De waarde van Benefit Management binnen uw organisatie

Executive-People.nl introduceert in samenwerking met Ventus een nieuw dossier onder de titel Benefit Management. Hieronder de aftrap door Flip Houtman, algemeen directeur van Ventus.

Nu, straks of nooit investeren?

De waarde van objectief en onafhankelijk Benefit Management binnen uw organisatie. 

Het zijn zware tijden voor de CIO vandaag de dag. De CFO wil alleen maar weten of de verwachte benefits van de IT-investeringen ook daadwerkelijk zijn gehaald, de CEO vindt dat IT moet bijdragen aan de “competitive advantage” van de onderneming (zonder risico’s uiteraard), de business wil het nieuwste van het nieuwste en een eigen “device” meenemen, zonder rekening te houden met de impact en daarnaast volgen de technologische IT-ontwikkelingen zich zo snel op momenteel dat de keus van gisteren morgen wel eens achterhaald zou kunnen zijn.

In dit spanningsveld moet de CIO zijn of haar werk doen. Zonder de juiste bagage en begeleiding welhaast een onmogelijke opgave en gedoemd te mislukken. In combinatie met de voortdurende en toenemende druk op de kosten ten gevolge van de huidige economische situatie verwacht een ieder ook nog meer voor minder. IT wordt hierbij nog te vaak als kostenpost beschouwd in plaats van de driver voor het optimaliseren van de winst/benefits  van een onderneming of instelling.

Het succesvol in kunnen vullen van de rol als CIO staat hiermee onder druk en ook het creëren van een concurrentiepositie met behulp van IT is niet eenvoudig te realiseren. Als dan ook nog de huidige ICT dienstverlening niet voldoet aan de vraag vanuit de organisatie  is het tijd voor een andere aanpak: Benefit Management!

Met Benefit Management wordt bedoeld  het geheel aan sturing, aanpak, techniek  en mind-set die bedrijven moeten adopteren om de toegevoegde waarde van IT-projecten en IT-investeringen te maximaliseren. Benefit Management kent vele facetten die gerelateerd zijn aan de vraagstukken waar de CIO vandaag de dag mee worstelt. Soms hangen deze facetten sterk met elkaar samen, soms leidt de implementatie van een enkel facet al tot succes.

Met de start van het dossier Benefit Management willen we invulling geven aan de inhoud van deze facetten en een “Value-add” bieden voor CIO’s en IT Managers. We gaan in op zaken als:

• welke theorieën zijn hierop toepasbaar;
• welke best practices kennen we;
• welke successen en welke mislukkingen moeten we kennen en met elkaar delen om van te leren voor de toekomst.

Facetten die wij nu al herkennen en die zeker in het dossier veelvuldig aan de orde gaan komen zijn:

Benefits realisatie

Met behulp van benefits realisatie krijgen we grip op het managen van de beoogde benefits van een IT-project. Dit betekent dat een project niet ophoudt bij de oplevering maar dat het project nog gemanaged moet worden in de periode na oplevering. Dit is namelijk het moment dat de organisatie verwacht dat het project zijn geld gaat opleveren. We weten allemaal dat dit helaas niet vanzelf gaat en hiervoor aandacht en structuur nodig is om dit voor elkaar te krijgen. Het gebruik van tools en technieken zijn hierbij van groot belang alsmede de organisatorische belegging, bijvoorbeeld binnen de structuur van het PMO-office.  Ook het hanteren van een juiste woordkeus speelt hierin een grote rol: projectrisico’s worden benefit risico’s en een IT-project is altijd een business-project, ook in naamgeving. Namen als het Siebel of SAP-project zijn hiermee voorgoed verleden tijd. Hiervoor komen dan in de plaats namen als het “Klant-op-maat”-project “of het “Voorraad-reductie”-project.

