Redactie - 21 september 2015

Optimo helpt Thales Nederland met AFAS implementatie

Thales Nederland – dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling, productie en integratie van complexe hightech-systemen voor defensie, transport en veiligheid – maakte onlangs een grote verandering door. Er kwam onder meer een nieuw pand, dat specifiek is ingericht om samenwerken te bevorderen en flexibel werken mogelijk te maken. De afdeling Human Resources wilde daar natuurlijk haar steentje aan bijdragen en koos voor een nieuw systeem: AFAS Profit. Thales schakelde Optimo in voor deskundige begeleiding van de implementatie. Gert-Jan Beemer, HR Director Shared Services bij Thales Nederland: “Optimo heeft de kennis en ervaring die je nodig hebt bij zo’n traject.”

Thales Nederland is onderdeel van de Thales Group. Met 65.000 man personeel is het bedrijf wereldwijd actief in zo’n zestig landen. In de vijf Nederlandse vestigingen – Delft, Eindhoven, Enschede, Hengelo en Huizen – werken in totaal ongeveer 2.000 mensen. Ongeveer 65 procent van de medewerkers van Thales Nederland is hbo- of academisch geschoold, het resterende deel heeft technisch uitvoerende of ondersteunende taken. Samen hebben ze twee doelen: zelf systemen produceren (waarvan tachtig procent geëxporteerd wordt) en de producten die de Group maakt op de Nederlandse markt brengen. De Thales Group begeeft zich op vijf verschillende markten:

  • de luchtvaart: zo worden twee op de drie vliegtuigstarts en -landingen begeleid met Thales-apparatuur
  • de ruimtevaart: zoals satellietenbouw
  • grondtransport: zo is Thales het bedrijf dat het betalingsverkeer bij het openbaar vervoer regelt
  • defensie: Thales is de nummer twee in de wereld op het gebied van communicatieapparatuur
  • cybersecurity: bijvoorbeeld beveiligd dataverkeer: tachtig procent van de wereldwijde pintransacties wordt met Thales-software beveiligd.

Het moderne van deze technologieën moest meer doorklinken in de uitstraling van het bedrijf. Zo kwam er een nieuw pand en een nieuwe IT-infrastructuur, waarbij medewerkers de mogelijkheid hebben zelf te bepalen hoe, waar en wanneer ze werken. Human Resources wilde daar natuurlijk niet in achterblijven.

Wensen en eisen

De afdeling had verschillende wensen voor ogen. Te beginnen bij integratie. Voorheen werkte het bedrijf namelijk met verschillende HR-systemen, bijvoorbeeld voor salaris- en personeelsadministratie. Bovendien hanteerde elke Nederlandse vestiging zijn eigen HR-processen. “Dat kon efficiënter”, zegt Beemer. “Door de systemen samen te voegen tot één, en elke locatie daarmee te laten werken, wilden we besparingen realiseren.” Een tweede punt op de lijst met gewenste veranderingen betrof de informatievoorziening. Beemer legt uit: “Bij HR beschikken we over gegevens die managers van andere afdelingen nodig hebben om hun team te leiden. Die managers konden bij ons rapportages opvragen, die wij vervolgens maakten en beschikbaar stelden. Met een nieuwe oplossing wilden we de managers het stuur in eigen handen geven.” Ook was het belangrijk als HR aan te sluiten bij de nieuwe flexwerkomgeving bij Thales. Iedereen moest altijd en overal toegang hebben tot het systeem, bijvoorbeeld om declaraties in te voeren. “Toen we op zoek gingen naar een IT-oplossing, hebben we in het bijzonder gekeken naar de mogelijkheden van employee- en management-selfservice in combinatie met het zo veel mogelijk gebruik kunnen maken van standaardfunctionaliteiten, zoals een proces voor indiensttreding. We hebben veel verschillende oplossingen bekeken, zowel van Nederlandse bedrijven als van de grote wereldspelers. Uiteindelijk bleek AFAS Profit het dichtst bij onze wensen en eisen te komen.”

Van a tot z betrokken

Thales kende AFAS verder nog niet, en had dan ook behoefte aan deskundige begeleiding bij het implementatietraject. Beemer: “We zochten vooral naar een partij die mee kon denken, die ook in staat was te adviseren hoe we onze werkwijzen en de standaardfunctionaliteit van AFAS zo dicht mogelijk bij elkaar konden brengen. Binnen AFAS zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden, en van onze partner verwachten we dat die vanuit ons perspectief de beste weg kiest. We hebben met verschillende bedrijven om de tafel gezeten en met Optimo was de klik er meteen. We spraken met meerdere consultants en allemaal bleken ze de AFAS-kennis en -ervaring te hebben die wij nodig hadden. De keuze was dan ook snel gemaakt: we gingen met Optimo in zee.”

Wat volgde, was een hechte samenwerking. Optimo stelde een projectleider beschikbaar, die van a tot z bij het implementatietraject betrokken werd, en een consultant voor het functionele beheer. “Zelf hebben we ook een functioneel beheerder in huis,” benadrukt Beemer, “maar extra expertise was welkom voor een zo efficiënt mogelijke inzet van het systeem. We willen altijd up-to-date blijven, niet stilstaan maar vooruitgaan. AFAS Profit ontwikkelt zich net zoals wij dat doen, en een partner die je helpt om het uiterste uit het systeem te halen, is meer dan welkom. De Optimo-consultant is daarom nog steeds af en toe bij ons. De kennis die is opgedaan tijdens de invoering gaat zo niet verloren.”


Ruggensteun

Beemer en zijn team krijgen veel positieve feedback op het nieuwe HR-systeem. “In het begin was het voor veel managers nog even wennen aan de workflows, maar inmiddels horen we niets dan goeds over de gebruikersvriendelijkheid. Net na de livegang organiseerden we op verschillende tijdstippen inloopsessies. De eerste trok nog tientallen collega’s, daarna nam de belangstelling snel af. Een goed teken.” Een tweede pluspunt van de nieuwe situatie vindt Beemer het efficiënter werken. “Er is nu minder kans op fouten. Bovendien kunnen managers zelf actief op zoek naar de gegevens die zij nodig hebben – daar hebben ze ons niet meer voor nodig. Efficiënt is ook dat we nu één centraal HR-servicecenter hebben: één supportpunt voor managers en medewerkers.” Toch zijn er ook ontwikkelpunten. Bijvoorbeeld bij declaraties: bij langdurige buitenlandse reizen blijkt de complexiteit groot voor het AFAS Profit-systeem. Samen met Optimo werkt Thales nu aan een oplossing. “Het is prettig dat we nog steeds kunnen terugvallen op Optimo”, zegt Beemer. “Zo brengt AFAS regelmatig een roadmap uit met daarin de nieuwe functionaliteiten van de software. Daarover brainstormen we dan met Optimo: welke features zijn bruikbaar voor ons? Zo kunnen we het systeem continu verbeteren.”

Vooruit

“Onlangs hebben we het implementatietraject geëvalueerd. Terugkijkend kan ik concluderen dat een implementatiepartner in de arm nemen een goede zaak is. Van tevoren hadden we onderschat hoeveel tijd en moeite zo’n project van je eigen mensen kost. Een nieuwe cao, recente wetswijzigingen – hun eigen werk gaat gewoon door. Door soms extra inzet aan Optimo te vragen, kon het project vaart houden. Ik denk dat dat een belangrijke factor voor het succes is geweest. Ik ben dan ook blij dat Optimo voorlopig op de achtergrond aanwezig blijft voor ondersteuning. Zo kijken we samen vooruit naar de toekomst.”

Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024 Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024
Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024