Gemeente Rijswijk optimaliseert dienstverlening met open source
Gemeente Rijswijk gaat het zaaksysteem Liber implementeren. Liber is de nieuwe productlijn van BCT, leverancier van enterprise content management systemen. Liber is specifiek gericht op het ondersteunen van overheden in het optimaliseren van de publieke dienstverlening in het kader van het programma Antwoord. Naast het zaaksysteem schaft de gemeente ook de Liber-producten berichtencentrale en zakenmagazijn aan. De modules worden gekoppeld aan een extern CRM-pakket dat als KCS zal fungeren.
Gemeente Rijswijk werkt al jaren met BCT en begon ongeveer vier jaar geleden met het optimaliseren van de digitale informatievoorziening aan burgers. Eind 2008 werden de eerste stappen gezet om zaakgericht te gaan werken. In combinatie met een update van de website was het mogelijk om diverse werkprocessen volledig automatisch en elektronisch af te handelen. “Toch werkt onze organisatie nog steeds meer document- dan zaakgericht”, vertelt hoofd documentmanagement Bert van Lith. “We staan nu op het punt dat we die omslag gaan maken en een KCC gaan opzetten. En daarmee zal het beheer van documenten en informatie ook anders ingericht moeten worden. Zaakgericht werken biedt veel voordelen: de informatie is completer, beter georganiseerd en beter toegankelijk voor medewerkers en burgers.”
Al twee jaar geleden wist van Lith dat BCT bezig was met de ontwikkeling van een nieuwe oplossing voor overheden en eind 2011 kreeg hij een demonstratie van Liber. “Een van de belangrijkste voordelen van Liber is het feit dat het gebaseerd is op open standaarden. Wij hadden namelijk reeds een ander KCS-systeem aangeschaft. Binnen Liber konden we kiezen voor alleen de midoffice-oplossingen, die naadloos aansluiten op het externe KCS. De meeste aanbieders bieden een all-in-one product, waarbij het portaal en het zaaksysteem onlosmakelijk aan elkaar zijn verbonden.” Met de overgang naar Liber kiest gemeente Rijswijk bewust voor een generieke oplossing voor workflow- en documentbeheer. “Met het zaaksysteem waarborgen we de zaakafhandeling volgens de GEMMA-processen op basis van de zaaktypecatalogus. De berichtencentrale zetten we in ten behoeve van de integratie met applicaties van derden op basis van StUF-standaarden en daarnaast voor de integratie met Corsa”, zegt Van Lith.
De komende tijd wordt bij de gemeente Rijswijk eerst gewerkt aan het definiëren van twee werkprocessen. Tegelijkertijd wordt het KCS geïmplementeerd en geïntegreerd met de Liber-producten, zodat de informatie uit Liber direct door KCC-medewerkers is in te zien. Van Lith: “De nieuwe systemen zullen een behoorlijke impact hebben op onze organisatie, want het vergt een totaal andere kijk op het werkproces. De medewerkers in de front- en backoffice zullen dan ook uitgebreid getraind worden. En we pakken het gefaseerd aan; ik verwacht dat we pas over twee jaar helemaal klaar zijn met het inrichten van het systeem.”
