Raet: ‘Zelfs Nederlandse HR-afdeling waagt de stap naar portal’

De inzet van nieuwe technologie door de afdeling Human Resource (HR) lijkt niet te stuiten. HR-portals en HR analytics verlichten de werkzaamheden van de functionarissen en zorgen voor betere dienstverlening aan de werknemers. Nederlandse organisaties omarmen zulke technologie steeds vaker, maar minder snel dan hun buitenlandse collega’s. Dat blijkt uit de nieuwste HR Benchmark van HR-softwareleverancierRaet.

Voor het onderzoeksrapport werden 573 beslissingsbevoegden op het gebied van HR in binnen- en buitenland ondervraagd. John Cöhrs is als senior researcher en alliance manager van Raet nauw betrokken bij het onderzoek en het rapport.

Een goed voorbeeld van de toename van nieuwe technologie bij HR is volgens Cöhrs het groeiend gebruik van HR-portals. Dat steeg tussen 2012 en 2013 van 18 naar 24 procent. EenHR-portal is een online tool waarmee HR-afdelingen administratieve gegevens gemakkelijk inzichtelijk maken voor managers en werknemers. Dat gaat dan meestal ten koste van het traditionele centrale personeelsinformatiesysteem.

Alle medewerkers krijgen een eigen inlog voor de portal. Daarmee kunnen ze veelgebruikte administratieve wijzigingen zelf doorvoeren zonder tussenkomst van HRM. Of andere verantwoordelijken kunnen namens de werknemer aanpassingen doen. Daarnaast kunnen medewerkers en managers zelf ook meer hoogwaardige HR-processen,zoals beoordelingen, onderbouwd registreren en er vervolgacties aan koppelen. Dit geeft inzicht voor managers, medewerkers en de organisatie.

De portal vereenvoudigt en versnelt de processen op het gebied van personeelsmanagement, zegt Cöhrs. Dat leidt tot een hogere efficiëntie. Bovendien neemt de effectiviteit van het personeelsbeleid toe. ‘De meerwaarde zit immers in de gesprekken die een personeelsfunctionaris met werknemers voert, en niet zo zeer in de formulieren die hij moet invullen. Op papier is dit vaak een taak die men doet “omdat het moet”. Online zorg je voor effectiviteit van het gesprek en heeft de organisatie vanuit verschillende invalshoeken meer inzicht. Zo kun je zien wie bijvoorbeeld de beste werknemers zijn en bij wie ontwikkeling wenselijk is.’

Lagere acceptatiegraad in Nederland

In vergelijking met het buitenland is het in Nederlandse organisaties minder gebruikelijk om medewerkers en hun managers toegang te geven tot een HR-portal voor het inzien, wijzigen en aanvullen van hun gegevens. Cöhrs: ‘Er is nu nog een lagere acceptatiegraad in Nederland. Hier hebben organisaties de neiging om te veel te denken voor de werknemers. Uit onderzoekenonder Nederlandse medewerkers blijkt juist dat bij hen evenveel behoefte bestaat om HR-processen zelf bij te werken als in het buitenland.’

De opkomst van HR-portals leidt tot een verandering in de functie van HR-medewerkers, signaleert Cöhrs. ‘Behalve kennis van personeel en arbeid, verwachten organisaties van hen ook kennis van bedrijfskunde. Ze moeten de gevolgen voor de organisatie kunnen inschatten en niet alleen of ze bepaalde zaken goed hebben geregeld voor het personeel. De bedrijfskundige factor is tegenwoordig net zo belangrijk als de sociale aspecten.’

Controles

Dat werknemers via een webportaal zelf toegang tot hun personeelsdossier krijgen, betekent overigens niet dat ze alles naar hartenlust en ongemerkt kunnen aanpassen. ‘Uiteraard kunnen organisaties bepaalde controles inbouwen, zoals een maximaal declaratiebedrag. Is het bedrag hoger, dan krijgtniet alleen de manager, maar ook of misschien in plaats van hem of haar,de financieel directeur een signaal  ter accordering. Adreswijzigingen gaan dan weer niet naar de manager, maar direct naar de persoon die de reiskosten beheert. Op die manier werkt de gehele organisatie efficiënter en is er meer tijd over voor de kernactiviteiten.’

Een van de grootste tijdsbesparingen van een HR-portal betreft het maken van roosters, meent de senior researcher. ‘Voorheen stelde in grote organisaties de centrale roosterafdeling een rooster voor. Dat werd vervolgens in overleg met werknemers en hun manager vaak voor 60 procent weer aangepast. Door een HR-portal te gebruiken waarin ook het rooster wordt gemaakt, kunnen werknemers en hun manager al een planning maken voordat ze de centrale roosterafdeling inschakelen. Zo bepaalt de werknemer zijn rooster voor misschien wel 95 procent en maakt de manager daar 98 procent van. De roosterafdeling hoeft dan enkel de resterende 2 procent compleet te maken. Dit is een enorme efficiëntieslag die leidt tot substantiële besparingen.’

HR analytics

Behalve HR-portals zijn ook HR analytics sterk in opkomst, vervolgt Cöhrs. Daarmee krijgen organisaties bijvoorbeeld inzicht in trends in hun personeelsbestand. ‘Personeelsfunctionarissen zoeken al jaren manieren om meer cijfermatige inzichten te krijgen die niet zijn gebaseerd op de standaardlijstjes. Ze willen bijvoorbeeld een analyse van de loonkostenontwikkeling in de komende drie maanden. Of van de personeelsbezetting over een jaar.’

Voor de gemiddelde Nederlandse personeelsfunctionaris is een HR-portal in de cloud misschien een technologie waaraan hij nog flink moet wennen, maar voor Raet is dat het allang niet meer. Cöhrs: ‘Voor ons is software-as-a-service al jaren de voorkeurstechnologie. Sinds 2005 bieden we al onze diensten aan via het SaaS-platform. Alles is puur SaaS. CEO’s willen zich 100 procent kunnen richten op hun kernprocessen. Zaken als HR en CRM willen ze echt niet in hun eigen IT-infrastructuur hebben. Over een paar jaar maakt elke organisatie gebruik van een HR-portal. Zelfs hier in Nederland.’

(DT)