'Optimalisatie van collaboration tools kan veel winst opleveren'

Bedrijven zetten collaboration tools over het algemeen niet optimaal in. Op dit vlak kunnen bedrijven dan ook nog veel winst behalen. Dit blijkt uit onderzoek van YSE.

Collaboration Tools is een verzamelnaam voor software die bedoeld is om samenwerking te bevorderen. De young professionals uit het YSE Information Management traineeship hebben het onderzoek uitgevoerd omdat zij dagelijks in aanraking komen met verschillende collaboration tools en merkten dat organisaties nog niet de maximale potentie weten te benutten.

Behoefte aan meer tools
Collaboration tools worden ingezet voor meerdere doeleinden. Denk hierbij aan het ontmoeten van collega's, maar ook aan het delen van kennis. Talloze tools zijn beschikbaar die ingezet kunnen worden. Ondanks het ruime aanbod geeft 99% van de respondenten aan dat men meer mogelijke tools willen binnen de organisatie.

Maar gaat het om meer tools of om de bestaande tools succesvoller in te zetten? De resultaten uit het onderzoek tonen aan dat organisaties meer zouden moeten inzetten op vier thema’s om de doelen van deze tools te behalen: visie, awareness, cultuur en eigenaarschap. Hoe wensen wij samen te werken en waarom? Welke cultuur is daar voor nodig? En hoe zorgen we voor duidelijk eigenaarschap en de juiste ambassadeurs? De vier thema’s zijn nauw met elkaar verbonden en hebben het meeste effect wanneer ze gezamenlijk verbeterd worden.

Faciliteren van collaboration is belangrijk
“Gemiddeld spenderen medewerkers maar liefst 28 uur per week aan e-mail, informatie zoeken en samenwerken. Het is dan ook van belang dat werkgevers dit goed faciliteren. Dat gebeurt nu nog te weinig. Wat opvalt is dat de jongere generatie tools zoals Whatsapp, Skype en Facebook makkelijker inzetten, omdat ze dit ook voor privé doeleinden gebruiken", legt Simon Klop, talentmanager bij YSE, uit.

YSE heeft zijn advies voor de inzet van collaboration tools uiteengezet in een infographic, die hier te vinden is.