Case Study LiveOffice: Hybride Cloud-insteek bespaart kosten en reduceert de oplevertermijnen
E-mailarchieven bevatten grote hoeveelheden gevoelige en waardevolle gegevens die snel beschikbaar moeten zijn tijdens een audit of onderzoek, of op verzoek van de overheid. LiveOffice is een leverancier van oplossingen voor op cloud gebaseerde diensten rondom e-mail. Hieronder vallen bijvoorbeeld archivering, conformiteit, het terugzoeken in de archieven en het bewaren van de continuïteit. LiveOffice beheert uiterst grote hoeveelheden gevoelige informatie voor meer dan achttienduizend klanten.
Naarmate het aantal klanten - en daarmee dus ook het datavolume - toeneemt, groeit ook de echnologische complexiteit en wordt het steeds moeilijker een hoogstaand serviceniveau te handhaven. Van oudsher bouwden serviceproviders als LiveOffice hun eigen infrastructuren en de huisvesting daarvan (‘colocatie’). Met het oog op de toekomst stelde LiveOffice echter vast dat de organisatie met deze traditionele aanpak geen gelijke pas zou kunnen houden met de noden van de klanten, of althans niet op flexibele en kostenefficiënte wijze. Het kan zes maanden duren om een nieuw eigen datacenter op te zetten, voornamelijk door de infrastructurele analyse en planning, financiering, aankoop en installatie, uitrollen van voorzieningen en allerhande testrondes. Als alternatief voor dit ‘on demand’ neerzetten van infrastructuur zou LiveOffice ook het netwerk en de overige voorzieningen op voorhand kunnen neerzetten en flinke overcapaciteit inbouwen. Daarbij zou de organisatie echter geen garantie hebben dat die apaciteit ook echt afname zou vinden - noch dat dit binnen afzienbare tijd zou gebeuren. Kortom: zo’n aanpak zou heel goed kunnen resulteren in een verspilling door het aanhouden van grotendeels ongebruikte bronnen.
De kosten van het voortdurend inkopen, uitrollen en onderhouden van infrastructuur was eveneens aanzienlijk. Behalve de initiële investeringen, werd de aandacht van de IT-krachten voortdurend opgeëist door de behoefte van de klanten aan continue beschikbaarheid en de mogelijkheid om snel op te kunnen schalen. Het werd te duur om de waardevolle IT-mensen dagelijks in te zetten op het dagelijks onderhoud. Daar kwam nog bij dat LiveOffice een nieuwe, grotere Disaster Recoverysite wilde neerzetten om productiedata eenvoudig te repliceren en zo de continuïteit te waarborgen. Het verdubbelen van het aantal datacenters betekende dat LiveOffice haar schaarse IT-krachten zou moeten inzetten op de dubbele hoeveelheid resources, met bovendien een sterke stijging van de toch al hoge kosten.
Simplificatie
Toen de mensen van LiveOffice zich richtten op het oplossen van dit dilemma, deden zij eerst navraag bij de bestaande colocatie-leverancier. Diens cloud-oplossing vereiste echter dat LiveOffice de bestaande reken- en opslagvoorzieningen zou verhuizen naar die cloud-infrastructuur. LiveOffice had de opslag van data echter uitbesteed aan een leverancier, gespecialiseerd in het beheren van grote datavolumes - en waarmee de organisatie een goede verstandhouding had. Het verplaatsen van de data was daarom geen aantrekkelijke optie en LiveOffice had de hoop op een passende cloudoplossing eigenlijk al opgegeven.
“Ik had echt de indruk dat het niet mogelijk zou zijn om aan de verwachtingen van onze klanten tegemoet te komen, anders dan door de kostbare en arbeidsintensieve inzet van het colocatie-model,” aldus Nick Mehta, CEO van LiveOffice. “Gelukkig maar dat mijn team bleef zoeken en uiteindelijk bij Terremark belandde.”
LiveOffice benaderde Terremark tijdens een beurs, gericht op colocatie-diensten. Toen het team van Terremark zich realiseerde wat LiveOffice precies wenste, gaven ze een demonstratie van de ‘Enterprise Cloud’. Enterprise Cloud combineert de potentie en flexibiliteit van IaaS (Infrastructure-as-a-Service) en combineert deze met de expertise, beveiliging én beschikbaarheid die grotere organisaties eisen voor hun bedrijfskritieke computing. De eenvoudige interface geeft directe controle over een pool van rekenkracht, geheugen, opslag en netwerkbronnen die de gebruiker heel precies kan toewijzen, waar en wanneer dat nodig is.
