yellow&blue de juiste mix van inventiviteit en structuur

Is uw organisatie niet innovatief genoeg? Maakt u zich zorgen over de aantrekkelijkheid van uw organisatie op de arbeidsmarkt? Heeft u het gevoel dat de organisatie klem zit tussen procedures en regels? Misschien is het dan tijd om onderscheid te maken tussen twee werelden in uw organisatie: de wereld van het proces (BLUE) en die van het corporate brain (YELLOW). Lees in deze whitepaper hoe u beide werelden uit elkaar trekt en vervolgens weer verbindt voor een adaptieve organisatie die werkelijk gebruik weet te maken van de kracht van mensen.

door Roland Hameeteman

Organisaties zijn de laatste decennia heel goed geworden in het beheersen van het proces. Door alles en iedereen een vaste plaats en tijd te geven en de voortgang en kwaliteit van het proces voortdurend te controleren, zijn steeds meer organisaties veranderd in een geoliede machine die voorspelbaar is en voor de laagste mogelijke prijs levert wat de klant wil. Organisaties zijn met andere woorden sterk blauw gekleurd. Dat is prachtig om te zien en ook iets om best trots op te zijn.
 
Maar het proces heeft helaas ook een aantal nadelen. Allereerst weet de klant vaak niet wat hij wil. Zoals de onlangs overleden Apple-voorman Steve Jobs zei: ‘Het is niet de taak van de klant om te weten wat hij wil.’ Zijn wensen veranderen voortdurend, en sneller dan ooit tevoren. Voordat je daar het proces goed op hebt ingericht, is de markt al weer verder. Het proces verzet zich daarom ook tegen vernieuwing en innovatie, want dat is bij uitstek niet te managen of te controleren. Dat is de reden dat creatieve, ‘gele’ mensen voortdurend in botsing komen met het proces, de regels en de bureaucratie. Ze willen iets veranderen, ze hebben een idee voor een nieuw product of dienst, maar als ze daarmee naar hun baas stappen, zal die zich vooral zorgen maken over hoe die vernieuwing te managen is. Daarmee wordt de belangrijkste asset van de organisatie, het corporate brain, nauwelijks benut.

Daarom beginnen steeds meer getalenteerde, creatieve mensen voor zichzelf: omdat ze in veel bestaande organisaties niet de ruimte krijgen die ze nodig hebben om creatief te zijn. Daarom ook schiet het maar niet op, met de innovatie binnen veel organisaties. En daarom hollen veel organisaties achter de feiten aan, buiten adem van de snelheid waarmee jonge, innovatieve bedrijven continu nieuwe producten en diensten op de markt zetten.

een vaste kern
Hoe los je dit op? Moet je de organisatie dan maar helemaal opengooien en iedereen de ruimte geven om leuke, creatieve dingen te doen? Moet je ze maar lekker een beetje op Twitter en Facebook laten rondzwerven op zoek naar goede ideeën en interessante contacten, ze op kantoor laten komen wanneer het hun uitkomt en ze vooral hun passie laten volgen?

Dat klinkt misschien aantrekkelijk en misschien levert het zelfs een paar goede ideeën op voor nieuwe producten en diensten. Maar het is geen goede basis om een bedrijf te runnen. Om een bedrijf succesvol te laten zijn, moeten er niet alleen nieuwe producten en diensten worden bedacht. Er moet ook een vaste kern zijn, die ervoor zorgt dat die producten en diensten op tijd geleverd worden, voor een acceptabele prijs en van een goede, betrouwbare kwaliteit.

Die kern is het proces, het blauwe deel van de organisatie, die het creatieve, gele deel, haar vastigheid geeft.

twee werelden
Belangrijk is dus dat je je realiseert dat er twee werelden zijn:

- allereerst de blauwe wereld van het proces. Dit is de wereld van de controle, van voorspelbaarheid, herhaling en van management. Dat is dus ook de wereld van de procedures, de regels, de fabriek en de machine. Daar staat het proces centraal en niet het individu; die heeft zich maar te schikken naar het proces. Het is de wereld van vaste patronen, bijvoorbeeld van negen tot vijf, of van drie ploegen die rond de klok, 24 uur per dag, zeven dagen in de week, de machine aan de praat houden. Hier is de manager de baas, want hij is degene die zorgt voor structuur, richting, efficiëntie en dat iedereen weet wat hij moet doen. Verwacht in deze wereld geen vernieuwing of innovatie, want daar is het proces niet op ingericht. Vernieuwing verstoort alleen maar de voorspelbaarheid en efficiëntie en levert onvoorspelbare risico’s op.

- daarnaast de gele wereld van creativiteit, vernieuwing, verbindingen en van de kracht van mensen. Het is de wereld waarin vertrouwen centraal staat, vertrouwen in vakmanschap en in het probleemoplossend vermogen van mensen. Het is de wereld van het nieuwe werken, van werken waar en wanneer je wilt: die hersenen staan namelijk altijd aan, en niet alleen tussen negen en vijf. En soms moet je een uurtje ‘niks’ doen (dat wil zeggen: met de benen op tafel zitten of op je rug in het gras liggen) om de beste ideeën te krijgen. Het is ook de wereld van de social media, zoals Twitter, LinkedIn en Facebook, de wereld van verbinden en delen, van netwerken en vrienden. Het gaat er om persoonlijke groei, leren, nieuwe dingen ontdekken, maar ook om samen: samen werken, samen leren, samen groeien.

