Case: UPC Nederland verwelkomt LUCY in haar familie

Gevestigd aan de Kabelweg in Amsterdam staat het hoofdkantoor van UPC Nederland. Opvallend zijn de satellietschotels op het dak en de diverse grote televisieschermen aan de wand in de lobby. Daar ligt dan ook de oorsprong van de organisatie; het aanbieden van kabeltelevisie. Dat UPC meegaat met haar tijd blijkt uit de diverse diensten die zij in de loop van de jaren toevoegde aan haar portfolio. Zo was zij het eerste kabelbedrijf in Nederland dat via de kabelbreedband Internet, digitale telefonie en interactieve digitale televisie aanbood. Ook intern speelt UPC in op de veranderingen in de markt. Begin dit jaar introduceerde zij LUCY (dat staat voor Liberty global UPC Chello media for You), een interactief en sociaal Intranet dat uitgaat van de kracht van mensen.

innovatief platform voor interne communicatie
Suzanne Cornelissen, projectleider vanuit corporate communicatie bij UPC, initieerde de wens voor een Intranet 2.0: ‘UPC staat bekend als een innovatieve organisatie, die inspeelt op de veranderingen in de markt. Dit vertaalt zich terug in onze producten en diensten en in onze externe communicatie. Onze belangrijkste interne communicatiemiddelen moeten onze collega’s de mogelijkheid bieden snel en op eenvoudige manier informatie te halen en te brengen. Startpunt daarbij is een Intranet dat voldoet aan de nieuwe manier van werken en social media een plek biedt.’

keuze voor social software
Saskia Zuidinga, IT project manager bij UPC en verantwoordelijk voor het technische aspect van dit project, vertelt: ‘UPC Nederland is een dochteronderneming van Liberty Global. Als we intern een nieuwe oplossing gaan bouwen of aanschaffen, kijken we eerst naar wat er binnen de organisatie al beschikbaar is, en ontwikkelen we de nieuwe oplossing zo dat het ook eenvoudig toepasbaar is voor onze zusterondernemingen.’

Liberty Global heeft strategisch gekozen voor Microsoft SharePoint 2010. In deze technologie zie je veel sociale toepassingen terugkomen. Zoals my-sites - profielpagina’s waar medewerkers hun expertise en kennis kunnen delen - en de integratie met de chatfunctionaliteit van Microsoft Lync. LUCY heeft een sociaal en interactief karakter, dat mensen en kennis met elkaar verbindt en moet een platform worden waarbinnen medewerkers effectief met elkaar kunnen samenwerken.

blokkendoos vol mogelijkheden
‘We besloten een Intranet op te zetten op basis van losse modules met daarin een aantal componenten,’ vervolgt Zuidinga haar verhaal. ‘Door middel van cardsorting (waar e-office in adviseerde. red.), richtten we de structuur van het Intranet zo in, dat het goed aansluit op de behoeftes van onze medewerkers. Een groot voordeel, en een van de uitgangspunten is dat onze vestigingen in andere landen op basis van de ontwikkelde componenten vrij eenvoudig een ‘eigen’ LUCY kunnen inrichten. Met dezelfde look-and-feel, maar wel afgestemd op de specifieke wensen van die organisatie. Zwitserland is het eerstvolgende land dat aan de slag gaat met haar eigen LUCY.’

samenwerking
Zuidinga: ‘We stelden de eisen vast met de uitdagende voorwaarde dat het Intranet binnen een zeer kort tijdsbestek en een afgebakend budget live kon, kozen we voor e-office als partner.’ De samenwerking met e-office verliep goed, vindt Cornelissen, ‘zij begrepen direct onze wensen. Dat de consultants van e-office regelmatig bij ons intern aanwezig waren, was prettig. Zo konden we snel schakelen binnen het team.’  

Intranet 2.0 - van geboorte naar volwassenheid
Op 10 januari 2011 werd de geboorte van LUCY aangekondigd binnen UPC Nederland. Het was een feestelijke dag met ballonnen, ooievaars en taart voor de medewerkers.

‘De introductie van LUCY maakte best wat los bij onze medewerkers,’ vertelt Cornelissen met enige trots. ‘In de eerste week na livegang van het Intranet zagen we een enorme toename in het aantal bezochte pagina’s. Mensen reageren actief binnen het discussieforum. Sommige mensen gingen zelfs direct aan de slag met hun profiel binnen de my-site en plaatsten berichtjes op elkaars wall. De my-sites hebben we nog niet eens officieel geïntroduceerd. Maar mensen zijn al zo bekend met social media, dat ze zelf hun weg vinden binnen LUCY. We willen het Intranet echter gefaseerd introduceren en medewerkers niet in een keer overstelpen met de verregaande mogelijkheden.’

‘Nu de eerste fase afgerond is, starten we in fase twee met het verder uitwerken van de my-sites en de integratie met Lync binnen het Intranet,’ vervolgt Cornelissen haar verhaal. ‘Daarbij stellen we de mogelijkheden van deze sociale toepassingen vast. Wat je ermee kan, waarvoor en hoe je deze nieuwe middelen het beste kunt inzetten.’

Een groot voordeel van ‘my-sites’ is dat, doordat iedere medewerker in zijn my-site zijn kennis en expertise deelt, je in een grote organisatie als UPC Nederland - waar 1.500 mensen werken - toch vrij eenvoudig de juiste persoon kunt vinden. De integratie met Microsoft Lync, helpt de bereikbaarheid van collega’s te vergroten en maakt het gemakkelijker om direct contact op te nemen met een collega.

bouwen aan de toekomst
Plannen voor de toekomst zijn er genoeg bij UPC. LUCY zal uitgroeien tot een volwassen platform, door de inzet van scenario’s en nieuwe toepassingen die het samenwerken en kennisdelen binnen het Intranet versterken. Zo bestaat het idee binnen Liberty Global voor een open innovatieplatform, waar medewerkers hun ideeën voor productverbeteringen kunnen delen, en waarbij zij uitgaan van de kracht van mensen.

Met e-office start UPC Nederland binnenkort een nieuw project voor het ontwikkelen van een customer portal, en zet daarmee in op effectiever klantcontact. De componenten van LUCY en het interactieve karakter zullen we hierin gaan terugzien.