Visie: De maatschappij vraagt om 'Mobiel Tenzij'

Steeds meer bedrijven omarmen een andere manier van werken, die beter aansluit op twee belangrijke maatschappelijke trends. De eerste is dat klanten tegenwoordig snel en adequaat geholpen willen worden, ook buiten de reguliere kantooruren. Daarom moeten bedrijven hun bereikbaarheid zo organiseren dat ze altijd snel de juiste medewerker kunnen inschakelen.

De tweede trend is dat medewerkers willen werken waar en wanneer hen dit het beste uitkomt. Daarom willen deze medewerkers ook buiten het kantoor de beschikking hebben over zakelijke applicaties en informatie.

Interessante business case

Het vermogen van organisaties om Mobiel Werken te faciliteren is cruciaal om op deze maatschappelijke trends in te spelen. Zij kiezen daarom steeds vaker voor een Mobiel Tenzij- beleid: Mobiel als het kan, en alleen vast als het moet.

Een Mobiel Tenzij-beleid levert voor veel organisaties een interessante business case op. Want veel medewerkers hebben al mobiele voorzieningen als smartphones, tablets en laptops. Wanneer de kosten voor vaste voorzieningen als vaste telefoons, desktops en bureaus dan geschrapt kunnen worden, levert dit direct een kostenbesparing op. Maar er zijn een paar belangrijke aandachtspunten:

Vaste telefonie-functionaliteit

Veel vaste telefoniefunctionaliteit is ook op een mobiel toestel beschikbaar. Zo is gebruik van een vast nummer ook mogelijk met een mobiel toestel. Ook kan een receptioniste tegenwoordig zien of een mobiele beller in gesprek is. Maar een medewerker die veel inkomende gesprekken moet verwerken is nog steeds beter af met een vast toestel, omdat dit gebruiksvriendelijker is.

Kijk dus goed naar het profiel van de medewerker, en de 'vaste functionaliteit' die deze nodig heeft. Vaak is het vervangen van een bedrijfscentrale of het invoeren van een andere manier van werken aanleiding om deze analyse te doen. Onze ervaring is dat de meeste medewerkers prima met alleen een mobiel toestel kunnen werken.

Inpandige dekking

Ongeveer zeventig procent van alle mobiele gesprekken wordt binnen gevoerd. Dus als een organisatie een Mobiel Tenzij-beleid invoert is een goede inpandige dekking van essentieel belang. Hiervoor zijn diverse oplossingen beschikbaar, elk met hun eigen servicegaranties en prijskaartje. Laat u hierover goed voorlichten.

Beveiliging

Als uw medewerkers ook buiten kantoor aan de slag willen met bedrijfsinformatie, mag deze informatie niet op straat komen te liggen. Vaak is dit voor laptops voldoende geregeld, maar is de beveiliging van smartphones en tablets een stuk minder goed. Ook hiervoor zijn diverse Mobile Device Management-oplossingen beschikbaar. Zo wordt bijvoorbeeld bedrijfsinformatie op afstand gewist als een toestel kwijt raakt of gestolen wordt.

Kosten

Als medewerkers meer gebruik gaan maken van smartphones en tablets kunnen ze die eveneens privé gaan gebruiken. Ook in het buitenland. Dit kan tot een aanzienlijke kostenstijging leiden. Het is belangrijk hier goede afspraken over te maken met uw medewerkers. Kijk ook met uw mobiele provider naar de beste prijsplannen. Voorkom bill shock!

Beheer

Mobiel werkende medewerkers stellen andere eisen gesteld aan uw support-afdeling. Zij verwachten hulp op afstand, liefst ook buiten kantooruren. U krijgt te maken met vragen over een grote diversiteit aan toestellen en mobiele operating systemen. Welke ondersteuning kunt u en wilt u uw medewerkers bieden?

Aantrekkelijke optie

Mobiel Tenzij is voor veel organisaties een aantrekkelijke optie. Ook Vodafone werkt al jaren met veel succes op deze manier. Maar bedenk vooraf wel goed wat de impact hiervan is op uw organisatie!

Josbert Kester is Manager Unified Communications Category & Marketing bij Vodafone