Om succesvol te kunnen zijn, heb je beide werelden nodig. Je hebt een minimale structuur nodig om creatief te kunnen zijn. En andersom heb je creativiteit nodig om blijvend succesvol te kunnen zijn. Zonder vernieuwing blijf je voortdurend hetzelfde doen en dan komt er onherroepelijk het moment dat iemand anders het beter, sneller en goedkoper kan.

Het probleem is alleen dat in de meeste organisaties de wereld van het proces en dat van de creativiteit kriskras door elkaar lopen. De mensen in de organisatie proberen in het proces toch nog een beetje creatief te zijn of een oplossing te bedenken voor het specifieke probleem van die ene klant. Maar zij lopen dan tegen een muur van regels en procedures aan. Dat frustreert enorm, niet alleen die individuele medewerker die zijn talent niet kan gebruiken, maar ook de organisatie, die zo een kans op broodnodige vernieuwing misloopt.

Om echt gebruik te maken van de juiste mix van inventiviteit en structuur, moet je de gele wereld van creativiteit en groei ontvlechten van de blauwe wereld van het proces. Trek ze uit elkaar, en maak duidelijk waar in de organisatie het proces leidend is en er dus geen ruimte is voor creativiteit, en waar in de organisatie creativiteit en vernieuwing mogen bloeien en groeien. Je hoeft niet de hele organisatie overhoop te gooien: op bepaalde plekken blijft management en controle nog steeds gewenst en zelfs noodzakelijk. Maar laat dit niet de hele organisatie overwoekeren en verstikken.

Zet je belangrijkste asset, het corporate brain oftewel de creativiteit, vervolgens daar in waar de organisatie er het meeste profijt van heeft. Waar dat is, dat hangt vooral af van je business model. Daarvoor is het nodig dat je weet waar het nu eigenlijk allemaal om draait, het waarom van de organisatie. Wat onderscheidt je van je concurrenten, waarom komen je klanten bij jou en gaan ze niet een deur verder? De meest succesvolle bedrijven weten dat, en handelen daar naar door scherpe keuzes te maken.

met YELLOW&BLUE aan de slag
Om met YELLOW&BLUE aan de slag te kunnen gaan, hebben wij een aantal vragen opgesteld waarmee je jouw organisatie door een blauw-gele bril kunt bekijken:

1.    wat zijn de Why, How en What van jouw organisatie?

2.    zet de bestaande processen op een rij en bepaal in hoeverre deze
       bestaan uit gele (creatieve, innovatieve, sociale) en blauwe 
       (procesmatige, voorspelbare) processen. Werkt het zo goed? Wat zijn
       de knelpunten?

3.    kijk naar de balans tussen geel en blauw en bedenk of deze wel past bij
       de Why, how, what van je organisatie. Skip alles wat overbodig is.

Blauw:
i.     Zijn de blauwe processen wel voldoende blauw of zit er misschien nog
       teveel creativiteit in die de voorspelbaarheid van het proces in gevaar
       kan brengen?
ii.     Zijn er nog gele activiteiten of processen die eigenlijk moeten worden
        omgezet naar blauw? Uiteindelijk ga je de meeste marge maken
        wanneer je de oplossing in een blauw proces kunt gieten.

Geel:
iii.     Hoe staat het met de gele processen? Wordt het corporate brain van de
        organisatie optimaal ingezet en gebruikt?
iv.     Waar en op welke wijze zou het corporate brain nog beter
        georganiseerd kunnen worden zodat het bedrijf de kennis en de
        creativiteit maximaal kan kapitaliseren?
v.     Zie je het corporate brain als een asset en bestuur je het ook zo? Maak
        je echt gebruik van de kracht van je mensen?

4.    Zijn de juiste randvoorwaarden en systemen aanwezig om de blauwe en
       gele processen te ondersteunen (in plaats van te frustreren)? Denk aan
       ICT, besturing, beloning, beoordeling, fysieke ruimte, cultuur. Zijn die
       randvoorwaarden in overeenstemming met de processen of zitten ze
       elkaar dwars?

5.    Is het leiderschap voorbereid om zowel met de blauwe als gele
       processen om te kunnen gaan?

6.    En tot slot en het meest belangrijke: hoe staat het met de mensen  (en
       met jezelf natuurlijk)?
a.    Hoe zien de taken van de medewerker eruit in termen van
       YELLOW&BLUE? Elke functie kent wel blauwe en gele aspecten, toch zal
       de verdeling per functie uiteraard verschillend zijn.
b.    Is het besef bij de medewerkers aanwezig van het belang en de
       noodzaak van zowel blauw als geel gedrag en taken? Nemen ze hun
       verantwoordelijkheid? Worden hun bijdragen voldoende gewaardeerd?
c.    Zitten de juiste mensen op de juiste plek? Wat zijn hun drijfveren en
       kwaliteiten en sluiten deze goed aan op de blauwe en gele kanten van
       hun taken?
d.    Organiseer trainingen en workshops om medewerkers en
       leidinggevenden te ondersteunen bij het ontwikkelen van het juiste
       gedrag dat nodig is voor blauwe en gele werkzaamheden.