Werknemers verzuimen per jaar een half miljard euro te declareren

Ingewikkelde declaratieprocessen hebben een negatieve invloed op het gevoel van werknemers. Veel werknemers geven aan dat ze gemaakte kosten soms zelfs helemaal niet indienen, omdat ze het declaratieproces van hun werkgevers te frustrerend vinden. Gezamenlijk levert dit bedrijven in de onderzochte negen landen maar liefst 14 miljard euro per jaar extra op. Voor Nederland alleen al gaat het om een bedrag van jaarlijks een half miljard euro.

Dit blijkt uit een internationaal onderzoek van Unit4. Van de Nederlandse respondenten die geregeld declareren, geeft 36 procent aan dat ze niet altijd al hun onkosten opgeeft. De Nederlandse werknemer laat daarmee gemiddeld per persoon 172 euro per jaar liggen. Wereldwijd ligt dit bedrag 212 euro. Maar liefst één op de drie respondenten geeft aan niet altijd elk bonnetje in te dienen. Amerikaanse werknemers doen hun werkgevers het meest cadeau met 347 euro per jaar, waarmee het Amerikaanse totaalbedrag op maar liefst 8,7 miljard euro komt. Dit komt neer op bijna twee procent van het begrotingstekort van de VS. Nederlandse werknemers gaan daar procentueel zelfs overheen. Het totaalbedrag dat Nederlandse medewerkers laten liggen staat gelijk aan drie procent van het nationale begrotingstekort.

Andere landen
Ook in andere landen worden lang niet alle declaraties ingediend. Zo dient in Duitsland twaalf procent van de werknemers niet altijd alle declaraties in, wat neerkomt op 292 euro per persoon per jaar, in totaal 1,3 miljard euro. In Frankrijk gaat het om meer dan een half miljard, in het Verenigd Koninkrijk om 1,3 miljard euro, Spanje 500 miljoen, België 200 miljoen en Zweden 173 miljard. In Canada bedraagt het totaal één miljard aan declaraties die blijven liggen.

Werknemers noemen verschillende redenen waarom ze hun declaraties niet altijd indienen:

• Het gaat om een laag bedrag;
• Ze zijn vergeten bonnetjes te vragen;
• Ze zijn het bonnetje kwijtgeraakt;
• Ze vergeten te declareren;
• Ze vinden het declaratieproces te frustrerend en tijdrovend.

Frustrerend en tijdrovend
Een frustrerend en tijdrovend declaratieproces wordt door maar liefst 25 procent van de ondervraagden genoemd. Een kwart geeft aan meer dan een maand te moeten wachten voor declaraties zijn betaald. In Nederland is 31 procent van de werknemers ontevreden over het declaratieproces van hun werkgever. In sommige landen gaat dat gevoel zo ver, dat werknemers hierdoor een tekort aan geld ervaren. Dit geldt voor 37 procent van de Amerikanen, 24 procent van de Fransen, 23 procent van de Spanjaarden en de Engelsen en 20 procent van de Canadezen.

De meeste Nederlandse professionals hebben overigens niet het gevoel dat hun werkgevers financieel van ze profiteren. Op de vraag of ze vinden dat hun werkgever een financieel slaatje slaat uit het declaratieproces, zegt slechts elf procent ‘ja’. In de VS ligt dit percentage met 42 het hoogst. Ook in Spanje (29 procent), Zweden (26 procent), Verenigd Koninkrijk (25 procent), Frankrijk (23 procent), Canada (21 procent) en België (20 procent) hebben meer werknemers dit gevoel. Wereldwijd vindt 35 procent van alle ondervraagden dat dit een negatieve invloed heeft op hun gevoel over het bedrijf waarvoor ze werken.