Interview Thijs van Koppen, Gartner: Haal het beste uit Gartner Symposium/ITXpo
De komende editie van Gartner Symposium/ITXpo (5-8 november) zal voor Thijs van Koppen een aparte ervaring worden. De afgelopen jaren heeft hij altijd als CIO deze bijeenkomst bijgewoond, maar dit jaar staat hij aan de ‘andere’ kant, als Benelux-verantwoordelijke voor het Gartner EXP-programma. Hij begeleidt nu zelf CIO’s en geeft in een interview met Executive-People een paar nuttige tips om het beste te halen uit dit intensieve evenement.
Thijs van Kopen is ondertussen enkele maanden actief in zijn functie bij Gartner, na onder meer enkele jaren CIO te zijn geweest bij Robeco. In die periode heeft hij zijn tijd vooral besteed aan het bezoeken van veel verschillende bedrijven. “Ik ben ondertussen op bezoek geweest bij CIO’s van 45 organisaties in alle mogelijke sectoren, van overheid en dienstverlening tot industrie”, aldus Van Koppen. “Dat is ontzettend leuk om te doen, het is een bijzondere en leerzame ervaring om zoveel diverse organisaties te zien. Het ene moment ben je bij een traditionele productiefaciliteit, direct daarna loop je een modern kantoor binnen. Zo heb ik veel gezien van sectoren buiten de financiële dienstverlening, waar ik zelf vandaan kom.” Hij heeft in die tijd verschillende nieuwe inzichten opgedaan. “Van tevoren had ik eigenlijk gedacht dat de meeste CIO’s wel met dezelfde uitdagingen te maken zouden hebben. Een opvallende conclusie uit mijn bedrijfsbezoeken is dat daar veel meer diversiteit in bestaat dan ik aanvankelijk dacht. Natuurlijk zijn er wel thema’s die je overal tegen komt, zoals IT Governance en kostenreductie. Maar het zeker is niet overal hetzelfde.”
Internationale groei
“Het is bijvoorbeeld fascinerend om te zien hoe in de logistieke- en baggerwereld de aandacht veel meer gericht is op internationale groei. Daar is het voor de CIO dus belangrijk om de IT mee te laten gaan in die groei. In de financiële wereld is de situatie weer heel anders. Onlangs was ik bij onze vestiging in Luxemburg, waar veel financiële instellingen gevestigd zijn, en daar zijn onze klanten weer volop bezig met de vraag wat ze moeten doen als Griekenland uit de Euro stapt. Want dat heeft natuurlijk een grote impact op de IT.”
“Bij weer een andere organisatie zijn we de CIO aan het helpen met het opbouwen van een volledig nieuwe IT-afdeling. Andere bedrijven hebben weer wel een volwassen IT-organisatie, dus zij kloppen bij ons aan voor strategische vragen. Die diversiteit is dus aanzienlijk groter dan ik vooraf dacht, en ook de mate waarin organisaties ondersteuning nodig hebben bij de verschillende vragen waar ze mee zitten verschilt dus sterk. De een wil vooral advies op het gebied van technologie, de ander wil meer strategisch advies.”
Al die zaken komen in Europees perspectief aan bod tijdens Gartner Symposium/ITXpo in Barcelona. Van Koppen: “De belangrijkste reden waarom CIO’s naar Symposium/ITXpo gaan is dat ze in een heel compacte vorm volledig up to date kunnen komen met alles wat speelt in de IT-wereld. Dat was voor mijzelf in ieder geval de belangrijkste reden om te gaan. Want in je dagelijks werk ben je als CIO’s over het algemeen bezig met zaken die intern als een belemmering worden beschouwd. Je hebt dus meestal niet zoveel tijd om op een meer strategisch niveau na te denken over wat er de komende jaren op je afkomt, of hoe andere bedrijven, zowel binnen de eigen sector als daarbuiten, dezelfde uitdagingen aanpakken. CIO’s worstelen vaak nog altijd met het combineren van operationele uitdagingen met een meer strategische rol.”
Uitdagingen
Een van de grote voordelen van Gartner Symposium/ITXpo is dan ook je dat in een beknopt tijdsbestek volledig op de hoogte wordt gebracht van alle relevante ontwikkelingen, en even afstand kunt nemen van die dagelijkse werkzaamheden. Dat is echter niet het enige. Van Koppen: “Voor de uitdagingen die wel specifiek zijn voor je eigen organisatie heb je de gelegenheid, als je het goed voorbereidt, met een expert te praten in een 1:1 gesprek. Op ieder gebied hebben we daar analisten rondlopen. De workshops kunnen vervolgens helpen die specifieke uitdaging aan te pakken.”
