Column Hugo Leijtens: Samenwerken, maar dan anders
Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie en de toegankelijkheid van kennis. Betere communicatie leidt tot beter samenwerken en dat leidt weer tot efficiënter en effectiever werken. Uit een onderzoek van McKinsey Global Institute blijkt dat de productiviteit met maar liefst 20 tot 25% omhoog gaat door ‘social collaboration’. Met deze ‘sociale samenwerking’ wordt bedoeld dat de juiste mensen, met de juiste kennis of informatie, op het juiste moment met elkaar verbonden zijn. Dat klinkt zeer aantrekkelijk!
En ik ben niet de enige die dat vindt. Die aantrekkingskracht blijkt ook uit de Global IBM CEO Study 2012: social collaboration staat hoog op de agenda bij CEO’s. Maar liefst driekwart van de CEO’s geeft aan dat het vermogen tot samenwerken de belangrijkste eigenschap is die zij in medewerkers zoeken.Die eigenschap alleen is niet voldoende, er is ook een open bedrijfscultuur nodig, waarin medewerkers graag contacten leggen, kennis uitwisselen en van elkaar leren.
Tegelijk moeten alle medewerkers de beschikking krijgen over de middelen om zo effectief en efficiënt mogelijk samen te werken. Dat kunnen losse tools zijn (van Google Docs tot MSN Messenger) of speciale social collaboration tools, oftewel Enterprise Social Software (ESS), waarin allerlei functies voor samenwerken geïntegreerd zijn.ESS is te vergelijken met een combinatie van de functionaliteiten van Facebook, een portal en de Google-zoekmachine. Deze tools zorgen voor de verbinding tussen werknemers onderling en met experts binnen de organisatie, leggen conversaties en documenten gecategoriseerd en geordend vast en maken het mogelijk dat al deze informatie gemakkelijk te vinden is.
Op deze manier ondersteunen social collaboration tools de doelen van de CEO’ door op ieder moment inzicht te geven in activiteiten, ontwikkelingen, kennisniveau en problemen binnen de organisatie. Dit is niet alleen voorde mensen die het werk uitvoeren van belang, maar ook voor het management om voeling te houden met de organisatie en om sturing te geven. Ook zal het de kloof die er vaak is tussen management en medewerkers kunnen overbruggen.
Het gaat er bij social collaboration ook uitdrukkelijk om dat het management daar ook gewoon in meegaat. Tot slot helpen deze tools talent binnen de organisatie te herkennen en te erkennen. Een zeer belangrijk aspect, aangezien de ‘the war for talent’ losgebarsten is. Bovendien komt er een nieuwe generatie medewerkers die is opgegroeid met social media en een bepaalde snelheid en manier van werken verwachten. Die manier van werken kan social collaboration bieden.
De waarde van deze sociale samenwerkingvoor de organisatie is niet alleen uit te drukken in geld en winst. De kracht ervan komt ook voort uit het sociale aspect en het plezier dat medewerkers ervaren om met elkaar samen te werken en ook samen problemen op te lossen. De verbondenheid tussen medewerkers neemt zo toe. Het sluit ook aan bij de nieuwe generatie medewerkers, die in hun privé-omgeving al gewend zijn aan het communiceren via sociale netwerken. In een zakelijke omgeving verwachten zij hetzelfde gemak en gaan zij er van uit dat zij daarvoor ook alle middelen ter beschikking krijgen.
Bij al deze voordelen blijft het belangrijk om te beseffen dat social collaboration niet simpelweg geregeld is door het uitrollen van allerlei tools binnen een organisatie. Het vergt immers een andere manier van werken, die moet passen binnen de (gewenste) bedrijfscultuur. Dat betekent meestal een veranderingsproces.
Een nieuwe manier van werken en nieuwe communicatietools behoeven daarom altijd een investering in tijd en aandacht van het management. Ook dan zal te allen tijde voor medewerkers duidelijk moeten zijn wat de toegevoegde waarde is. Als dat lukt en dejuiste tools worden geïmplementeerd, ontstaat een onuitputtelijke bron van kennis en creativiteit. Een bron die tot innovaties kan leiden, die tot dan niet voor mogelijk werden gehouden.
Hugo Leijtens, Nexocial
