Redactie - 12 februari 2016

Mobiel werken als uitgangspunt voor IT-strategie

Een zorginstelling voor de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) werd geconfronteerd met een breed pallet aan ontwikkelingen in zowel de GGZ zelf, als op IT-gebied. In de zorg komt bijvoorbeeld eHealth en mHealth (mobiele gezondheidszorg), waarbij de patiënt een centrale regierol krijgt, in een razend tempo op ons af. De samenwerking in de keten tussen huisarts, apotheek, ziekenhuis en verzekeraar intensiveert eveneens snel. Dit veroorzaakt een verschuiving in werkzaamheden, niet alleen organisatorisch, maar ook op het gebied van de ICT, waar zich continu ontwikkelingen voordoen rondom mobility, cloud en datacenterinrichting.

Deze zorginstelling speelt hier al op in door op meerdere vlakken stappen te ondernemen om mobiel werken verder te ontwikkelen binnen de organisatie. Tijdens het beheer van de bestaande infrastructuur werd men echter geconfronteerd met nieuwe mogelijkheden op het gebied van workspace en datacenter, zoals de cloud en de rol die sourcing daar in kan spelen.

Over de zorginstelling
De instelling in deze praktijkcase levert specialistische hulpverlening voor mensen met psychiatrische ziekten. Verder biedt zij consultatie aan collega-professionals en andere instellingen op het gebied van de (geestelijke) gezondheidszorg. Verdeeld over een tiental afdelingen heeft deze instelling ruim 2500 medewerkers.

“De opdracht aan PQR bestond uit het ontwikkelen van een strategie voor mobiel werken met als uitgangspunt ‘de werkplek is mobiel tenzij…’. Alle vraagstukken zijn bij elkaar gebracht en aan de hand van workshops en een persona-onderzoek is er invulling gegeven aan een nieuwe IT-strategie, waarbij de gebruikersbehoeften centraal staan.“

Hoe werken wij over drie jaar?
Om mobiel te kunnen werken waren al diverse initiatieven met smartphones en tablets gestart. Er miste echter een integrale visie op het gebied van ICT die alle individuele projecten en investeringen verbond. Er was behoefte aan het definiëren van een centraal punt aan de horizon, aan een referentie-architectuur die de IT-ontwikkeling over een periode van tenminste drie jaar zou aangeven. De organisatie zocht naar een partner die kon helpen bij de beleidsvorming rond de werkplek van de toekomst. PQR bood een compleet adviestraject aan waarbij samen met de klant de strategie vormgegeven werd.

De ideale werkplek
Er leefden binnen deze instelling vragen zoals: Hoe kan mobility bijdragen aan de businessdoelstellingen? Welke IT-doelstellingen zijn er? Hoe gaan de werkprocessen zich ontwikkelen? Samen is er kritisch gekeken naar de huidige IT-omgeving en is de vraag gesteld hoe dit opnieuw ingericht kon worden. Er is een snapshot gemaakt van de huidige IT-omgeving en een programma van eisen en wensen geformuleerd.

Gebruikersgroepen: hoe maken mensen gebruik van IT-diensten?
Er is gewerkt vanuit gebruikersgroepen. Een gebruikersgroep bestaat uit een aantal medewerkers die IT-diensten min of meer op dezelfde manier gebruiken. Eén groep kan bestaan uit uiteenlopende functies. Bijvoorbeeld projectmanagers en psychiaters, die beiden ambulante werkzaamheden verrichten, of receptionistes en laboranten die gebruik maken van een vaste werkplek. Via een bedrijfsbrede enquête zijn de gebruikersbehoeften in kaart gebracht. Aansluitend zijn diepte-interviews afgenomen met als doel te achterhalen hoe de gebruikers ICT gebruiken en welke wensen er zijn. Hier zijn vragen gesteld over het gebruik van ICT: Hoe wordt er gewerkt? Welke knelpunten worden ervaren? Hoe ziet de ideale ‘werkplek’ eruit?

Het betrekken van medewerkers in zo’n traject is een bewuste keuze. Dit helpt namelijk bij het creëren van draagvlak voor de keuze en implementatie van nieuwe oplossingen. De uitkomsten van dit onderzoek vormen de basis voor het functioneel ontwerp van de werkplekinfrastructuur, dat op haar beurt mede bepaalt hoe het globaal technisch ontwerp eruit ziet.

Persona’s: inzicht in het individu
De volgende stap was het bepalen van de persona’s. Persona’s staan voor modelgebruikers die gebaseerd zijn op de gebruikersgroepen. De gedefinieerde gebruikers geven we demografische kenmerken mee en een uitgebreide omschrijving van behoeften en voorkeuren. Alles werd overzichtelijk vormgeven met behulp van portretfoto’s, zodat medewerkers zich gemakkelijk konden identificeren. Met behulp van de beschreven persona’s wordt op een eenvoudige wijze uitgelegd wat er op IT-gebied binnen de organisatie wordt ontwikkeld.

De medewerkers werden continu op de hoogte gehouden tijdens het traject, zowel vooraf als tijdens de ontwikkeling van de services. Doordat ze zich betrokken voelen bij het proces, wordt acceptatie van de nieuwe ICT bij ingebruikname aanzienlijk gemakkelijker. Op basis van het persona-onderzoek is een functioneel ontwerp gemaakt van de toekomstige mobiele werkplek. Vervolgens zijn de verschillende technieken beschreven van de nieuwe infrastructuur die hieraan invulling geeft.

IT-adviestraject en roadmap
De laatste stap in het adviestraject was het uitwerken van een IT-roadmap. Hierin is concreet gemaakt hoe ICT kan bijdragen aan het succes van de organisatie. Projecten zijn benoemd en in een tijdlijn geplaatst voor het realiseren van de nieuwe mobiele werkomgeving, ofwel de stip op de horizon. Onderdeel van het complete IT-adviestraject was ook het delen van kennis. Om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in de rol die cloud binnen een mobiele werkomgeving kan spelen, heeft PQR de Cloud Discovery Workshop gegeven. Zo kunnen keuzes beter beargumenteerd worden en begrijpen IT-managers beter waarom ze zaken wel of juist niet op een bepaalde manier moeten doen.

Samenvattend
Er is bij het bepalen van de IT-middelen rekening gehouden met de manier waarop persona’s ICT het liefst willen gebruiken. Door de medewerkers vanaf het begin te betrekken en ze continu in het proces mee te nemen is de implementatie en acceptatie van de IT-services gemaximaliseerd. Dankzij deze aanpak heeft deze zorginstelling een duidelijke stip op de horizon gezet. Zij hebben nu helder voor ogen hoe de mobiele ICT er over drie jaar uitziet.

Strategisch IT-advies:
onderdeel van PQR’s IT-services

  • Visie
  • Strategie
  • Roadmap
Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024 Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024
Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024