“En, zeker zo belangrijk, je kunt met andere CIO’s uit Nederland en andere landen om de tafel gaan zitten om te bespreken hoe zij vergelijkbare zaken aanpakken. Tegelijkertijd lopen er veel leveranciers rond, dus je kunt als je wilt met hen eveneens in een kort tijdsbestek om de tafel gaan zitten om bij te praten.”
Zelf haalde hij als CIO altijd een aantal nieuwe ideeën uit de bijeenkomst over zaken die hij in de eigen organisatie kon oppakken. “Dat was heel divers, van technische en operationele zaken, zoals het upgraden van een besturingssysteem, tot meer strategische kwesties, zoals de opkomst van cloud computing. Bij zoiets wil je weten of het een hype is of niet, en je wilt vooral weten wat het voor je eigen organisatie betekent. Daar heb ik toen een aantal sessies over gevolgd, die ik kon gebruiken om in de eigen organisatie een visie te vormen over dat thema.”
Hij is een aantal keer met zijn hele team gegaan, iets wat steeds meer CIO’s doen. “De kans dat je iets gaat doen met de dingen die je daar leert wordt aanzienlijk groter wanneer je niet de enige bent die het verhaal hoort. Dat werkt vooral goed als je er met een bepaalde opdracht naartoe gaat. De kennis en de inzichten die je opdoet worden dan breder gedragen in een organisatie. Zelf heb ik Symposium/ITXpo een keer gebruikt om met mijn team de basis te leggen voor een geheel nieuwe IT-strategie. Het grote voordeel was dat ik daarna geen tijd meer hoefde te besteden aan uitleg aan het team, want ze waren er allemaal zelf bij geweest.”
Bring your boss
“We hebben destijds bijvoorbeeld geluncht met het team van een grote bank dat daar ook aanwezig was, en daar hebben we onze ervaringen en ideeën uit kunnen wisselen. Dat was enorm waardevol. De investering is natuurlijk groter, maar dat geldt ook voor de toegevoegde waarde.” Om deze teams te faciliteren heeft Gartner speciale ruimtes ingericht waar medewerkers uit het team van de CIO terecht kunnen. Symposium/ITXpo heeft naast de sessies voor teamleden ook een programma voor de leden van de board, het CxO-programma. “Voor onze klanten hebben we het programma Bring Your Boss opgezet. We hebben daarnaast een executive seminar op maandag dat specifiek gericht is op de senior executives rond de IT-functie. Daar spreken onze meest senior mensen vanuit de business-optiek over IT. Net als bij het meenemen van je team geldt dat hier de waarde zit in het samen doorspreken van gegevens, en verder te kijken dan de verstoringen van vandaag. Dat kan een forse toegevoegde waarde hebben.”
Nederland is traditioneel altijd sterk vertegenwoordigd bij dit evenement van Gartner. Voor die bezoekers heeft Van Koppen vanuit zijn eigen ervaring als CIO een aantal tips om het beste te halen uit Symposium/ITXpo. “Mijn eerste advies is om minimaal een half uur te besteden aan het opstellen van een agenda die toegevoegde waarde voor je heeft. Want wanneer je alleen maar naar de grote sessies gaat krijg je weliswaar veel strategische informatie, maar juist in de kleinere sessies komen de slimme toepassingen aan bod. We hebben al een soort pre-defined CIO-programma online gezet, de CIO track, die je aan je persoonlijke voorkeuren kunt aanpassen.”
“De tweede tip is om niet alleen naar presentaties te gaan, maar ook naar de workshops. Daar krijg je de juiste combinatie van informatie van Gartner en van andere CIO’s. Het derde is om gebruik te maken van de mogelijkheid gesprekken te boeken met specialisten op bepaalde vakgebieden. Op ieder gebied zijn analisten de hele dag beschikbaar voor gesprekken. Die zijn echter wel populair, dus wees er op tijd bij.”
Hij helpt momenteel diverse klanten met het samenstellen van een gepersonaliseerde agenda. “We nemen daarin ook de ontmoetingen met pers en leveranciers mee. Ga vooral niet de hele dag in sessies zitten, dat kun je niet drie dagen lang verwerken. Dan neem je niets meer op over het onderwerp. Maak een strategische keuze. Er zijn ook buiten de sessies genoeg zaken te doen. En als je met meerdere mensen van een bedrijf bent kun je een verdeling maken.”
“Zelf gaven we bij terugkomst altijd een presentatie voor onze collega’s, op verschillende niveaus in de organisatie, zodat we met iedereen deelden wat we hadden meegekregen van het evenement. Zo weet iedereen waar de ideeën vandaan komen, en ziet iedereen wat de toegevoegde warde is van een dergelijk evenement. En natuurlijk is het leuk en gezellig, ga niet in je hotelkamer zitten, maar neem ook de ontspanning mee. Vergeet daarbij vooral niet het Benelux Beach House op woensdagavond in Loungeclub Shoko, waar traditioneel alle Benelux CIO’s bij elkaar komen.”
