Acht op de tien Nederlandse managers ergert zich aan declaraties van medewerkers

Maar liefst 83 procent van de Nederlandse managers vindt dat zakelijk declareren onnodige problemen veroorzaakt. Veel managers ergeren zich aan declaraties van hun medewerkers, waarbij vooral ontbrekende informatie, onjuistheden, fouten en misverstanden tot irritaties leiden. Een kwart van de declaraties blijkt niet volgens de richtlijnen te worden ingediend.

Dat blijkt uit een landelijk declaratieonderzoek van marktonderzoeksbureau DirectResearch dat in augustus en september 2015 werd uitgevoerd onder ruim 1000 managers van grote, middelgrote en kleinere organisaties. Slechts 17 procent van hen vindt het geen probleem als er weer een stapel bonnetjes op hun bureau belandt met het verzoek die zo snel mogelijk te accorderen. Declaraties blijken regelmatig met privé-uitgaven verward te worden, met vermoedens van fraude, nodeloze discussies en tijdverlies als gevolg. Meer dan de helft van de managers maakt regelmatig mee dat de declaraties niet volledig zijn, omdat er bijvoorbeeld bonnetjes ontbreken.

Werknemers declareren gemiddeld €165,- per week
Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers van de ondervraagde managers gemiddeld ruim €165,- per week declareren. Per jaar is dat, met aftrek van vakanties, bijna €8000,- per persoon. Uitzonderlijk veel respons krijgt de onderzoeksvraag naar de vervelendste ervaringen van managers. Hier worden zaken genoemd als ontbrekende bonnetjes en het declareren van zeer kleine bedragen van bijvoorbeeld 30 eurocent.

Ook ernstigere klachten worden genoemd. Denk hierbij aan het declareren van een kilometervergoeding voor niet gemaakte ritten, wat reden is voor ontslag op staande voet. Ook storen managers zich aan het feit dat er zakelijke diners worden gedeclareerd op verjaardagen van medewerkers, wat een sterke indicatie is dat het om diners met familie of vrienden gaat. Verder klagen managers over het declareren van vliegreizen door medewerkers die achteraf met de eigen auto gereisd blijken te hebben. Ten slotte worden ook regelmatig dure lunches gedeclareerd, die achteraf slechts uit een hamburger en een biertje blijken te bestaan.