LiveOffice koos Terremark als leverancier van een hybride cloud-oplossing die naadloos integreert met de bestaande storage-apparatuur en integraal een Enterprise Cloudomgeving vormt. Op deze manier kan LiveOffice de bestaande storage-provider gewoon blijven handhaven. Vandaag de dag draait er een productieomgeving in een van Terremark’s robuuste datacenters in de VS en een tweede in een Europees datacenter van Terremark. “Deze hybride oplossing betekent veel voor ons,” zegt Joshua Stageberg, de Senior Director of Technology. “Onze infrastructuur behoeft grote hoeveelheden storage om de klantervaring zo optimaal mogelijk te maken. Alles moet dan ook via de cloud draaien en prima presteren - en dat doet het ook.”
De hybride cloud-oplossing biedt daarnaast de nodige extra flexibiliteit voor beheer. Nu de storage en de ongevirtualiseerde systemen in colocatie naadloos onderdeel uitmaken van Terremark’s Enterprise Cloud, kan het IT-team de complete infrastructuur centraal bedienen. Zo kunnen de technici bijvoorbeeld vanuit één enkele interface alle fysieke en virtuele machines individueel in- en uitschakelen, waardoor hun werk eenvoudiger wordt en zij minder tijd kwijt zijn aan het wisselen van ‘beheerconsole’.
Klanttevredenheid
Met de keuze voor Enterprise Cloud heeft LiveOffice de uitroltijden van implementaties verkort naar twee maanden. De oplevering van een nieuwe klantoplossing duurt voortaan nog maar enkele dagen. Dit draagt bij aan het verhogen van de klanttevredenheid en zorgt voor een kortere tijd tussen het tekenen van de order en het verzenden van de eerste factuur - zo draagt Enterprise Cloud dus bij aan het verkorten van de omzetcyclus van LiveOffice.
Door gebruik te maken van Terremark’s technologische kennis, stelt LiveOffice haar IT-mensen in staat om bedrijfskritieke applicaties te optimaliseren en ‘Service Level Agreements’ te bieden - en zich niet meer bezig te houden met het ondersteunen van fysieke infrastructuren. Hierdoor verkreeg LiveOffice sterk verhoogde beschikbaarheid, performantie en schaalbaarheid met een onveranderd aantal interne ICT-krachten. “We kunnen voortaan forse investeringen vermijden of drastisch verminderen, aangezien we geen nieuwe servers meer uitrollen en onze rekenkracht alleen nog uitbreiden als daar ook daadwerkelijk vraag naar is,” zegt de heer Metha. “We breiden uit wanneer het nodig is en niet eerder. Dit aspect heeft ons al nieuwe klanten opgeleverd, zonder ook maar iets op voorhand te spenderen aan grootschalige, infrastructurele uitbreidingen.”
Hoge beschikbaarheid en performantie bieden zekerheden dat de resources er zijn als LiveOffice ze nodig heeft - waardoor de traditionele ’30 dagen oplevertijd’ voor nieuwe infrastructuurcomponenten voortaan tot het verleden behoort. Sterker nog: de nieuwe methode om data naar de ‘Disaster Recovery’-site te repliceren, is veel korter dan voorheen. Onder normale omstandigheden betaalt LiveOffice alleen voor het daadwerkelijke gebruik, maar zonodig kan de organisatie daarbovenop nog eens de ‘Burst’-optie aanzetten. Daarmee haakt LiveOffice direct in op de enorme overcapaciteit van het Cloud-platform, zónder dat er extra servers moeten worden ingericht. Dit vormt een kostenefficiënte oplossing in tijden van onverwachts piekgebruik als dat ooit nodig zou zijn.
Het team van LiveOffice is naast dit alles ook gecharmeerd van het zelfbedieningsaspect dat de webinterface van ‘Enterprise Cloud’ biedt. De IT’ers kunnen zelf de inrichting bepalen van loadbalancing, firewalling en overige netwerkelementen en de volledige configuratie bepalen van de bedrijfskritieke systemen.
Op basis van Terremark’s ‘Enterprise Cloud’ heeft LiveOffice al twee forse projecten gewonnen, beide van internationaal bekende faam. “De mensen van Terremark hebben ons geholpen om de service voor deze nieuwe, wereldwijd actieve klant uit te rollen,” zegt de heer Mehta. “Zij maakten het mogelijk om dit foutloos uit te voeren en we zien toekomstige implementaties dan ook met vertrouwen tegemoet.”
