Printkosten blijven vaak verborgen

Recent onderzoek van IDC laat zien dat bedrijven vijf verborgen kosten kunnen tackelen en zo hun bedrijfsbrede printkosten kunnen terugdringen met 30 procent. Hierdoor komt IT-budget vrij en kan geld worden gestopt in urgente IT-projecten. Bedrijven richten zich vaak op het verminderen van de directe printkosten, zoals commercieel drukwerk, hardware, onderhoud en supplies. Deze zijn echter goed voor slechts een fractie van de totale printkosten.

Het Europese onderzoek is gepresenteerd tijdens een executive ontbijtsessie, georganiseerd door Xerox en IDC vorige maand in Loosdrecht. Volgens IDC wordt 1 tot 3 procent van de omzet uitgegeven aan printkosten. Veel bedrijven zijn zich hier niet van bewust. IDC geeft aan dat het terugdringen van deze kosten juist kan op plekken die niet direct worden gezien als printgerelateerd. Dit zijn:

•    Storage / Footprint
•    De IT-servicedesk
•    Inkoop en administratie
•    Duurzaamheid
•    Productiviteit in de organisatie

“Bedrijven die geen inzicht hebben in hun bedrijfsbrede printkosten missen een belangrijke kans om geld vrij te maken voor innovatie en initiatieven voor business transformatie”, aldus Peter Vermeulen, Consulting Director van IDC Benelux, tijdens de ontbijtsessie. “Beheer van printen is meestal geen kerncompetentie voor bedrijven. De keuze voor Managed Print Services ligt dan voor de hand als bedrijven meer moeten halen uit hun beperkte informatiemanagement budget.”

Door ook de verborgen printkosten in kaart te brengen en door het inschakelen van een professionele MPS-dienstverlener kunnen de totale printkosten worden verlaagd met 30 procent. Hierdoor komt IT-budget vrij en kan geld worden geïnvesteerd in urgente IT-projecten. 

Zo’n 45 CIO’s en IT-directeuren bezochten de ontbijtsessie ‘Kosten besparen en innoveren’, die onderdeel is van Xerox Real Business Live event series. Mark Lageveen, IT Domain Manager van TomTom International liet zien hoe de organisatie erin is geslaagd haar printkosten jaarlijks te verlagen met 15% door hun Managed Print Services contract met Xerox. 

“Xerox beoordeelde onze gehele printinfrastructuur, onthulde verborgen kosten en verminderde onze printer hardwarekosten door de inzet van minder, maar efficiëntere apparaten. We hebben onze kosten verlaagd en tegelijkertijd de productiviteit verbeterd en de ecologische voetafdruk verminderd”, aldus Mark Lageveen. “Door het gedeeltelijk uitbesteden van de ondersteuning en monitoring aan Xerox, kunnen onze supportmedewerkers zich concentreren op de kernactiviteiten, terwijl de printservice wordt verzorgd door experts op dat gebied.”

“De economische situatie, de snel veranderende markt en de wereldwijde concurrentie dwingt bedrijven zich te focussen op de zaken waar ze het beste in zijn”, aldus Martijn Brand, Algemeen Directeur Xerox Nede.