PNO Consultants maakt documenten en e-mail inzichtelijk met eConnect@Work van ETTU

Bij de subsidietrajecten worden veel documenten gemaakt en opgeslagen. Dit geldt ook voor PNO Consultants. Elke vestiging van PNO is verantwoordelijk voor zijn eigen business en kon voorheen zelf bepalen hoe deze informatie opgeslagen werd. Documenten en e-mail werden hierdoor niet op één centrale plaats opgeslagen, wat informatie moeilijk inzichtelijk maakte. De oplossing is gevonden in eConnect@Work van ETTU.

Martijn Sellies, projectleider en Software Developer van PNO Consultants: “Om alle documenten en informatie op te slaan maakten wij gebruik van SharePoint 2007. Oude documenten zijn hierbij in het verleden vanuit Novell gekopieerd naar SharePoint, zonder goed naar de structuur te kijken. Medewerkers konden ook zelf hun site inrichten, waardoor er geen consistentie was in de manier hoe informatie op de verschillende vestigingen opgeslagen werd. Daarnaast werkte de zoekmachine binnen SharePoint niet, waardoor het terugvinden van documenten niet mogelijk was.”

eConnect@Work
Doordat documenten niet consistent opgeslagen werden, was het secretariaat veel tijd kwijt met het handmatig samenstellen van dossiers. Met duizenden klanten zorgt dit voor erg veel informatiestromen. Daarnaast sloegen gebruikers informatie ook lokaal op en werden emailberichten niet in het betreffende dossier opgeslagen. Vandaar dat PNO op zoek ging naar een oplossing om documenten en e-mails uniform op één centrale plaats op te slaan. Hiervoor is PNO terecht gekomen bij de eConnect@Work oplossing van ETTU.

PNO heeft gekozen voor de geïntegreerde werkomgeving eConnect@Work. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van het Projecten Portaal van ETTU en Epona voor de integratie tussen Outlook en SharePoint. Daarnaast is SharePoint gekoppeld aan AFAS Profit door middel van webservices.

Projecten bieden overzicht van alle klantinformatie
In het primaire proces worden veel documenten gecreëerd. De documenten van de verschillende klantdossiers worden vastgelegd in het documentmanagement gedeelte van SharePoint 2013. Per klant kunnen er verschillende projecten worden aangemaakt. Dit kunnen kortlopende projecten zijn, zoals bijvoorbeeld een WBSO aanvraag, maar ook een langlopend project zoals een Europese subsidieaanvraag. De medewerker beschikt in deze omgeving over één overzicht van alle klantinformatie, die bovendien doorzoekbaar is.

Martijn Sellies: “Subsidieaanvragen gaan in sommige gevallen over innovatieve projecten die strikt geheim zijn. In deze situaties zorgen wij ervoor dat alleen de medewerkers die bezig zijn op dit project toegang hebben tot het dossier. Een groot voordeel voor de medewerkers is daarbij dat documenten automatisch in het juiste project worden opgeslagen. Hierdoor wordt automatisch de juiste metadata toegevoegd en hoeft een medewerker dit niet meer handmatig te doen."  

Functionaliteiten
Het Projecten Portaal biedt PNO onder andere de volgende functionaliteiten:

• een persoonlijke homepage met lopende dossiers, gepersonaliseerde (vergader)taken, incidenten en recent bezochte sites en -documenten
• printmogelijkheid van informatie op het portaal door automatisch omzetten van informatie in een pdf-document
• dossiers afsluiten en archiveren
• een A-Z overzicht van de klanten- en dossiersites
• zoekresultaten verfijnen op basis van o.a. documenttype, datum en auteur 
• informatie en documenten vinden
• het plaatsen van berichten, likes en reacties via de sociale newsfeed
• SharePoint beschikt daarnaast over veelgebruikte functionaliteiten, zoals het volgen van belangrijke documenten, het toekennen van ‘tags’ en versiebeheer. 

PNO maakt als bronsysteem gebruik van AFAS Profit. In AFAS Profit worden de klanten, projecten en administratie bijgehouden. Martijn Sellies: “We waren op zoek naar een mogelijkheid om gestructureerd nieuwe projecten aan te maken. Ons bronsysteem maakt het mogelijk om de projectadministratie te doen, dus waarom zouden we daar vandaan niet de verschillende sites laten aanmaken? Gelukkig bood eConnect@Work standaard webservices, waarmee de koppeling tussen AFAS Profit en SharePoint al voor de helft gerealiseerd was. Zelf beschikten we over ontwikkelkennis om de koppeling te realiseren, waardoor we nu over een eenduidige en uniforme projectopbouw beschikken.” Ook de rechten en rollen worden vanuit AFAS Profit beheerd. Projecten waarvoor een non-disclosure agreement geld zijn alleen toegankelijk voor consultants die op het project werkzaam zijn.

