E-mail marketing in 2012 transparanter

Per 1 januari 2012 is de herziene Code E-mail in werking getreden. Een belangrijke wijziging in de e-mail marketingstrategie van het Nederlands bedrijfsleven. Dit meldt DDMA (branchevereniging voor dialoogmarketing) op haar website. 

DDMA en Thuiswinkel.org hebben in samenwerking met werkgeverskoepel VNO-NCW de nieuwe Code E-mail opgesteld. Deze vervangt de bestaande codes voor commerciële e-mail aan bedrijven en consumenten. De herziening was noodzakelijk om de pas te lopen met technologische ontwikkelingen en strengere wettelijke eisen. De Stichting Reclame Code houdt toezicht op de naleving.
 
In de nieuwe Code E-mail staat omschreven hoe en wanneer organisaties (adverteerders, bestandseigenaren en bewerkers) commerciële e-mail mogen versturen. In de Code staan onder andere belangrijke bepalingen, waarin eisen worden gesteld aan transparantie in het vragen van: toestemming, de afmeldprocedure en derdenverstrekking.

Voorbereiding
In de afgelopen vijf maanden heeft DDMA veel aandacht besteed aan de nieuwe Code E-mail door voorlichting op bijeenkomsten en op de website. Dat de branche zich goed heeft voorbereid, blijkt onder andere uit de vele vragen die het DDMA bureau de afgelopen maanden heeft ontvangen.

“Het is goed te zien dat de Code zo goed is opgepakt. Sinds vandaag moet de ontvanger te allen tijden weten waar hij aan toe is. De Code stelt hoge kwaliteitseisen aan transparantie in reclame via e-mail. Dit is niet alleen goed voor de consument, maar ook voor de organisaties die zich op deze manier positief onderscheiden.”, aldus Jitty van Doodewaerd, Compliance Officer DDMA.

Code
Organisaties die nog niet hebben gecontroleerd of zij aan de Code E-mail voldoen, kunnen de Code downloaden op de website van DDMA.

De Code in het kort:

• Een ieder moet een actieve handeling verrichten om aan te geven dat men akkoord geeft om per e-mail te worden benaderd. De actieve handeling moet inhouden dat zij zelf het vinkje aanzetten en niet uitzetten.
• Men moet direct zien waar het mailadres voor zal worden gebruikt. Bijvoorbeeld: “Ja, ik ontvang graag wekelijks de nieuwsbrief met hierin informatie over XXXX). Deze informatie mag dus niet worden weggestopt in de Algemene Voorwaarden of Privacy Statement. Een verwijzing naar de voorwaarden of statement is niet voldoende.
• De Code introduceert het begrip ‘label’: het merk of de bedrijfsnaam waaronder toestemming is verkregen voor het verzenden van ongevraagde reclame via e-mail. De Code verplicht een organisatie zijn label op te nemen in het ‘van-veld’ bij een commerciële e-mail. Daarnaast moet je ook altijd een werkend antwoordadres opnemen in het Reply To–veld, waarop response kan worden ontvangen. Een no-reply mailadres is niet meer toegestaan. Het moet voor de ontvanger dus direct duidelijk zijn van wie hij de mail ontvangt en moet direct zijn mail/reactie kunnen sturen naar de verzender.
• In het geval van een ‘hostmailing’, heeft de geadresseerde het recht te weten dat zijn adres niet bij de adverteerder, maar bij een bestandseigenaar vandaan komt. Hier moet de geadresseerde zich kunnen afmelden.
• Op het gebied van co-registratie stelt OPTA eisen aan een aparte registratie per label. Dit staat echter haaks op andere (Europese) Codes. DDMA is hier dan ook fel op tegen en is al enige tijd druk bezig om dit te laten wijzigen.
• Het codewoord van de Code E-mail is: transparantie. Dit geldt ook voor het afmeldproces. Iemand moet zich snel en gemakkelijk kunnen afmelden voor nieuwsberichten, maak dit ook zo gemakkelijk mogelijk om irritatie te voorkomen. Het moet een uitschrijfpagina zijn, geen quiz.
• De Code stelt nadere eisen aan commerciële e-mail verzonden via het tell-a-friend systeem. Zo stelt de Code dat de naam van de vriend in het ‘van-veld’ moet worden opgenomen en dat de gedresseerde ook direct naar de vriend kan replyen. Op deze wijze kan de geadresseerde rechtstreeks bij de vriend (die immers de afzender is) terecht als hij deze mail niet wilt ontvangen.
• Het valideren van e-mailadressen met bestanden is toegestaan, want de code legt de nadruk op toezenden.