Vereniging Eigen Huis: een intuïtief samenwerkingsplatform op basis van de nieuwste Microsoft technologieën

Eind 2011 migreerde Vereniging Eigen Huis (VEH) haar IT-omgeving naar Microsoft SharePoint 2010. Een van de mogelijkheden die deze technologie hen bood, is het eenvoudig bouwen van nieuwe portalen. VEH had toen al de wens om een Extranet te ontwikkelen voor de samenwerking met hun bouwkundig adviseurs. Nu, een paar maanden later neemt VEH het ‘Eigen Huis Bouwkundig Advies Portaal of EHBA portaal’ met trots in gebruik. We hebben wederom een gesprek met Radboud Verhoeven, projectmanager bij VEH, over de ontwikkeling van deze virtuele samenwerkingsomgeving.

Portaal voor efficiënter (samen)werken
Radboud Verhoeven: ‘In de huidige huizenmarkt die op dit moment vrijwel stilligt, vinden wij het belangrijk om in te zetten op de toekomst. Daarom besloten we het project ‘redesign EHBA’ op te starten (een project voor het vereenvoudigen van de activiteiten van de afdeling Eigen Huis Bouwkundig Advies, red.). Een van de  taken van afdeling EHBA is de financiële administratie van bouwkundige keuringen. Voor de uitvoering van keuringen werken we samen met zo’n 100 ZP’ers of bouwkundig adviseurs. Het huidige financiële proces was inefficiënt en nam veel papierwerk met zich mee. We kozen ervoor dit proces te digitaliseren, dat de aanleiding vormde voor een het eerste deelproject, het ‘EHBA portaal’.’

Communicatiekanaal
Verhoeven: ‘Het EHBA portaal is hèt communicatiekanaal voor de medewerkers van VEH en de bouwkundig adviseurs. Binnen deze interactieve samenwerkingsomgeving wordt de financiële administratie afgehandeld; adviseurs keuren de vergoedingen goed of brengen wijzigingen aan, vervolgens zorgt de afdeling financiën voor de controle op de wijzigingen en wordt de betaling van de keuringen automatisch uitgevoerd. Zo kan de financiële afhandeling van keuringen veel sneller plaatsvinden en kost dit aanzienlijk minder tijd.’
Binnen het EHBA portaal beheert VEH de keuringsafspraken voor hun adviseurs. ‘In een ‘afspraak’ vindt de adviseur alle belangrijke informatie over de keuring’, zegt Verhoeven. ‘Bijvoorbeeld de gegevens van een eerdere keuring. Daarnaast vind je in het portaal informatie terug als handboeken, worden er nieuwsberichten gedeeld, kunnen adviseurs reageren op nieuws én kennisdelen via een forum.'

Metro-style; informatie altijd bij de hand
Met het EHBA portaal heeft een bouwkundig adviseur alle relevante dagelijkse informatie bij de hand, thuis, bij de klant en onderweg. Juist dit ‘any time, any place concept’ was een belangrijke voorwaarde binnen het project. Het functioneel ontwerp van het EHBA portaal ontwikkelde e-office speciaal voor tablet pc’s. e-office koos in het ontwerp voor de Metro-stijl van Microsoft, dat een eigentijdse look-and-feel geeft aan het portaal en het gebruik ervan heel intuïtief maakt.

Verhoeven vertelt: ‘De keuringen van gebouwen vinden al plaats via een applicatie op een tablet pc. VEH stelde drie jaar geleden voor iedere adviseur een tablet pc beschikbaar. Een vervolg traject is het vernieuwen van het keuringsplatform. We willen de portal via verschillende clients beschikbaar kunnen stellen en hiermee het Bring Your Own Device principe als het ware ondersteunen. 

YELLOW&BLUE projectaanpak
‘We kozen ervoor om niet met een partij maar met twee partijen samen te werken, namelijk met e-office en Infosupport,’ vervolgt Verhoeven. ‘Beide organisaties zijn sterk in hun eigen corebusiness. Zo is Infosupport goed in het bouwen van de technische processen. De kracht van e-office ligt in het creatieve stuk. In dit geval het opzetten van een aansprekend en intuïtief functioneel ontwerp, de usability en het adoptieproces van de nieuwe technologie. We werkten in dit project samen volgens de e-office methode YELLOW&BLUE in combinatie met de methodiek SCRUM, waarin YELLOW staat voor het creatieve deel en de gebruikersacceptie, en BLUE voor de technische processen. We maakten een goede definitie van YELLOW&BLUE, zodat elke partij precies wist voor welke taken hij verantwoordelijk was. Door iedereen op deze manier betrokken te houden bij het project, konden we het project in een vrij snelle doorlooptijd realiseren. Half januari 2012 gingen we van start, begin mei namen we het EHBA portaal in gebruik. Het was prettig samenwerken, met een divers projectteam bij elkaar in een projectruimte. De live gang van het portaal vierden we dan ook uitgebreid en met het hele team op 10 mei!’

Kennismaken met een nieuw portaal
‘De directie en de medewerkers van VEH zijn erg enthousiast over het nieuwe EHBA portaal, zegt Verhoeven. ‘Middels diverse demo’s en presentaties volgden zij de voortgang van het nieuwe portaal. De medewerkers kregen een gebruikerstraining en ontvingen een handleiding ter ondersteuning. Echter, het platform is zo intuïtief opgebouwd dat je het gebruik ervan snel in de vingers hebt. Voor de bouwkundig adviseurs maakten we een quick reference card met daarin de belangrijkste tips&trics. Daarnaast kunnen zij zich inschrijven op een van de online instructie webinars die binnenkort plaatsvinden.’

De tweede fase
Op 9 mei 2012 ging het EHBA portaal officieel live. Verhoeven kijkt nu al verder en richt zich samen met de projectgroep op de tweede fase: ‘In de tweede fase zullen we meer social functionaliteiten toevoegen aan het portaal. We evalueren het gebruik van de interactieve functies, zoals het forum en de feedbackmogelijkheid op nieuws. Er komt een koppeling met LinkedIn en we voegen ‘my sites’ (profielpagina’s) toe, die de het EHBA portaal een persoonlijker en socialer karakter geven.’