De filosofie achter SharePoint beschreven

Piet Vink is mede-eigenaar van SharePoint-expert ETTU, een Nederlands bedrijf dat 1 januari 2006 van start ging en een geheel eigen visie heeft ontwikkeld op het implementeren van SharePoint. Het bedrijf heeft anno 2014 rond de tachtig mensen in dienst. “Daarmee zijn we nu feitelijk de grootste SharePoint-specialist van Nederland”, aldus Vink, die afgelopen jaar een belangrijk deel van zijn tijd besteedde aan het schrijven van het zojuist verschenen boek ‘Succes met SharePoint!’.

Het is niet het eerste boek dat over de bekende samenwerkingssoftware van Microsoft is geschreven, dus waar komt Vinks motivatie vandaan daaraan nóg een titel toe te voegen? “Het idee voor het boek ontstond vorig jaar. Een vriend van me had een boek geschreven over verkoop en mij in het kader daarvan geïnterviewd. Dat triggerde mij eens te gaan kijken wat voor boeken er op de Nederlandse markt over SharePoint zijn geschreven. Er bleken zo’n tien à twaalf titels te bestaan. Maar die gingen állemaal over de techniek – zo van: als ik dit knopje indruk dan gebeurt er dat. En dat vind ik nu net het minst interessante aan SharePoint. Wat ík interessant vind, is wat voor oplossingen het te bieden heeft. En dan met name hoe je die oplossingen op een verantwoorde manier inbedt in een organisatie. Want SharePoint is niet zomaar iets. Het is een tool met ingrijpende consequenties. Daar komt cultuurverandering bij kijken; gebruikers moeten op geheel andere manier leren werken en denken.”

Doelgroep

Vink heeft gekozen voor een pragmatische aanpak. Hij wil vooral interessante cases uit de praktijk voor het voetlicht brengen. Daartoe heeft hij bij een flinke groep bedrijven, zowel klanten als niet-klanten van ETTU, een blik in de SharePoint-keuken geworpen. “Het boek richt zich op een ieder die SharePoint in de praktijk wil implementeren, tot op het niveau van de mensen die er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaan, de gebruikers dus”, omschrijft Vink zijn doelgroep. En dat dus zonder in de techniek te belanden. Want waar het volgens Vink in essentie om gaat, is de filosofie áchter het product.

Heeft het schrijven van het boek de auteur zelf nog nieuwe inzichten opgeleverd? “Niet zozeer nieuwe inzichten, als wel meer diepgang. Door de diverse interviews die ik in het kader van mijn boek heb afgenomen, is mij nóg duidelijker geworden dat het invoeren van SharePoint in een organisatie zoveel over hoop haalt, dat het in niets lijkt op een traditioneel ICT-project. Het is echt een verandertraject. Het leidt tot een andere manier van werken. Dat roept soms ook weerstand op. Dus je moet heel goed nadenken hoe je zo’n oplossing introduceert in een organisatie: welke gebruikers pakken het gemakkelijk op, wat zijn de mensen die snel volgen, wie gaan absoluut niet volgen… Daar komt heel veel bij kijken.”

Valkuilen

Wat zijn nu de belangrijkste valkuilen die op de loer liggen als een bedrijf met SharePoint aan de slag gaat? “Het is heel belangrijk dat je vooraf de juiste scope van je project bepaalt. SharePoint is te vergelijken met een doos vol Lego, waarmee je van alles kunt maken. Als ik jou de opdracht geef een auto te maken uit Legostenen, dan komt er misschien een vrachtwagen tevoorschijn, terwijl je collega een sportwagen produceert. Dus beschrijf voor je begint te bouwen eerst heel goed wat je precies wilt hebben en houd het overzichtelijk. Plan geen projecten die langer duren dan een maand of drie. Zorg er verder voor dat je draagvlak creëert. Bouw dus een business-case en verzeker je van de steun van het management. En verder moeten de gebruikers kunnen, willen en doen! Kunnen betekent trainen en instrueren. Dat lukt meestal nog wel. Maar er voor zorgen dat ze ook willen en dat ze het ook echt gaan doen, dat is vaak een uitdaging. Als je de gebruiker er vanaf het begin niet genoeg bij betrekt, dan bouw je voordat je het weet een oplossing die heel ver van ze af staat. En dan is er nog de valkuil dat er te weinig geld voor het project wordt gereserveerd. Men denkt vaak alleen maar aan het bouwen, terwijl je daarnaast zeker 30 à 40 procent extra budget moet uittrekken voor zaken als instructiemateriaal maken, testen, trainen, motiveren en stimuleren. Daarmee heb ik de belangrijkste valkuilen wel gehad. En voor het geval ik nog iets vergeten mocht zijn: de mensen kunnen natuurlijk altijd nog mijn boek lezen!”

Over ‘Succes met SharePoint!’

Het boek bevat interviews, aanbevelingen en quotes van onder andere Dura Vermeer, Arcadis, GGD Brabant-Zuidoost, TU Delft, Achmea en Deen Supermarkten.

‘Succes met SharePoint!’ telt 200 pagina’s en is onder ISBN nummer 9789059407435 vanaf 25 april 2014 beschikbaar via onder andere Managementboek. Adviesprijs is €29,95.

(DS)