Omron creëert met IBM Connections platform voor toekomst gericht verbinden van mensen en kennis

Omron Industrial Automation levert producten, systemen en applicatie-expertise op het gebied van fabrieks- en machineautomatisering. Het productaanbod is uitgebreid. Ondermeer frequentieregelaars, sensoren, vision-systemen, veiligheidsapparatuur, temperatuurregelaars, meet- en besturingssystemen en nog vele andere industriële componenten. Omron koos in 2011 voor IBM Connections als platform om hun medewerkers verder te ondersteunen in hun dagelijkse werk. We hebben een gesprek met Michel Min, Strategic Communication en e-marketing manager bij Omron over de invoering en het adoptietraject van Connections binnen de organisatie.

adoptie belangrijkste aspect
Omron heeft samen met IBM een Business Value Assesment gedaan om te kijken hoe zij hun medewerkers nog beter kunnen ondersteunen in hun dagelijkse werk. Het bleek dat een social platform zoals IBM Connections het wereldwijd en organisatiebreed delen van kennis en samenwerken zou bevorderen. Omron besefte dat hierbij een goede adoptie- en communicatie-campagne belangrijk zijn.

Min: ‘Bij het adviseren van Omron systemen komt heel veel ervaring en deskundigheid kijken. Onze klanten bevinden zich in diverse, uiteenlopende branches, met specifieke behoeftes. Voor ons is het belangrijk de intern aanwezige kennis toegankelijk te maken, zodat het voor anderen (her)bruikbaar is. Ons Intranet richtten we 2 jaar geleden opnieuw in. Er zit enorm veel waardevolle informatie in interne systemen, netwerk folders en databases. Door je juiste informatie op het juiste moment op een andere wijze aan te bieden, te visualiseren, komen gebruikers vaak tot verrassende inzichten. Met de implementatie van IBM Connections voegen we daar nog een extra dimensie aan toe, waarbij we social media methodieken zijn gaan embedden in het bestaande Intranet. Zo maken we informatie die in de hoofden van mensen zit tastbaar en bruikbaar.’

‘Ons Intranet, met de naam OZONE (Omron Zone, red.), bieden we samen met Connections geïntegreerd als een platform aan, vervolgt Min. ‘We gebruiken Connections ‘as is’ en we hebben daarin geen aanpassingen gedaan voor onze eigen organisatie, dit om toekomstige functionaliteit van IBM Connections snel door te kunnen voeren. Door de integratie hebben medewerkers het idee in een omgeving te werken. In een overzicht koppelen we gevalideerde, gestructureerde informatie uit onze systemen aan de informatie uit je interne sociale netwerk.

onderdeel dagelijks werk
Min gaat verder: ‘We hebben Connections vanaf dag 1 voor iedereen opengesteld. Daarbij ging het in het begin voornamelijk om het stimuleren van medewerkers om hun profiel in te vullen. Een aantal, door Omron gevraagde, interne ambassadeurs, speelden hierbij een belangrijke rol.’ De ambassadeursgroep bleek overigens direct een van de lessons learned. Min: ‘In plaats van mensen aan te wijzen kun je beter op zoek gaan naar die medewerkers die echt een drive hebben om anders te gaan werken. Uit onderzoek vooraf bleek dat alle interne groepen actief zijn op social media. Toch blijkt het een andere dimensie te zijn wanneer je dit onderdeel wilt laten uitmaken van je dagelijks werk. Dat embedden in je dagelijkse werk ontstaat nu langzaamaan. Door velen wordt het nog gezien als iets een extra activiteit, die je naast je werk doet. Toch moet er een verschuiving plaatsvinden naar bijvoorbeeld antwoorden via een blogitem, in plaats van via de mail. En het bijhouden van projectinformatie moet niet meer apart in folders en structuren, maar in het onderdeel Activities bij informatie gerelateerd aan een product. Dat vergt nog wel enige gewenning.’

adoptie: vrijwillig maar niet vrijblijvend
‘Bij veel traditionele applicaties die je in je organisatie doorvoert, hebben medewerkers geen keuze, ze moeten het gebruiken. Bij de implementatie van interne social media is dat anders, dit is juist heel erg gebaseerd op vrijwilligheid.  Onze insteek is dan ook om de collega’s het juiste social netwerk attitude te laten doorgronden en hen te inspireren door zelf het voortouw te nemen: het te leiden. Zo mogen we mensen bijvoorbeeld niet dwingen om hun profiel in te vullen’, licht Min toe. ‘Samen met e-office schreven we een adoptieplan. Dat plan start bij bewustzijn creëren en is geen geforceerd model. We formeerden 5 launch groepen, bestaande uit mensen die al behoefte hadden om samen te werken en kennis te delen. In interviews vroegen we de medewerkers uit de launch groepen: Hoe werk je nu? Waar wil je heen? En wat zou je niet meer moeten doen? De resultaten waren heel divers; de ene groep wilde feedback mogelijk maken en een andere groep wilde dat informatie in een WIKI terug te vinden zou zijn. Het gebruik van Connections is vrijwillig, maar zeker niet vrijblijvend, kennisdelen en samenwerken zijn voor ons van vitaal belang.’

adoptie belangrijkste factor samenwerking e-office
‘Voordat we besloten tot samenwerking met e-office waren er meerdere partijen in beeld’, aldus Min. ‘Tijdens een referentiebezoek aan LeasePlan, werd duidelijk dat e-office voor ons de partij zou zijn die de juiste focus legt op het adoptietraject, op het hoe gaan medewerkers het platform gebruiken voor hun dagelijkse werk. Intern kon dit project van de grond komen door de goede samenwerking tussen IT (met IT application manager Roland Siezenga en IT business analyst Farid Jaouhari) en mijzelf vanuit de Business. Door de samenwerking met Pim van Wetten (consultant e-office, red.) werd het project echt gedragen. Met social ligt ontsporing altijd op de loer. Pim was in staat het steeds terug te brengen naar de vraag wat we ermee wilden bereiken en welke middelen we daarbij nodig hadden. Met een scenario als uitgangspunt bleek dit een stevige pilaar voor Omron.’

pareltjes
Min: ‘Voor Omron draait het echt om het verbinden van mensen en kennis, dus het creëren van interactie tussen mensen. Dat moet zich nog gaan bewijzen, ik heb de eerste mooie ervaringen al zien ontstaan, echte ‘pareltjes’, alleen denk ik dat het nog beter kan.’

verdere uitrol buiten Europa
Omron heeft hiervoor sinds kort iemand in dienst die zich gaat richten op de online communicatie. Min: ‘Deze persoon zal zorgen voor verdere uitrol binnen de organisatie, ook in andere delen van de wereld. De rol van ambassadeurs wordt opnieuw bekeken. Ook het verder embedden van informatie uit de ERP & CRM systemen in OZONE en Connections is zeer krachtige opzet. Daarnaast willen we dat het straks mogelijk is om interne informatie over een klant te tonen, en raadpleegbaar te maken, samen met informatie uit externe social media, de eerste testen hiermee zijn veelbelovend.’