Van der Hoeven Stichting: verbinden van mensen en kennis met Microsoft SharePoint 2010

De Van der Hoeven Stichting in Utrecht is een instituut voor forensische psychiatrie (820 medewerkers). Het werkterrein van de Stichting is de geestelijke gezondheidszorg voor mensen die met justitie in aanraking zijn gekomen of dreigen te komen, en waarbij een relatie is met een psychiatrische of persoonlijkheids-stoornis(sen). De taken van de Stichting zijn divers en lopen uiteen van de preventie van (ernstige) delicten, behandeling van psychiatrische stoornissen, expertise-ontwikkeling en onderzoek tot onderwijs en trainingen binnen de vakgebieden. Daarnaast biedt de Van der Hoeven Stichting forensisch medische expertise bij een vermoeden van kindermishandeling.

Onderdelen van de Van der Hoeven Stichting zijn:
• Van der Hoeven Kliniek
• De Waag
• Forum Educatief
• Forensische Polikliniek Kindermishandeling

Over de ontwikkeling van een nieuw Intranet, waarbij het verbinden van mensen en kennis centraal staat, hebben wij een gesprek met Corinne Derksen communicatieadviseur en persvoorlichter bij de Van der Hoeven Stichting (VDHS).

aanleiding
Een belangrijk communicatiemiddel binnen een organisatie is een goed werkend Intranet.

waarom had VDHS een nieuw Intranet nodig?
Derksen: ‘De behoefte aan informatie- en kennisuitwisseling is de afgelopen jaren veranderd. In een kleine organisatie deel je gemakkelijker informatie en kennis omdat je vaak iedereen kent. Doordat de VDHS in de afgelopen jaren sterk gegroeid is, werd kennisdeling en uitwisseling van informatie lastiger. We zijn een kennisintensieve organisatie. Een goed Intranet kan de kennisuitwisseling tussen medewerkers ondersteunen en bevordert de interne communicatie. Het bestaande Intranet voldeed qua functionaliteiten, eisen en wensen niet meer. Het was heel statisch en voor medewerkers was er bijvoorbeeld geen mogelijkheid om zelf informatie toe te voegen.’

‘Voor de komst van het nieuwe Intranet in april vorig jaar (2011) gebruikten we nog twee aparte omgevingen; een voor de Stichting, Kliniek, Forum Educatief en de Forensische Polikliniek Kindermishandeling en een voor De Waag.’ Tussen de twee ontstond steeds vaker behoefte aan informatie uitwisseling omdat zij vaak met dezelfde problematiek van hun doelgroepen te maken hebben.

Een andere reden voor de keuze voor een nieuw Intranet was de organisatie-verandering die VDHS doormaakt. Via het nieuwe Intranet kan de organisatie nu centraal en helder communiceren over de veranderingen.

alle informatie op een centrale plek
‘We kozen voor een organisatie breed Intranet, waarbij elk organisatieonderdeel tot zijn recht komt, maar waarin ook de samenhang wordt benadrukt. Door het nieuwe overkoepelende Intranet kunnen we veel beter inspelen op actualiteit,’ vervolgt Derksen haar verhaal. ‘Verder is het interactief waardoor het voor en van alle medewerkers is. Alle informatie is nu terug te vinden op een centrale plek. Dit betekent dat informatie op het juiste moment en vooral ook op hetzelfde moment beschikbaar is voor iedereen. lnformatie, services en faciliteiten die je nodig hebt voor je dagelijks werk zijn te vinden op het Intranet en bieden mogelijkheid tot interactie.’

onderdeel dagelijkse werkzaamheden
‘Het nieuwe Intranet is ontwikkeld vanuit de behoefte van de gebruiker. De informatie die je dagelijks nodig hebt, moet je gemakkelijk kunnen vinden. Gezamenlijkheid is belangrijk op het Intranet zonder de eigenheid van de onderdelen uit het oog te verliezen. We hebben nu een gezamenlijke homepage en ieder organisatieonderdeel heeft daarnaast ook nog zijn eigen pagina. Vervolgens kun je dan weer doorklikken naar andere pagina's, bijvoorbeeld die van de verschillende vestigingen van De Waag, maar ook die van de Kliniek. De interactieve kennisbank op het Intranet vormt de basis waar je presentaties, publicaties, foldermateriaal en foto's kunt plaatsen en downloaden. Ook hebben alle ondersteunende afdelingen een plek gekregen op het nieuwe Intranet.’

verbinden van mensen door uitwisseling van informatie en kennis
Het nieuwe Intranet werd op 5 april 2011 gelanceerd. Over de acceptatie van het nieuwe Intranet is Derksen eerlijk en duidelijk: ‘De eerste ervaringen zijn heel divers. Binnen de ondersteunende afdelingen was er veel behoefte aan een nieuw Intranet en hier worden de voordelen nu ook echt ervaren. De adoptie door medewerkers van de organisatie onderdelen heeft nog aandacht nodig. Vanuit de afdeling MCR (Marketing, Communicatie en Relatiemanagement, red.) zijn we hard bezig hen de toegevoegde waarde van het Intranet in te laten zien. Het is ook logisch. Zo zijn de collega’s in de Kliniek dag in dag uit met de patiënt bezig en werken minder vanachter de computer, behalve wanneer het gaat om zaken vast te leggen in het EPS (elektronisch patiënten dossier, red.) of te communiceren via e-mail. Wanneer we bijvoorbeeld gaan werken met ons nieuwe personeelsregistratie- en informatiesysteem en er een koppeling met het Intranet is, zal hier naar verwachting verandering in komen. Straks ga je bijvoorbeeld ook naar het Intranet om je vakantiedagen en opleidingen aan te vragen. We moedigen medewerkers nu al aan om een PowerPoint, een uitnodiging voor een congres of een geboortekaartje te delen via het Intranet. Om dat voor elkaar te krijgen zijn er verspreid over alle stichtingsonderdelen ongeveer dertig supergebruikers opgeleid. Het is de bedoeling dat zij hun vaardigheden aan hun collega’s leren, zodat iedereen actief gebruiker wordt. Pas dan kan het Intranet haar ultieme functie vervullen: het verbinden van mensen door het uitwisselen van informatie en kennis.’

door medewerkers gedragen en gevoed
‘We zijn nog zeker niet klaar. Naast informatievoorziening is het ook echt de bedoeling dat het Intranet interactief is, zodat het dynamisch en niet statisch wordt. Het moet niet alleen voor de medewerkers zijn, maar ook door de medewerkers gedragen en gevoed worden. De basis is ontworpen door een projectgroep met medewerkers uit alle onderdelen van de organisatie. We ontwikkelen bepaalde onderdelen nu door: bijvoorbeeld de manier waarop bepaalde informatie wordt gepresenteerd, de zoekfunctie en het toevoegen van afbeeldingen aan de homepage. Ook hier zullen we samenwerking zoeken met e-office’, aldus Corinne Derksen.

samenwerking e-office
Over die samenwerking zegt Derksen: ‘We hebben goed met e-office samengewerkt. De VDHS heeft met name naar het einde toe veel contact gehad met e-office over de blauwdruk van gewenste functionaliteiten die moest worden omgezet naar het nieuwe Intranet. Ook tijdens de testfase verliep de samenwerking prima.’

website
In de nabije toekomst gaat de VDHS ook hun website aanpakken. Derksen: ‘Op dit moment werken VDHS en e-office samen aan een visie en een overzicht van gewenste functionaliteiten, alsmede een advies over de platformkeuze. Met e-office zijn we nu bezig om hier een compleet beeld bij te krijgen, zodat we de juiste keuzes kunnen maken.’