die delen van de administratie beter en goedkoper kunnen uitvoeren. De salarisadministratie is daarvan een bekend voorbeeld. Zeven van de tien organisaties in Nederland hebben die volledig uitbesteed en dat wordt inmiddels als volkomen normaal beschouwd.

PinkRoccade Local Government heeft een eigen visie op Administratie Services en heeft een helder beeld waartoe deze trend de komende vijf jaar zal leiden. De technologie verandert razendsnel, PinkRoccade Local Government bedenkt voortdurend innovaties in dienstverlening. Het bedrijf positioneert zich dan ook in de markt als een private partner voor gemeenten die zich willen richten op dienstverlening aan hun burgers.

Vooruit helpen
De lijnen tussen beide organisaties zijn kort, beide hebben één aanspreekpunt. Dat is volgens Paul Bremmers de verklaring voor de zeer snelle implementatie en het probleemloos overschakelen op het nieuw all-in concept. De gemeente Beesel heeft daarbij nadrukkelijk de regie in handen. De gemeente is tevreden over het gemak. "Het vooruit helpen van de gemeente is de grootste kracht van het concept en het systeem", zegt Paul Bremmers. "Natuurlijk waren we zenuwachtig, maar bij de eerste betaling van dit jaar bleek alles goed te gaan. De dienst en de wethouder hoeven zich geen zorgen meer te maken en de klanten hebben er niets van gemerkt."

Om voldoende betrokkenheid te behouden met de werkvloer en om de administratie op afstand een gezicht te geven, bezoekt één tot twee keer per week een medewerker van PinkRoccade Local Government de afdeling van de gemeente. Dan worden ervaringen uitgewisseld en verbeteringen aangebracht, waardoor de tevredenheid van de klant nog verder groeit.

Resultaatmeting
Op de vraag hoe vaak en wanneer er geëvalueerd wordt welke resultaten er precies zijn geboekt, antwoordt Bremmers nuchter: "Vrijwel dagelijks, maar in ieder geval eens per maand. Want reken maar, dat als er iets mis gaat met de uitbetaling van uitkeringen, we direct reacties van onze cliënten ontvangen. We gaan dus niet pas na een half jaar eens kijken of er misschien ergens iets is mis gegaan. Wij reageren, samen met PinkRoccade onmiddellijk op elke gebeurtenis."

Meerdere gemeenten hebben intussen aangegeven interesse te hebben in de Administratie Services en andere producten die nog in ontwikkeling zijn. Paul Bremmers zegt daarover: "Andere gemeenten kijken toch wel enigszins jaloers en met verbazing naar het gemak en de snelheid waarmee wij overgestapt zijn. Het mooiste van alles hierbij is dat de klant als winnaar uit de bus komt!"