Samenwerkende Limburgse gemeenten integreren beheer
De samenwerkende gemeenten gemeenten Weert, Nederweert en Leudal hebben software aangeschaft voor het geïntegreerd beheer van architectuur, informatie, processen en de voorbereiding op subsitutie. Die keuze werd vooral ingegeven door de behoefte aan één integrale aanpak, om ‘one single point of truth’ te creëren. ‘Met de introductie van de I-Controler hebben we grip op onze totale digitale dienstverlening en de organisatie’, zegt Math Slabbers, DIV-specialist van de gemeente Leudal en lid van de projectwerkgroep.
De drie gemeenten werken wel vaker samen op projectbasis en dit was zo’n project waarbij het goed is samen op te trekken, aldus Slabbers. ‘De zuidelijke regio met deze drie gemeenten is al aardig op weg naar een ver doorgevoerde digitalisering, invoering van Het Digitaal Loket en Zaakgericht Werken. Echter, voor het integraal beheer van al deze zaken komt meer kijken. We hebben daarom een externe projectleider aangesteld die ons heeft begeleid in dit traject. Samen hebben we een Plan van Aanpak opgesteld en dat wordt nu uitgevoerd. De keuze daarin voor I-Controler van Split-Vision als organisatie-, proces- en informatiebeheerinstrument is vooral gebaseerd op de uitgebreide(re) mogelijkheden en koppelingen die I-Controler biedt ten opzichte van concurrenten. Bijvoorbeeld koppelingen naar het DMS en andere backofficie-applicaties, maar ook de integrale aanpak.
Om te voorkomen dat bijvoorbeeld registratie- en invoerwerk meerdere keren moest worden gedaan over meerdere bronnen heen, zochten we naar één beheertool. Die moest ons in staat stellen overzicht te creëren en inzicht te houden op het werk, de informatie en de processen, feitelijk over een belangrijk deel van de organisatie. Ook voor het zaakgericht werken betekent de implementatie van I-Controler een grote stap. Onze hele ZaakTypenCatalogus wordt eenduidig beheerd met I-Controler. Net als onze processen die we eerst in een andere modelleertool vormgaven maar nu digitaal vanuit de I-Controler worden aangestuurd via ingeregelde workflows. Daarmee voorkom je dat - letterlijk - zaken langs elkaar heen gaan lopen. I-Controler vormt de kernregistratie bedrijfsvoering van je organisatie, zoals Split-Vision dat stelt, en dat is absoluut waar. De I-Controler vormt de ingang naar alle informatie en processen en is de basis voor onze organisatiearchitectuur. Daarmee krijgen we altijd een eenduidig, consistent en consequent beheer van onze belangrijkste processen en informatie.’
De I-Controler wordt gefaseerd ingevoerd bij de drie Limburgse gemeenten, maar wel in parallelle trajecten. ‘We gaan niet op elkaar zitten wachten’, aldus Slabbers. ‘We willen alle drie snel zaak maken van de optimalisering van de dienstverlening naar onze klanten, de burgers.’