Architectuur en Governance

Met behulp van Architectuur en Governance krijgen we inzicht en grip op het maken van de juiste keuzes dan wel inzicht in of de aansturing optimaal is ingericht. Dit betekent dat de IT-architectuur moet aansluiten bij de business-doelstellingen en dat de besturing en procesinrichting naadloos moet passen op de behoefte van de organisatie. In de praktijk zijn er talloze voorbeelden waarbij  dit vaak nog niet het geval is, met als risico en soms zelfs als resultaat: verkeerd gemaakt keuzes die niet gaan waarmaken wat de business ervan verwacht. Het gebruik van gecombineerde technieken en methoden als TOGAF en BiSL zijn dan essentieel om  snel inzicht te krijgen. Visueel is het hiermee ook vrij eenvoudig een “praatplaat”  te maken die zowel door de business als IT wordt begrepen.

Kosten van IT

Met behulp van benchmarks wordt al tijden aangetoond of een bedrijf wel of niet aan de norm zou voldoen qua kosten van de totale IT. De vraag of die norm eigenlijk wel van toepassing is, wordt vaak niet gesteld. Inmiddels is het wel duidelijk dat de ouderwetse manier van benchmarken achterhaald is en geen enkele toegevoegde waarde biedt ten aanzien van het bepalen van een piketpaal met betrekking tot de kosten van de IT. De vraag die wel gesteld moet worden is of de juiste IT-omgeving aanwezig is voor de doelen die je als bedrijf wilt realiseren. Aangezien deze voor alle bedrijven weer anders zijn is het  vrijwel nutteloos geworden IT-kosten met elkaar te vergelijken. Een andere aanpak is dan ook gewenst. Dit is mogelijk door meer focus op interne benchmarks te leggen waaruit interne trends worden afgeleid over een periode van jaren. Ook moet het helder zijn waar de IT voor wordt ingezet: gaat het alleen om de bestaande operatie te laten draaien of moet de IT ook bijdragen aan de groei van de onderneming dan wel aan  een transformatie van de organisatie?  Al snel zal met deze aanpak meer inzicht in de kosten van IT worden verkregen in relatie tot de toegevoegde waarde. Het label “te duur” zal in veel gevallen dan ook niet terecht blijken.

Technologische ontwikkelingen en innovatie

Na een aantal jaren van relatieve rust zijn de IT-ontwikkelingen de afgelopen 2  á 3 jaar enorm snel gegaan. Nieuwe technieken, aanpakken en oplossingen volgen elkaar in rap tempo op en voor bedrijven is het moeilijk deze  ontwikkelingen te volgen, laat staan hierin de juiste beslissingen te nemen en deze tijdig te implementeren. Toch moeten deze keuzes gemaakt worden, want het is duidelijk en aangetoond dat bedrijven die hierin wel het juiste pad kiezen en durven te investeren, een belangrijk concurrentievoordeel opbouwen. De reden hiervoor is dat deze bedrijven sneller, efficiënter en meer op de consument gericht hun diensten aanbieden. Keuzes maken moet dan ook, dit vereist naast het nodige lef van zowel CIO als CEO ook een ontzettend goede kennis en inzicht in de laatste ontwikkelingen en hoe deze toepasbaar zijn te maken binnen het eigen bedrijf. Een onafhankelijke en objectieve benadering zijn hierbij essentieel. Helaas zijn veel hardware- en softwareleveranciers nog steeds gebaat bij het verkopen van de eigen oplossing, welke uiteraard niet altijd de beste oplossing voor uw organisatie behoeft te zijn. De komende 2 jaren ligt de focus binnen de technologische ontwikkelingen en innovatie vooral op het adopteren en inbedden van cloudbased  diensten , het implementeren van social software oplossingen (om de massa zowel intern als extern maximaal te mobiliseren), het implementeren van oplossingen voor het verwerken van de enorme hoeveelheid data tot informatie (big data) en het op brede schaal gaan toepassen van mobiele oplossingen voor smartphones en tablets.

Met de introductie van Benefit Management hebben we binnen de IT-dienstverlening een nieuw vakgebied benoemd. Een fascinerend vakgebied vinden we zelf waarin de essentie van hoe er nu tegen IT wordt aangekeken wordt gebundeld in een combinatie van vraagstukken waarin zowel IT als bedrijfskundige en bedrijfseconomische kennis noodzakelijk zijn. Wij gaan er graag mee aan de slag en zien uit naar alle reacties en bijdragen in dit dossier! 

Rijswijk, 30 mei 2012

Ir. Flip Houtman

Algemeen Directeur Ventus