Yara speelt sneller in op veranderende klantvragen met Force.com

‘Force.com zorgt ervoor dat we wereldwijd en binnen alle afdelingen van onze onderneming – van productie tot sales – een duidelijk overzicht hebben van onze investeringen en deze gegevens onderling kunnen uitwisselen. Zo kunnen we ook onze klanten beter van dienst zijn.’

Yara International ASA is een wereldwijd opererende onderneming, gespecialiseerd in landbouwproducten en milieubeschermende middelen. Als ’s werelds grootste leverancier van kunstmeststoffen helpt het bedrijf de groeiende wereldbevolking aan levensmiddelen en ondersteunt het de productie van duurzame energie. Yara’s producten helpen daarnaast bij het reinigen van de lucht en het verwijderen van giftige afvalstoffen. De onderneming is gevestigd in Oslo, telt ongeveer 7600 werknemers en realiseert een omzet van bijna 8 miljard euro met activiteiten in meer dan 50 landen.

Yara is inmiddels uitgegroeid tot een toonaangevende marktpartij, dankzij een combinatie van wetenschappelijk onderzoek en commerciële durf; een combinatie die een omwenteling in de moderne landbouw teweeg heeft gebracht. Om de huidige doelstelling – uitgroeien tot sectorhervormer – te kunnen verwezenlijken, investeert het bedrijf voortdurend in innovatie en ontwikkelt het een bedrijfscultuur op basis van de kernwaarden ambitie, vertrouwen, verantwoordelijkheid en teamwork.

Deze investeringen moeten ervoor zorgen dat Yara zich in de frontlinie van de ontwikkeling van nieuwe producten en technologieën bevindt. Alle inspanningen zijn er hierbij op gericht kennis van experts aan te boren, te cultiveren en in te zetten om de klant een optimale toegevoegde waarde te kunnen bieden. Onderzoek en ontwikkeling (R&D) zijn echter niet de enige factoren die een belangrijke rol spelen bij het creëren van deze toegevoegde waarde. Om ervoor te zorgen dat alle investeringen zo goed mogelijk aansluiten bij de wensen van zijn klanten, is het voor Yara van cruciaal belang dat er een duidelijk overzicht bestaat van de beschikbare informatie over klanten, prospects en productie. Yara had daarom behoefte aan een oplossing die deze gegevens op een beheersbare manier voor de gehele organisatie inzichtelijk maakt.

Erfenis

De bestaande oplossing die Yara hiervoor gebruikte, bestond uit een database binnen Lotus Notes. Dit systeem was een ‘erfenis’ uit de periode dat de onderneming nog onderdeel uitmaakte van Norsk Hydro en sloot niet meer aan bij Yara’s huidige situatie. “De Lotus Notes database was verouderd”, vertelt Marjo Keränen Senior Finance Consultant bij Yara. “Hij was niet flexibel en kon daarom niet inspelen op veranderingen binnen de markt. Daarnaast vonden we het een moeilijke oplossing om mee te werken en bestonden er vrij veel security issues.”

Yara ging daarom op zoek naar een nieuwe oplossing, die in de eerste plaats makkelijker te gebruiken en te beheren moest zijn dan het bestaande systeem. Hiervoor had Yara aanvankelijk een vertrouwd alternatief voor ogen; een nieuw te bouwen Lotus Notes-database. Dit bleek echter al vrij snel geen geschikte optie. Op het moment van de selectieprocedure zat de onderneming namelijk middenin het grootschalige Horizon-project; een project waarbij de gehele IT-infrastructuur binnen Yara vernieuwd werd en wat ervoor zorgde dat nieuwe oplossingen moeilijk vielen te implementeren binnen de op te bouwen IT-omgeving.

De nieuwe oplossing diende dus niet alleen makkelijk te gebruiken en te beheren te zijn, maar moest ook kunnen worden geïmplementeerd zonder een nieuwe infrastructuur op de pc’s van de gebruikers te hoeven installeren. Daarnaast kon Yara naast Horizon niet nog een langdurig implementatietraject gebruiken; snelle implementatie was daarom van cruciaal belang.