E-mail
Binnen PNO vindt veel communicatie per email plaats. Voorheen werd deze informatie niet in het dossier opgenomen, waardoor belangrijke informatie ontbrak. Martijn Sellies: “Uiteindelijk is het essentieel om alle informatie in één dossier te hebben. Consultants hebben veel persoonlijk contact en hiermee komt er veel informatie in persoonlijke inboxen terecht. Deze moeten uiteraard gedeeld worden met collega’s. Zeker omdat het vaak over innovatieve projecten gaat, is het belangrijk dat juist de email correspondentie wordt opgenomen in het dossier. Wij maken dan ook gebruik van Epona voor de integratie tussen Outlook en SharePoint.” Als een medewerker een email verstuurd, wordt er automatisch gekeken in welk projectdossier de e-mail opgeslagen moet worden, inclusief eventuele replies. Naast het opslaan van e-mailcorrespondentie is het ook mogelijk favoriete dossiers weer te geven in Outlook. Hierdoor kan een medewerker direct de informatie vanuit Outlook raadplegen, zonder naar SharePoint te gaan.

“Een belangrijke overweging voor ons was of we zelf SharePoint zouden inrichten of kiezen voor een bewezen oplossing. We kwamen er al snel achter dat we niet opnieuw het wiel willen uitvinden. Binnen PNO zijn we gestandaardiseerd op het Microsoft Platform en ook op gebied van SharePoint waren we op zoek naar een standaardoplossing. Zeker richting de toekomst biedt een standaardoplossing extra zekerheid, omdat we eenvoudig mee kunnen groeien met nieuwe versies van SharePoint.”

Koppeling tussen SharePoint en AFAS Profit
PNO heeft zo min mogelijk aanpassingen gedaan aan het product en heeft met behulp van ETTU de koppeling tussen SharePoint en AFAS Profit gerealiseerd. Daarnaast heeft PNO veel aandacht besteed aan de adoptie van eConnect@Work. “Het laten landen van een oplossing is iets wat je niet mag onderschatten. Het succes van een software oplossing valt samen met het gebruik er van door de medewerker. Vandaar dat wij onze medewerkers in verschillende workshops hebben meegenomen in wat de voordelen van eConnect@Work zijn. Want pas als ze de voordelen er van in zien, zal de oplossing daadwerkelijk gebruikt worden.”

Met de eConnect@Work oplossing beschikt PNO over een toepassing die het uniform en centraal opslaan van documenten en e-mails in SharePoint faciliteert. Vanuit AFAS Profit wordt automatisch de juiste metadata meegegeven en e-mails worden automatisch opgeslagen in het juiste dossier. Dit zorgt ervoor dat de consultants van PNO altijd over een compleet dossier beschikken dat bovendien eenvoudig te raadplegen, zowel vanuit Outlook als vanuit SharePoint. Doordat alle documenten en e-mails binnen SharePoint worden opgeslagen en niet lokaal op laptops of computers, is de ICT-afdeling minder tijd kwijt met beheer. Daarnaast worden de rechten over de verschillende klanten en projectsites centraal ingericht.

Communicatie
“De communicatie tussen ETTU en PNO is erg goed verlopen. Gedurende het traject heeft ETTU ons geholpen om het product aan te passen aan onze organisatie. Bovendien heeft ETTU ons ondersteunt bij het realiseren van de koppeling tussen SharePoint en AFAS Profit. Dit heeft er dan ook voor gezorgd dat onze medewerkers erg positief reageren. De medewerkers geven aan dat ze het product willen gebruiken, niet omdat het moet. En daar doen wij het uiteindelijk voor!”

SharePoint en eConnect@Work worden nu ingezet voor project- en dossiermanagement. In de toekomst zal SharePoint nog breder ingezet worden. Martijn Sellies: ”In een kennisintensieve organisatie als PNO willen we ook steeds beter samenwerken. De eerste stap hiervoor is gezet, maar wij geloven dat we nog intensiever kennis kunnen delen. Denk hierbij aan het algemene praktijkteam, maar ook de interne teams onderling. Als wij deze kennis ook gaan inzetten in onze projecten, kunnen wij onze klanten uiteindelijk een nog beter advies geven.”