23-03-2012

Projectrisico’s…. mythe of werkelijkheid?

Deel dit bericht


We hebben allemaal wel eens meegemaakt of gehoord dat een project te laat werd opgeleverd, het budget werd overschreden en uiteindelijk niet de gewenste resultaten opleverde? Het actief managen van projectrisico’s is daarom een middel voor de projectmanager om deze elementen te bestrijden en kenbaar te maken aan de stuurgroep. Maar zijn er eigenlijk wel risico’s in projectenland?

Iedere dag wordt de projectmanager geconfronteerd met de vraag van het management. “Wat zijn de risico’s en welke maatregelen heb je getroffen om de risico’s te voorkomen?” Als trouwe projectmanager overhandig je het risicolog en stem je de items af met de stuurgroep.

Het begrip projectrisico is als volgt gedefinieerd: 'Een projectrisico is een onzekere gebeurtenis die, als deze plaatsvindt, een negatief effect heeft op het behalen van de projectdoelstellingen.' Op basis van deze definitie is de projectmanager samen met zijn team vaak volop bezig risico’s te 'verzinnen' en in kaart te brengen om te voldoen aan het model van PRINCE2 en het PID-document. Bij het starten van een project is het namelijk geaccepteerd dat er altijd risico’s zijn, anders is het niet mogelijk een project te initiëren.

Het woord risico wordt hiermee een beladen woord en kent een negatief karakter. Het lijkt wel of er zaken zijn die bijna niet zijn op te lossen als het woord risico ontbreekt. Daarom rijst de vraag: Zijn er risico’s of eigenlijk alleen maar discussiepunten om op te lossen zodat er een volgende stap wordt genomen in het project?

Vanuit ervaring met vele projecten is de lering dat er geen issues of risico’s zijn die niet op te lossen zijn of waarover je afspraken kunt maken. Als goed projectmanager ken je vaak de valkuilen van een project en daar stuur je het team op aan of neem je voorbereidende maatregelen.  Dit vereist een denkwijze die gebaseerd is op denken vanuit de mogelijkheden en niet vanuit onmogelijkheden. Issues zijn er om opgelost te worden en risico’s zijn aspecten waar mensen zich achter kunnen of willen verschuilen om verantwoordelijkheden niet op te pakken.

Essentieel is dat je de stip op de horizon, het projectresultaat, vasthoudt en van daaruit je project stuurt. Hierbij is de taak om je niet te laten afleiden door je omgeving die probeert allerlei risico’s aan te praten die er niet zijn. Uitgangspunt is dat als er discussiepunten zijn in het project je deze oplost of een concrete afspraak maakt met je opdrachtgever. De opdrachtgever weet dat er zaken zijn die weerbarstiger zijn dan geformuleerd in de opdracht.

Met deze aanpak en instelling komt het risicolog, waarbij risico = kans x gevolg, er als volgt uit te zien. Risico = 0 x gevolg waardoor het risico niet bestaat en de focus op het realiseren van het project wordt gelegd. Vele opdrachtgevers waarderen deze aanpak boven de vele discussies over het risicolog. Zie dit artikel daarom als een richtlijn bij de start van een nieuw project.

Johan Schijf, j.schijf@ventus.nl – Sr. Projectmanager - http://nl.linkedin.com/pub/johan-schijf/2/2a/a18