Inspelen op nieuwe vragen

Tijdens het selectieproces bleek maar één oplossing volledig te kunnen voldoen aan Yara’s selectiecriteria; Force.com van salesforce.com. Marjo Keränen: “Voor ons was met name de cloud based architectuur van Force.com van belang. Door in de cloud te werken, waren we niet afhankelijk van de nieuwe IT-infrastructuur die op dat moment nog gebouwd moest worden.”

Dit vormde echter niet de enige reden om voor Force.com te kiezen. “Doordat de markt voor landbouwproducten en milieubeschermende middelen voortdurend in beweging is, moeten we regelmatig aanpassingen doen aan onze producten en bedrijfsprocessen”, vertelt Keränen. “Om in te kunnen spelen op nieuwe vragen van onze klanten is het belangrijk dat we in alle locaties en segmenten van onze organisatie de juiste informatie beschikbaar hebben en inzichtelijk kunnen maken. Force.com zorgt ervoor dat we wereldwijd en binnen alle afdelingen van onze onderneming – van productie tot sales – een duidelijk overzicht hebben van onze investeringen en deze gegevens onderling kunnen uitwisselen. Zo kunnen we ook onze klanten beter van dienst zijn.”

Zichtbare resultaten   

De implementatie van Force.com volgde kort na de afronding van het selectietraject. Samen met salesforce.com koos Yara ervoor de oplossing in twee fasen in te voeren. In de eerste fase werden de gegevens die binnen Yara het meest worden gebruikt – zoals data voor investment management  en account administratie – overgezet van de oude database naar salesforce.com. Tegelijkertijd bleef Yara de bestaande Lotus Notes database gebruiken voor meer specifieke gegevens. Deze informatie werd enkele maanden later overgeheveld naar het Force.com-platform. “De volledige implementatie is centraal uitgevoerd”, voegt Keränen toe. “Voor een internationale onderneming als Yara, met locaties in meer dan 50 landen, is dat een enorm voordeel. We konden Force.com hierdoor snel binnen de gehele organisatie uitrollen en vervolgens per locatie de administrators trainen om met de oplossing te leren werken.”

Het werken met salesforce.com bleek al snel na de implementatie geen problemen op te leveren. De medewerkers van Yara zien in salesforce.com een interface terug waarbinnen ze gemakkelijk kunnen navigeren en waar ze door het gebruik van andere online aangeboden programma’s vaak al aan gewend zijn. Doordat salesforce.com intuïtief is te gebruiken, verliep de acceptatie van de oplossing binnen de organisatie erg snel. “In het begin was er wel wat weerstand tegen de nieuwe oplossing, dat is eigenlijk altijd het geval als er iets verandert”, zegt Keränen. “Na een tijdje raakten onze medewerkers echter gewend aan salesforce.com en sindsdien is de feedback erg goed.”

Inmiddels heeft Force.com meer dan 420 gebruikers binnen Yara wereldwijd.

De resultaten van de oplossing zijn inmiddels duidelijk zichtbaar voor Keränen en haar collega’s. “Als administrator werkt salesforce.com’s Force.com voor mij een stuk gemakkelijker dan de oude Lotus Notes database. We hebben nu de flexibiliteit om snel te reageren op veranderingen en kunnen nieuwe bedrijfsprocessen eenvoudig doorvoeren in Force.com. Daarnaast worden er minder fouten gemaakt, omdat veel van de processen geautomatiseerd zijn. We kunnen daarbij alle activiteiten goed monitoren, waardoor we ook op het gebied van security belangrijke stappen hebben gezet.”

Keränen ziet Force.com graag breder ingezet worden binnen Yara: “Wij beschouwen de implementatie en het gebruik van salesforce.com als een pilotproject, om te zien of een cloud based architectuur voor ons werkt. De ervaringen met Force.com zijn heel goed. Hoewel we nog geen concrete plannen hebben voor andere oplossingen zie ik dus zeker meer mogelijkheden, bijvoorbeeld voor een volledig cloud based CRM-systeem.”