Het belang van de gegarandeerde back-up
Sinds het moment dat we digital data zijn gaan creëren en opslaan, zijn we ons bewust dat die ‘onzichtbare’ elektronische gegevens ook makkelijk beschadigd of verloren kunnen raken. De wijze waarop is niet direct zichtbaar waardoor het een vervelend en onbewust gevaar met zich mee kan brengen. Hierdoor is het maken van een reserve kopie van die data, een back-up, eigenlijk zo standaard geworden dat weinig mensen stilstaan bij de noodzaak van die back-up.
Daarnaast is het belangrijkste van een reserve kopie niet het maken ervan, maar het opnieuw kunnen gebruiken na verlies of beschadiging van de originele data. In dat proces kan van alles misgaan, dus is het belangrijk een back-up proces regelmatig testen. Start de reserve kopie naar behoren op en check of het nog gelijk is aan het origineel. In het opslagproces kan immers best iets misgaan. Ga bovendien bij het testen uit van de echte eindsituatie, de definitieve opslagplaats van de back-up.
Floppy discs
Ik kan me een verhaal herinneren uit de tijd van de slappe floppy discs, die toen ook gebruikt werden als back-up medium. De beheerder had dat proces netjes ingericht. Zo testte hij de reserve kopie keurig achteraf, maakte de secretaresse een sticker met de juiste data en verdween het geheel in de brandkast. Toen later bleek dat die discs onbegrijpelijke wijs niet wilden opstarten, ontdekte hij de fout in het proces. De secretaresse plakte eerst de sticker op de slappe floppy disc, draaide hem toen in de IBM bolkop typemachine en typte de gegevens in. Niet wetend dat zij daarmee elke keurig geteste kopie direct voor eeuwig vernietigde.
Maar van veel data is geen dagelijkse back-up nodig. Data die niet verandert, hoeft maar eenmaal gekopieerd te worden en op een veilige andere plaats te worden gebracht. Dat scheelt veel werk en ook het risico op fouten. Het archiveren van data is een interessante bezigheid, omdat voor al die data geen back-up voorziening meer nodig is. Actief archiveren van onveranderlijke data is dus iets dat je op het moment van creatie al kunt besluiten. Zodra een document of file formeel is vrijgegeven en een officiële status heeft gekregen, kan deze het archief in. Elke email die binnenkomt zal nooit meer veranderen en kan dus direct worden gearchiveerd. Bovendien is het ook nog lekker veilig uit compliance-overwegingen.
Ontdubbelen data
Naast actief archiveren van data en is ook het ontdubbelen van data interessant. Wij maken met z’n allen heel veel informatie die gelijk of bijna gelijk is aan elkaar. Denk bijvoorbeeld aan de PowerPoint presentaties die iedereen krijgt opgestuurd en iedereen vervolgens in zijn eigen file-omgeving opslaat. Gelukkig hebben we tegenwoordig slimme deduplicering software die ‘on the fly’ data kan ontdubbelen en met links naar elkaar kan verwijzen. Afhankelijk van de soort informatie kan dit tot wel 70% (documenten, presentaties, geen foto’s of video’s ) besparing opleveren.
Onderzoek
Al deze mogelijkheden maken de hoeveelheid data die uiteindelijk na het back-up proces overblijft behoorlijk kleiner. In een studie die IDC kort geleden heeft uitgevoerd, blijkt dat hierdoor het back-up window (de tijd die nodig is om de back-up te maken) tot ruim 70% kan afnemen en dat – nog belangrijker – de restoretijd (de tijd die is nodig om de kopie weer terug te halen) zelfs ruim 80% kan afnemen. Daarnaast bleek dat een investering om al deze voordelen binnen te halen voor sommige bedrijven een terugverdientijd van 7 maanden opleverde. Anderen spraken van een Return on Investment over drie jaar van 450%. Dus 4,5 maal de oorspronkelijke investering.
Veel van deze voordelen zijn alleen te behalen als de back-up op een disc wordt opgeslagen. Met de ouderwetse tape-oplossingen zijn deze voordelen beperkt haalbaar. Juist in paniek- of calamiteitsituaties is het snel kunnen terughalen van de oorspronkelijke informatie essentieel; het fysieke tapeproces is in zulke gevallen in de huidige tijd niet meer toereikend. Hooguit voor het archiveren van nooit meer te activeren data, die slechts bijvoorbeeld om wettelijke reden ‘ergens’ lange tijd moet worden bewaard, is de energieloze opslag op tape een factor om geld te besparen.
Het back-up proces kan goed worden beschreven en tegenwoordig voor 100% worden geautomatiseerd. Dit is een goede zaak. De mens is een onbetrouwbare factor in processen die ten doel hebben om in geval van nood toch snel belangrijke data beschikbaar te stellen. Door virtualisatie is het mogelijk om het proces automatisch op te zetten. Bovendien kan het zichzelf controleren: het regelmatig terughalen van data uit de back-up situatie en controleren of het weer volledig goed gaat werken en bruikbaar is. Ofwel testen over het hele proces, en geen situaties, als beschreven met de slappe floppy disc, laten bestaan. Er mag nooit bezuinigd worden op zekerheid en betrouwbaarheid van cruciale informatiesystemen, die juist op kritieke momenten gegarandeerd ondersteuning moeten blijven geven om gevolgschade te beperken.
Hans Timmerman, CTO bij EMC Nederland
