Vier tips uit de praktijk voor personeelsplanning

Voor elke organisatie, ongeacht de omvang, blijft het plannen van medewerkers een complex vraagstuk. Een goede planning zorgt voor tevreden werknemers, een prettige werksfeer en betere bedrijfsresultaten. Het is echter niet eenvoudig een planning waarmee iedereen tevreden is op te stellen. Paralax Planning Solutions deelt vier tips uit de praktijk.

1. Houd het menselijk
Plannen is mensenwerk. Het begint dus niet met roosters en de invulling daarvan, maar met de wensen en voorkeuren van medewerkers. Rob Michiels, Planner bij SAFENED: “Luister vooral naar ervaringen of problemen in het werk en ga aan de slag met hun feedback. Als je moeite doet voor je collega’s, doen zij dat ook voor jou. Je planning wordt daar uiteindelijk beter van: je krijgt veel gemakkelijker een moeilijke of extra dienst ingevuld.”

2. Wees flexibel en relativeer
Een flexibele houding is zonder twijfel de belangrijkste eigenschap voor HR-professionals. Planningen zijn dynamisch en altijd afhankelijk van actuele omstandigheden. Jan van der Ent, Medewerker Roosterbureau en Beheerder bij Stadsbeheer Gemeente Rotterdam: “Wees flexibel, maar houd vast aan je gezonde verstand. Zowel richting de medewerkers als richting het management. Als planner beweeg je tussen twee werelden, zoek daarin steeds de balans.”

3. Automatiseren? Doe het goed en doordacht
Zodra planningen complexer worden, kan automatisering uitkomst bieden. Ga daarbij niet over één nacht ijs, adviseert Piet Kleijne, Planner Bedrijfsbureau bij Brandweer Zaanstad. “Besteed voldoende aandacht aan het formuleren van eisen. Het maakt de afweging voor een nieuw systeem eenvoudiger en scheelt tijd bij de implementatie.” Daarnaast is het belangrijk de automatisering als hulp-tool te blijven zien. Herman Goossens, Shift Team Leader Packaging bij Grolsch: “Automatisch roosteren is prachtig, maar blijf moeite doen voor medewerkers. Een beetje meer aandacht en tijd levert veel extra’s op: afwisseling, uitdaging en meer plezier.”

4. Blijf met beide benen op de werkvloer
Plannen gaat iedereen binnen een organisatie aan en het is dan ook logisch als de planner een centrale plek inneemt: letterlijk en figuurlijk. Marco Koorevaar, Senior Planner & Wagenparkbeheerder bij Hollander Techniek: “Wat helpt, is een strategische plek in het gebouw. Wij zitten vooraan in de kantoortuin tussen de projectleiders en werkvoorbereiders. Zo vangen we heel veel nuttige informatie op.” Jack van de Schoor, Technisch Coördinator Toneeltechniek Projectenbureau bij Parktheater Eindhoven sluit zich hierbij aan en adviseert eens een weekje mee te lopen op de werkvloer: “Als je je mensen kent, kun je rekening houden met hun wensen. Zo maak je een planning waar iedereen blij mee is.“