LeasePlan verbindt met LinkedPeople 6000 medewerkers in 30 landen

In het voorjaar van 2009 startte LeasePlan met een pilot voor LinkedPeople: een online kennisdeel- en samenwerkomgeving op basis van IBM Connections. Sinds de zomer van 2011 maakt de hele organisatie gebruik van de omgeving. We spraken Wim de Gier, IPMA level B, Senior Projectmanager Corporate Strategy & Development bij LeasePlanCorporation over dit omvangrijke project.  

hoe het allemaal begon
LeasePlan helpt haar klanten de zakelijke mobiliteitsbehoefte op een effectieve manier te managen en is daarnaast ook een bank. De ambitie ligt in het overtreffen van de klantverwachting, door in te spelen op de specifieke klantbehoeftes en het bieden van nieuwe en op maat gemaakte oplossingen met een volmaakte service. Om optimaal te kunnen samenwerken en kennis te delen, zocht LeasePlan naar een manier om medewerkers en hun kennis met elkaar te verbinden.

pilot
Deze manier werd gevonden in LinkedPeople; een online kennisdeel-omgeving. De Gier vertelt: ‘De pilot bestond uit exact 170 mensen. Dat bleek een te kleine groep van onze in totaal 6.000 medewerkers wereldwijd. Ik gebruik hiervoor altijd de sneeuwbal metafoor: als je een sneeuwbal van een berg wilt laten rollen, moet deze wel voldoende massa hebben. En die massa was er gewoon nog niet met dit aantal. Ik zag wel kennisdeling ontstaan en mensen die elkaars vragen beantwoordden, maar de mensen uit de pilot werken door de hele organisatie heen en vanuit deze verschillende rollen werken ze vaak met elkaar samen. Daardoor bleek het lastig om elkaar echt te kunnen bereiken. Ook voor interne projecten was de pilotomgeving nog niet inzetbaar.’

De Gier vervolgt: ’De pilotgroep was beperkt qua omvang, maar het aantal ‘wannabees’ was enorm. Wel zo’n 1.000 medewerkers hadden te kennen gegeven dat zij deel wilden uitmaken van de pilotgroep, dat was heel mooi om te zien.’ Na afloop van de pilotperiode hield Wim de Gier een enquête. Hieruit bleek dat 91% van de pilotgroep graag wilde doorgaan met het verder introduceren van LinkedPeople.

pas op de plaats
‘Na de pilot en ondanks de enthousiaste reacties binnen de organisatie, zijn we echter niet direct op volle snelheid doorgestoomd’, gaat de Gier verder. ‘We maakten juist even pas op de plaats. We wilden goed kijken naar de plek die LinkedPeople inneemt binnen onze web 2.0 strategie. Juist ook omdat we het niet als standalone-applicatie neer wilden zetten, maar het wilden integreren in onze langetermijnstrategie. Vanaf het najaar van 2009 tot begin 2010 ware we daarmee bezig.  Daarna werkte ik hard om het plaatje compleet te maken en een definitieve go vanuit de directie te krijgen.’

keuze e-office
e-office was op dat moment nog niet zeker van de opdracht voor de verdere uitrol. ‘LeasePlan koos voor e-office in dit traject vanwege de kennis en ervaring die we met hen vanuit de pilot opdeden.’ aldus de Gier. ‘Wat voor ons de doorslag gaf is hun aanpak. Het project is echt vanuit de mensen, (80% is puur adoptie), aangevlogen en niet als een technisch project. Maar die techniek was en blijft wel degelijk belangrijk! ‘

doordachte introductie
De Gier: ‘De go die we kregen hield in dat we LinkedPeople in 10 landen mochten uitrollen. We hebben toen samen met e-office veel werk gestoken in het uitdenken van een implementatie-strategie voor zowel de technische- als de adoptiekant. Veiligheid stond voorop, want LeasePlan is ook een bank dus alle data moesten beveiligd zijn.’ Gedurende een aantal maanden was een team van e-officers in afwisselende samenstelling continu bij LeasePlan aanwezig om in nauwe samenwerking met LeasePlan de uitrol te verzorgen. Hierover is Wim de Gier heel duidelijk. ‘De samenwerking met e-office verliep zeer goed, het projectteam leefde zich echt in in onze situatie en besteedde veel werk aan alle materialen.’ Voor de introductie werd gekozen voor een 6-tal scenario’s, in de algemene bedrijfstaal (Engels) te weten: ‘We share our personal profile; we collaborate; we discover knowledge and expertise; we share knowledge; we answer each other’s questions; we keep ourselves well informed.

livegang en introductiecampagnes
Na de succesvolle introductie in 10 landen werd besloten eerst het platform te migreren van versie 2.5 naar versie 3.0. Daarna volgde een akkoord voor de uitrol binnen de gehele organisatie. Sinds 1 september 2011 kunnen alle medewerkers gebruikmaken van LinkedPeople. Tijdens de introductiecampagnes in ieder land vormde de kern van de boodschap de 6 scenario’s. Daarnaast werd gebruikgemaakt van promotiemateriaal in de landstaal met posters; quick reference cards en instructiefilms. Bij de uitrol in ieder land spelen de ambassadeurs een belangrijke rol: medewerkers die zijn gevraagd een voortrekkersrol te laten zien. e-office speelde een belangrijke rol in het uitdenken van de lokale implemenatieplannen.

yellow&blue
In het hele traject woog de adoptie zwaarder dan de techniek. Maar techniek (bijvoorbeeld single sign on) moest wel geregeld zijn. Wim de Gier karateriseert dit op een mooie manier: ’Een lichaam kan niet functioneren zonder geraamte. In dit geval is het geraamte het technische en procesmatige (oftewel blauwe) deel van LinkedPeople, wat mensen ermee doen is het creatieve (oftewel gele) deel. Maar LinkedPeople is geen Facebook. Het gaat om kennisdelen en ons corporate brain, om echte meerwaarde in de organisatie. Zodat deze praktijkvoorbeelden niet meer voorkomen: Iemand uit Slowakije is het wiel aan het uitvinden. Een wiel dat blijkbaar al draait Nieuw-Zeeland. Afstand speelt met LinkedPeople geen rol meer, want collega’s kunnen van elkaar zien waar zij mee bezig zijn.’

cijfers
LinkedPeople draait standalone van het Intranet van LeasePlan. Sommige landen integreerden het al voor een groot deel, maar voorlopig zal het Intranet ernaast blijven bestaan. De statistieken bewijzen het: LinkedPeople wordt goed gebruikt. Daarom heeft Wim de Gier er ook het volste vertrouwen in dat straks alle 38 bedrijven in 30 landen wereldwijd dit online samenwerkingsplatform echt serieus zullen gebruiken. ‘Wat begon bij social, is inmiddels bedrijfskritisch geworden.’