Kadaster digitaliseert 16 miljoen aktes
In een samenwerking tussen Unisys, partner Textkernel en het Kadaster zijn 16 miljoen aktes gedigitaliseerd, nagelezen en gecontroleerd op de aanwezigheid van erfdienstbaarheden in de aktes. Deze miljoenen eigendomsaktes zijn sinds 1950 aangeleverd bij het Kadaster en waren niet eerder gedigitaliseerd. Dankzij een unieke samenwerking tussen Unisys, partner Textkernel en het Kadaster is deze enorme operatie binnen de tijd en het gestelde budget afgerond.
In 2007 heeft het Kadaster een aanbesteding gedaan voor het digitaliseren, lezen en controleren van de akten op erfdienstbaarheden. Reden tot aanbesteden was dat het handmatige onderzoeken van erfdienstbaarheden tijdrovend en duur is. Het Kadaster was op zoek naar een partner die de benodigde techniek in huis had en het risico kon nemen om de opdracht op basis van een prestatiecontract uit te voeren. Unisys kwam uiteindelijk met de slimste en beste oplossing om met geautomatiseerde tekstherkenning en tekstinterpretatie de opdracht uit te voeren.
Erfdienstbaarheden zijn rechten die worden gevestigd tussen twee percelen en kunnen op basis van een notariële akte bij het Kadaster worden ingeschreven. Voorbeelden hiervan zijn een recht van overpad of een recht van afwatering. Bij verkoop van een perceel blijven deze rechten op het perceel rusten. Naar schatting is 90% van alle nog relevante erfdienstbaarheden gevestigd in de akten vanaf 1950. Vanaf die periode heeft namelijk de wederopbouw plaatsgevonden met veel nieuwbouw en herverkaveling. Wanneer iemand wil weten of er een erfdienstbaarheid op een perceel rust, kan een erfdienstbaarhedenonderzoek bij het Kadaster worden aangevraagd. Tot voor kort werden hiervoor alle relevante aktes handmatig doorgelezen. Een arbeidsintensief proces dat veelal door oudere medewerkers werd gedaan omdat die de weg nog wisten in de papieren archieven.
De benodigde hoge nauwkeurigheid die zekerheid moet geven dat alle bij het Kadaster ingeschreven erfdienstbaarheden gevonden werden is een grote uitdaging. Het bleek dat het automatisch in kaart brengen van de erfdienstbaarheden met een zekerheid van 99,5% niet haalbaar was. Unisys is daarom begonnen met een tekstherkenningsoperatie waarmee met 99,5% zekerheid aangegeven kon worden dat er géén erfdienstbaarheid in de akte was opgenomen. Dit bleek in ongeveer 47% van alle akten het geval te zijn. De overige 53% van alle akten zijn daarna met behulp van slimme automatisering en menselijke inzet ‘handmatig’ gelezen. Uiteindelijk hebben steekproeven uitgewezen dat met deze aanpak de gewenste nauwkeurigheid is behaald.
“Het contract dat Unisys en het Kadaster gesloten hebben is uniek voor een overheidsaanbesteding. 70% van de vergoeding werd namelijk op basis van productieprestatie afgerekend. Voor elke gedigitaliseerde akte en gevonden erfdienstbaarheid stond een vergoeding. Het risico voor het resultaat lag bij ons. Hoe beter de prestatie, hoe meer Unisys kon verdienen. Hiermee heeft Unisys het risico genomen dat men niet uit de investeringskosten zou komen op het moment dat de techniek onvoldoende zou blijken te werken. Wij zijn verheugd dat het eindresultaat voor zowel Unisys als het Kadaster positief heeft uitgepakt en wij miljoenen hebben kunnen besparen”, zegt Fred Feijen, Account Executive bij Unisys.
Door de aanpak van Unisys kon de opdracht binnen de gestelde termijn van 3 jaar worden afgerond. De kosten voor tekstherkenning en het lezen van de akten bedroegen grofweg 12 miljoen euro. Dit was binnen het gestelde budget. Wanneer deze opdracht op de traditionele manier, zonder tekstherkenning was uitgevoerd zouden de leeskosten (circa 6 miljoen) ongeveer vier keer zoveel zijn geweest. Nu de bestaande en nieuwe erfdienstbaarheden allemaal gedigitaliseerd zijn bespaart het Kadaster ook in de toekomst veel geld en tijd. Handmatige onderzoeken zijn immers niet meer nodig.
