ETTU verzorgt SharePoint Intranet voor AAFM Facility Management

Inleiding
“AAFM Facility Management verzorgt de facilitaire zaken van grote organisaties en multinationals en bewaakt hierbij enorme portefeuilles. Het direct beschikbaar hebben van de juiste kennis en sturingsinformatie is essentieel om de klantdienstenkwaliteit en processen te kunnenmanagen. Met het door ETTU ontwikkelde SharePoint intranet hebben onze medewerkers direct inzicht in alle klantinformatie, weten zij precies welke acties openstaan en behouden we controle over onze samenwerkingspartners.”

Derek Hartley, IT Manager van AAFM Facility Management

De uitdaging
AAFM is marktleider in Total Facility Management en een zelfstandig opererende dochter van de ADG dienstengroep. De organisatie beschikt over gespecialiseerde kennis van en ervaring in het leveren van integrale managementoplossingen voor facilitaire diensten. Inmiddels hebben we verschillende contracten ter waarde van vele miljoenen euro’s in uiteenlopende sectoren. AAFM neemt de volledige verantwoordelijkheid en eigenaarschap voor de operationele levering van diensten, gefocust op Operational Excellence en Business Continuity. Klanten van AAFM kunnen zich hierdoor richten op de kernactiviteiten en tegelijkertijd aanzienlijke kostenbesparingen realiseren in vergelijking met het zelf verzorgen van facilitaire zaken.

Voor een optimale dienstverlening richting de klanten van AAFM, is het beschikken over realtime management informatie erg belangrijk. Zo moeten klantvragen omgezet worden in verschillende acties en taken, waarbij het bewaken van budgetten essentieel is. Daarnaast is er de behoefte om in één oogopslag te weten welke acties openstaan bij klanten. Voorheen werd de informatie niet centraal opgeslagen en moest er contact opgenomen worden met collega’s voor vragen over openstaande acties. Dit nam erg veel tijd in beslag. Om al deze kennis en informatie centraal beschikbaar te stellen voor de verschillende medewerkers, vond AAFM een standaard en bewezen oplossing op basis van SharePoint.

De oplossing
AAFM maakte voorheen al gebruik van SharePoint en ziet dit ook als het perfecte platform om kennis en informatie te delen. Vandaar dat AAFM terecht is gekomen bij ETTU vanwege haar uitgebreide SharePoint-expertise.

ETTU heeft voor AAFM een intranet ontwikkeld, waarmee medewerkers centraal alle informatie kunnen opslaan, raadplegen en delen. Het voormalige intranet is gemigreerd naar SharePoint 2010, om gebruik te kunnen maken van de nieuwste mogelijkheden op het gebied van search en content beheer.

Binnen het intranet heeft ETTU een processchema ingericht, waarin elke stap die een klant doorloopt visueel wordt weergegeven. Zo is inzichtelijk welke acties uitgevoerd moeten worden in elke stap van het bedrijfsproces. De documentatie wordt hierbij gegroepeerd per klant en door middel van checklists weten zowel medewerkers als management direct of alle benodigde acties zijn opgevolgd.

Middels Microsoft Reporting Services worden de verschillende rapportages geïntegreerd binnen de SharePoint omgeving. Geautoriseerde gebruikers kunnen op deze manier de rapportages raadplegen en beschikken over een realtime dashboard met Key Performance Indicators (KPI’s).    

De meerwaarde
Met het SharePoint intranet beschikken AAFM medewerkers over één omgeving, waarin alle informatie met betrekking tot de klant beschikbaar is. Het proces model geeft de actuele status van de verschillende projecten weer. Medewerkers kunnen nu direct sturen op de beschikbare capaciteit en monitoren of klant budgetten niet overschreden worden. Met deze inzichten kunnen de AAFM medewerkers de service en dienstverlening richting de klanten nog verder verbeteren.

Door deze nieuwe werkwijze kunnen de medewerkers zelf antwoord vinden op hun vragen. De processen zijn namelijk vooraf ingericht en door middel van de checklists weten de medewerkers ook direct of alle acties ondernomen zijn.

De medewerkers reageren erg positief op het in gebruik nemen van het intranet, doordat de werkprocessen nu duidelijk en overzichtelijk zijn ingericht. In de toekomst zal AAFM meer processen gaan inrichten binnen SharePoint, waardoor medewerkers nog efficiënter kunnen gaan werken.